Overstap naar MS365
COA maakt gebruik van lessons learned
Tekst Patricia den Ambtman
Patricia den Ambtman is beleidsadviseur RDM bij COA
Het lijkt een open deur, maar goed informatiebeheer heeft bijna automatisch een positieve invloed op de werkzaamheden van medewerkers. Wat weer een positieve invloed heeft op het behalen van organisatiedoelen. In het geval van het COA betekent dat een betere opvang en begeleiding van vreemdelingen. Medewerkers zijn bijvoorbeeld minder tijd kwijt aan het (überhaupt) vinden van de informatie die ze nodig hebben en houden hierdoor tijd en energie over die ze kunnen besteden aan de bewoners.
In 2017 is het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) verhuisd van Rijswijk naar de papierloze Rijnstraat in Den Haag, waar flexwerken de norm werd, met uitzondering van de afdeling Post & Archief om de binnenkomende fysieke post te verwerken. Om papierloos te kunnen werken was een nieuwe applicatie nodig. Het bestaande DMS (Corsa) werd destijds al succesvol ingezet als RMA voor het beheer van de personeels- en bewonersdossiers, maar is nooit breed uitgerold als DMS. SharePoint (SP) moest hierin verandering brengen. Het belangrijkste argument hiervoor was gebruiksvriendelijkheid. Corsa werd ingezet als RMA waar de afgesloten dossiers uit SP langdurig in worden bewaard en waar vanuit de dossiers overgebracht of vernietigd kunnen worden.
Strakke werkprocesgerichte inrichting
De uitrol van SP had een grote impact op de werkwijze die medewerkers tot dan toe gewend waren. Om de adoptie te bevorderen werd gewezen op de voordelen van SP ten opzichte van netwerkschijven, zoals het samenwerken aan documenten en eenvoudig delen ervan. Medewerkers werden voornamelijk enthousiast van het principe ‘eenmalige opslag, meervoudig gebruik’ dat SP mogelijk maakt. Dit voorkomt dat er verschillende versies op verschillende plekken ontstaan. Voor sommige teams werd ook besloten de netwerkschijf af te sluiten (enkel leesrechten) en zo gebruik van SP af te dwingen. Om te voorkomen dat er een wildgroei aan werksites zou ontstaan werd gekozen voor een strakke, werkprocesgerichte inrichting. Voorafgaand aan de uitrol werden alle werkprocessen geïnventariseerd, inclusief alle benodigde procesmetadata (bewaartermijnen, handelingsnummers, proceseigenaar, etcetera). Vervolgens is er per werkproces een werkprocessite in SP klaargezet, waarin medewerkers werkprocesdossiers konden opslaan. Dossiers werden automatisch voorzien van de juiste metadata door overerving. De uitrol van SP vond per team plaats. Het projectteam werkte Agile (Scrum) en begeleidde de teams van begin tot eind. Vaste onderdelen bij de implementatie bij elke team waren: testen, knoppentraining, advies met betrekking tot de inrichting van dossiers, floorwalking en nazorg.
‘OM PAPIERLOOS TE KUNNEN WERKEN WAS EEN NIEUWE APPLICATIE NODIG
Op naar Office 365!
In het COA lopen momenteel meerdere projecten die zich bezighouden met de verdere ontwikkeling van SharePoint richting Office 365. Zo vindt er op korte termijn een migratie plaats van SP2013 naar SP2019, zodat er uiteindelijk overgestapt kan worden op SP Online. Tegelijkertijd is er een Data naar de Cloud-project met als doel de data op het Intranet/teamsites, Exchange en netwerkschijven naar de Cloud te brengen. Eveneens ter voorbereiding op de volledige overstap naar MS365. Het gegeven dat het huidige SP/DMS niet volledig naar wens wordt gebruikt is voornamelijk te wijten aan de onvolledige implementatie van SP2013 op meerdere fronten. Om te voldoen aan goed informatiebeheer en de geldende wet- en regelgeving moet er nog een verbeterslag gemaakt worden. Minstens zo belangrijk is dat een prettig werkend DMS ook een positieve invloed heeft op het werkplezier van de medewerkers. Om de overstap naar MS365 zo soepel mogelijk te laten verlopen en de adoptie te stimuleren worden er – op basis van de lessons learned van de vorige uitrol – de volgende acties ondernomen:
Meenemen van de gebruiker Technische inrichting is een belangrijke zijde van de medaille, maar minstens zo belangrijk is de functionele gebruikerskant. Want hoe weet je anders hoe je het systeem technisch het beste kunt inrichten? Belangrijk is dus meer tijd te nemen voor de implementatie en de gehele organisatie, inclusief eindgebruikers, mee te nemen in zowel de implementatie (nu enkel de Rijnstraat) als de voorbereidingen. Niet enkel de technische inrichting is van belang. Voor aanvang van het Data naar de Cloud-project is er daarom een vooronderzoek Vervanging SharePoint geweest waarbij gesprekken zijn gevoerd met verschillende gebruikersgroepen om inzichtelijk te krijgen waar precies de behoeftes liggen en of MS365 hierin kan voorzien.
