Metadata voor informatiehuishouding
Werken aan overheidsbreed stelsel
Rijksbrede afspraken over metadata zijn onmisbaar, zeggen Martijn Kerkhof (l.) en Jaap Haenen
Tekst Pieter Verbeek Beeld Hilbert Krane
Metadata zijn onmisbaar voor een duurzame en toegankelijke informatiehuishouding bij de rijksoverheid. De huidige richtlijnen en modellen voor metadata voldoen echter op een aantal punten niet meer. Door deze te actualiseren en de samenhang in het stelsel van metadata te verduidelijken moeten er afspraken gemaakt worden die overheidsbreed afgestemd en bruikbaar zijn.
De overheid staat voor de uitdaging de geactualiseerde ISO-/NEN-standaarden voor de informatiehuishouding en eisen aan openbaarheid te vertalen naar landelijke standaarden. Hierbij is het ook belangrijk de noodzakelijke metadata voor bedrijfsvoering en archivering te integreren. Maar hoe doe je dat? Vanuit CIO Rijk kwam daarom de vraag om de Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (RMO) onder de loep te nemen en mogelijk te herijken. Gelijktijdig kwam vanuit de standaardisatieraad van het Nationaal Archief (NA) de roep om Metagegevens voor Duurzame Toegankelijkheid Overheidsinformatie (MDTO) op te stellen als opvolger van bestaande metadata-standaarden binnen de overheid. Door de werkgroep Metadata Rijksoverheid is het afgelopen jaar hard gewerkt om uit te werken hoe MDTO bij de rijksoverheid als standaard kan worden vastgesteld. De werkgroep levert eind dit jaar een voorstel om MDTO vast te stellen. Inclusief een routekaart om het stelsel in te richten en een voorstel voor verbeteringen.
Metadata komen overal terug
Er zijn verschillende sessies georganiseerd waar metadata-specialisten van verschillende departementen, waterschappen, provincies en gemeenten samenwerken. ‘Metadata komen overal in terug,’ vertelt Jaap Haenen, programmamanager en opdrachtgever vanuit CIO Rijk. ‘Werken met ict betekent onherroepelijk dat je te maken hebt met metadata. Dan komt meteen de vraag hoe je belangrijke kenmerken van informatie kunt opslaan, zoals naam van de auteur, het onderwerp en het thema waarover het gaat. Metadata zijn van belang voor bijna alle projecten van Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI). Van openbaarmaking tot archivering van e-mails en chatberichten.’ ‘Daarom zijn de overheidsbrede afspraken die we erover maken zo belangrijk,’ vult Martijn Kerkhof, projectleider Metadata Rijksoverheid, aan. ‘Bij gesprekken over het herijken van RMO en het al dan niet aanpassen of verduidelijken van MDTO kwam naar voren dat de inrichting van een stelsel nodig is,’ gaat Haenen verder. ‘Het gebruik van ict is enorm toegenomen in de afgelopen jaren. De overkoepelende RMO is 15 jaar oud en toe aan een update. Ondertussen zijn er meerdere richtlijnen en standaarden over metadata voor informatiehuishouding. Het is dus hoog tijd voor een nieuw stelsel/richtlijn met duidelijke afspraken, regie en beheer. En daar moet je dus goede governance voor regelen. Dat hebben we gewoon nog niet op orde. Daarover organiseren we nu overheidsbrede sessies. We willen naar een stelsel toe, waarbij er geen verschillen meer zijn tussen metadatastandaarden voor lokale overheden of de rijksoverheid. Informatie wordt immers in ketens en tussen overheden gebruikt.’
Welke stappen?
‘Ook moeten we samenhang zoeken met andere standaarden en stelsels, zoals met digitale toegankelijkheid of met de Interbestuurlijke Datastrategie (IBDS),’ zegt Haenen. ‘Datagebruik is enorm toegenomen. Als je openbaarheid vooropstelt, is het belangrijk om de vindbaarheid van die data te vergroten. Daarover moet je afspraken maken, over hoe je data kunt vinden en hoe de informatie eruitziet. Hoe zorg je ervoor dat die informatie authentiek, herleidbaar en duurzaam toegankelijk blijft wanneer de organisatorische context of de technologie verandert?’ Kerkhof vult als laatste nog aan: ‘Als werkgroep hebben we nu aardig wat verkend: de stappen die we gaan nemen en de projecten waarin we nauw gaan samenwerken. De planning is dat er eind 2023 een routekaart is en dat er een whitepaper met de probleemstelling en oplossingsrichting is opgeleverd.’