Met sociale media kun je als overheid snel informeren en heb je een breed publiek. Dat bleek succesvol in de coronatijd. ‘Er is toen niet nagedacht hoe we deze informatiestroom kunnen archiveren,’ vertelt projectleider bij RDDI Jochem Feekes van het project Social Media Archivering. Gestandaardiseerde werkwijzen en technische oplossingen voor het archiveren van sociale media zijn er nog niet binnen het rijk. Ook ontbreekt het aan rijksbreed beleid. Daarom is 2 jaar geleden een project van start gegaan met als doel sociale mediaberichten van alle departementen en bewindslieden van de kabinetten Rutte III en Rutte IV veilig te stellen. Eind dit jaar loopt het project af met de oplevering van een whitepaper met daarin beleidsvoorstellen hoe de archivering vorm kan krijgen. ‘De volgende stap is beleid vaststellen en implementeren in een structurele voorziening voor de archivering van sociale media-accounts.’

Fijn netwerk

Momenteel werken we nog aan een verkenning, aldus Feekes, want er liggen nog de nodige uitdagingen. ‘Commerciële socialemediaplatforms zitten er bijvoorbeeld niet op te wachten dat wij hun data “harvesten”. Een andere uitdaging is dat bewindspersonen communiceren vanaf een privé-account. Vanuit de Archiefwet zijn we verplicht om overheidsinformatie te archiveren, maar omdat in die privé-account van bewindslieden ook persoonlijke en partijpolitieke berichtjes staan, moeten we rekening houden met de AVG.’ Om deze vraagstukken op te lossen werken Feekes en een projectteam nauw samen met Dienst Publiek en Communicatie tot andere stelselpartijen als het Nationaal Archief en Doc-Direkt. ‘Ook de onderlinge samenwerking tussen RDDI-projecten is belangrijk. Vaak kom je dezelfde issues tegen en dan is het wel zo effectief om bestaande kennis en oplossingen te gebruiken.’

Voorziening Chatarchivering

Tot een nieuwere informatiestroom behoren chatberichten, zoals inWhatsApp. Eerder dit jaar adviseerde het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding dat bewindspersonen, bestuurders en topambtenaren hun werkgerelateerde chatberichten niet mogen verwijderen, maar dat ze moeten worden gearchiveerd, en duurzaam toegankelijk moeten blijven. Een verbetervoorstel ging daarvoor naar de Kamer. ‘Wij geven daar invulling aan in het project Voorziening Chatarchivering,’ vertelt projectleider bij RDDI Arjan Rompelman. ‘De chatarchivering strookt bijvoorbeeld niet met hoe de wet- en regelgeving het eigenlijk voorschrijft, zoals de Archiefwet. Met het beschikbaar stellen van expertise, het verzamelen van kennis- en praktijkervaringen, het opstellen van een project startarchitectuur en het uitvoeren van een marktconsultatie ondersteunt het project alle departementen. Het afgelopen jaar zijn duidelijke uitgangspunten, richtlijnen voor een bepaald selectiebeleid uitgewerkt. Wij onderzoeken welke (technische) voorzieningen hiervoor nodig zijn.’ De uitdagingen lijken op die bij sociale media. Sleutelfunctionarissen gebruiken bijvoorbeeld WhatsApp of sms voor zowel zakelijke en partijpolitieke als privédoeleinden. ‘Dat loopt door elkaar heen. Als je daarin wilt archiveren, kan het voelen alsof er inbreuk op je privéleven wordt gemaakt. Daarom maken we afspraken over het gebruik van en het archiveren van chatberichten. Verder zoeken we verbinding met commerciële partijen. We hebben dus geen controle over de informatie en de applicaties, maar moeten dat naar ons toetrekken. Daar zijn verschillende scenario’s, applicaties en technieken voor. We willen die zo veilig mogelijk inzetten en chatberichten duurzaam toegankelijk maken.’