Inhuren van expertise MS365 is een mooi product met onwijs veel mogelijkheden, maar daardoor zie je soms ook het spreekwoordelijke bos niet meer. Zeker op het gebied van informatiebeheer en governance zijn de mogelijkheden aanzienlijk toegenomen, maar de combinatie van zowel technische als functionele kennis om dit zo goed mogelijk in te richten ontbreekt binnen de organisatie. In plaats van zelf te pionieren kiezen we ervoor deze expertise in te huren. Dit geeft meer zekerheid en voorkomt onnodige vertraging van de implementatie.
‘MINDER ADMINISTRATIE TIJDENS JE WERK DRAAGT BIJ AAN JE WERKPLEZIER’
Eenvoudige inrichting en werkwijze Geen as-is overname van de huidige omgeving, maar kijk waar mogelijkheden zijn voor verbetering in de werkprocessen, de indeling en het opschonen. Op dit moment zijn er verschillende plekken waar je informatie kunt opslaan (werkprocesdossiers, team- en projectsites, communities, OneDrive, netwerkschijven, etcetera). Daardoor is het onduidelijk waar welke informatie opgeslagen moet worden. Dat moet eenduidiger en gebruiksvriendelijker. Bepaalde inrichtingskeuzes moeten eenvoudiger, waar mogelijk met automatisering (bijvoorbeeld als het gaat om labelen/classificeren) en met zo min mogelijk maatwerk. Maatwerk maakt het lastiger voor nieuwe medewerkers om met het systeem om te gaan en het zorgt vaak voor technische problemen, bijvoorbeeld bij updates en het koppelen met andere applicaties, zoals Outlook. Uiteindelijk moet een DMS de medewerker gaan ondersteunen in zijn/haar werkzaamheden in plaats van dat het een last is. Tijdig opschonen van het DMS maakt hiervan onderdeel uit. Ook niet geheel onbelangrijk: om goed informatiebeheer mogelijk te maken moeten werkwijzen die dit belemmeren worden weggenomen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het sluiten van netwerkschijven.
Uitrol per werkproces en COA-breed Een belangrijke les die we hebben geleerd is om SP Online uit te rollen per werkproces in plaats van per team/afdeling, zodat iedereen die deel uitmaakt van een werkproces, ongeacht uit welk team, toegang heeft tot en gebruikmaakt van het DMS. Dit stimuleert een eenduidige en uniforme werkwijze binnen de organisatie. In het verlengde hiervan is het ook erg belangrijk SP COA-breed uit te rollen, omdat er anders alsnog versnipperde werkwijzen ontstaan.
Training en ondersteuning Van essentieel belang is training en ondersteuning van alle medewerkers. Van mensen in de uitvoering en op beleid tot aan het bestuur en de directie. Niet enkel een knoppentraining (hoe), maar hen ook meenemen in wat je er (niet) in opslaat en waarom goed informatiebeheer zo belangrijk is. Niet alleen voor hun eigen werkgemak, maar ook ten gunste van betere opvang en begeleiden van vreemdelingen. Vergeet hierbij de rol van leidinggevenden niet. Zij spelen een belangrijke rol door het (op juiste wijze) gebruik van het DMS te stimuleren. Aanvullend hierop is een training niet waar het stopt. Nazorg en voortdurende coaching zijn minstens zo belangrijk: een aantal vaste aanspreekpunten, bijvoorbeeld de huidige DIV-medewerkers, die ondersteuning bieden bij het op de juiste wijze gebruiken van het DMS. Zowel passief door te reageren op klantenwensen, als door actief knelpunten te signaleren en op te lossen. Tot slot is het goed te benoemen dat we een positieve ontwikkeling zien bij medewerkers als het gaat om het bewustzijn van goed informatiebeheer en de bereidwilligheid om te werken met een DMS. Steeds meer medewerkers hebben hier ook ervaring mee – zeker als het gaat om MS365 – bijvoorbeeld omdat ze hiermee al hebben gewerkt bij een vorige werkgever. De verwachting is dus dat het vanaf nu, maar zeker na de implementatie van MS365, alleen maar beter zal gaan en onze informatiehuishouding steeds meer op orde komt en blijft.
Werkplezier
Het lijkt een open deur, maar goed informatiebeheer heeft bijna automatisch een positieve invloed op de werkzaamheden van medewerkers. Wat weer een positieve invloed heeft op het behalen van organisatiedoelen. In ons geval dus betere opvang en begeleiding van vreemdelingen. Medewerkers zijn bijvoorbeeld minder tijd kwijt aan het (überhaupt) vinden van de informatie die ze nodig hebben en houden hierdoor tijd en energie over die ze kunnen besteden aan de bewoners. Laten we vooral ook niet vergeten dat minder administratie tijdens je werk bijdraagt aan je werkplezier. Ook dit heeft zonder enige twijfel een positieve invloed op de omgang en het contact met bewoners!