Afrekencultuur

Eunice Vink: ‘Met de komst van de Wet open overheid (Woo) komt het onderwerp steeds prominenter op de agenda: openbaarheid in de breedste zin. E-mailarchivering verloopt sinds de invoering eind vorige eeuw echter nog steeds moeizaam. En waarom? Vaak is Outlook of Exchange gekoppeld aan een zaaksysteem en anders kun je een mail wel doorsturen naar een DIV-afdeling om te laten archiveren. Maar doen? Nee, nog steeds niet. In mijn tocht om gemeenten hiermee verder te helpen via VNG Realisatie bleek zelfs dat beleid rondom archiveren na wat heen en weer overleg met bestuur terug moest naar een advies. Vaak is de organisatie zo ingericht dat archivering van e-mail bij de medewerker wordt gelegd en aan de eis om deze te bewaren niet actief wordt voldaan.’ ‘Daar ga je dan als organisatie. Het reconstrueren van wat er gedaan en besloten is in een proces rondom een belangrijke gebeurtenis in je organisatie is dan slechts deels mogelijk. Op langere termijn kijken naar de geschiedkundige kant ervan wordt helemaal als ver-van-mijn-bedshow gezien. En als er dan al gedrukt wordt op de archivering, worden vaak nieuwe communicatiekanalen aangeboord zoals tekstberichten of gewoon bellen. Dan maar niets op papier. Maar waarom, waar komt die voorzichtigheid vandaan? Een bestuur laat zich er vaak op voorstaan dat het toegankelijk, benaderbaar en open wil zijn. Behalve als het aankomt op informatie delen? Dan vinden we de openbaarheid plots niet meer zo’n goed idee.’ ‘Omdat het individueel archiveren van mail zo lastig op gang komt, is er nu een voorstel in de maak om dit meer massaal en technisch te regelen. Dan kan een organisatie mail van een medewerker of over een bepaald onderwerp gewoon als geheel bewaren. Gaat dat de oplossing bieden of gaan er dan weer secundaire stromen ontstaan?’ ‘Zelfs bij de programma’s van de politieke partijen stond het wel in ieder partijprogramma begin van dit jaar. PvdA: we zijn duidelijk en open. De overheid is actief, helder en voorspelbaar. D66: de overheid is er voor mensen, niet andersom... Daarom moet de overheid transparant zijn richting bevolking en parlement over keuzes die zij maakt en op basis van welke informatie dit gebeurt. De Woo gaat uit van actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. SP: bestuurders en toezichthouders van bedrijven en organisaties die publieke diensten uitvoeren worden hoofdelijk aansprakelijk gesteld en gestraft bij fraude, corruptie of bij een ernstig falen.’ De afrekencultuur speelt uiteraard een grote rol. Er zijn voorbeelden te noemen in de Nederlandse historie waarbij een persoon niet schuldig was maar toch zijn baan en dus aanzien verloor omdat er rook was, en waar rook is, is vuur. Als je in deze tijd een mening hebt, dan kun je die overal kwijt. Maar o wee, als dit geen sociaal gewenste reactie is. Dan word je publiekelijk aangesproken of erger. Zo heeft Joep van het Hek eigenhandig een biermerk ten val gebracht. Joep zei hierover in 2021 in een van de afleveringen van podcastserie Brainwash (HUMAN): “Ik denk dat je dingen wel moet kunnen zeggen, maar dat het afhangt van de toon waarop... Ik ben me ook meer bewust van hoe dingen overkomen die ik opschrijf in mijn columns.” En dat bewustzijn wordt vergeten bij brandjes binnen je organisatie. Grote woorden, snel geschreven worden dan plots uitgelicht. En zit een bestuurder daarop te wachten? Maar de burger roept om openheid. In handelen. In het maken van keuzes, in het besluiten, in het maken van deals om tot een besluit te komen. Kunnen we ze dat dan niet geven?’