Subtitel
Netwerkschijf schoon je stukje voor stukje
Tekst Maico Mariën
Maico Mariën werkte tot voor kort als projectleider Wegwerken digitale archiefachterstanden en is adviseur bij M&I/Partners
Dat netwerkschijven een doorn in het oog zijn van menig afdeling informatievoorziening, is niets nieuws. Vaak is het onduidelijk wat erop staat, gaat het om veel informatie en mist de context. Het in kaart brengen ervan wordt dan ook regelmatig gezien als een monsterlijke klus. Toch is dit juist de opdracht van het project Wegwerken digitale archiefachterstanden binnen het team Advies Informatievoorziening bij het ministerie van Justitie en Veiligheid: hoe kun je de netwerkschijven binnen het Bestuursdepartement in kaart brengen, opschonen en archiveren?
Het project Wegwerken digitale archiefachterstanden is in juli 2022 opgestart. Er is eerst een bondig projectplan geschreven, welk als plan de campagne is voorgesteld aan het team Advies Informatievoorziening. Via uitgebreide Excel-lijsten konden de netwerkschijven systematisch in kaart worden gebracht, met daarbij de pragmatische afweging om dit op mapniveau te doen. De beschikbare opschoonsoftware hielp daarbij om deze lijsten aan te vullen. Iedere map werd in de lijst apart benoemd en moest worden voorzien van, onder andere: een werkproces, de archiefwaardigheid, bijzonderheden en overeenkomsten met het DMS. Aan de hand van deze velden werd een advies gevormd, wat met name aangaf of de map diende te worden weggegooid/vernietigd of moest worden overgezet naar het DMS voor (blijvende) bewaring.
Uitvoeren van inventarisaties
Vervolgens is de aanpak voorgesteld aan de organisatieonderdelen die vrijwillig hadden aangegeven deel te willen nemen aan dit project. In september van 2022 is er daarna een start gemaakt met de inventarisatie van de netwerkschijven bij deze onderdelen. Het team dat deze inventarisaties op zich nam en daarmee tot op de dag van vandaag nog altijd doorgaat, is drie fte groot en bestaat uit een projectleider en twee recordmanagers. Door de inventarisaties van de netwerkschijven zo veel mogelijk uit handen te nemen, kunnen de betrokken partijen beter ontzorgd worden. De taak die wel voornamelijk bij de gegevenseigenaren ligt, is het controleren van de uitgebrachte adviezen. Hierdoor ontstaat een groter draagvlak voor het inventariseren van de netwerkschijven, het uiteindelijk uitvoeren van de acties die daaruit voortkomen en houd je de verantwoordelijkheid bij de gegevenseigenaren.
Gaandeweg leren
Om maar direct de illusie weg te nemen dat het allemaal goed te doen is: een monsterlijke klus is het absoluut! Er staat nu eenmaal een enorm volume (relevante) informatie op de netwerkschijven. Wel hebben we via evaluaties en feedback binnen het team veel kunnen aanpassen om de manier van werken fijner en behapbaarder te maken. Zo zijn de analysemogelijkheden van de opschoonsoftware die we beschikbaar hebben beter benut, is veel middels Excel geautomatiseerd en verbeterd, zijn er algemene regels gecreëerd over hoe mappen te bekijken en is er regelmatig overleg met de recordmanagers binnen het team Advies Informatievoorziening om de adviezen te controleren. Dit scheelt weer werk voor alle betrokkenen en maakt de kwaliteit beter. Mede hierdoor doet een recordmanager nu ongeveer 3 maanden over een gemiddelde netwerkschijf van 15.000 mappen wat betreft het inventariseren en uitvoeren van acties. Wat niet alleen schonere netwerkschijven oplevert, maar ook, niet onbelangrijk, veel nieuwe zaken in het DMS!
‘EEN MONSTERLIJKE KLUS IS HET ABSOLUUT’
Risicogestuurd werken
Het blijft een aanpak die arbeidsintensief is, met als pluspunt dat informatie nauwkeurig wordt bekeken en nagelopen. Het plan is nu om deze aanpak met name in te zetten op dossiers en netwerkschijven met een hoog risico. Dit valt af te leiden uit de werkprocessen die worden uitgevoerd door een organisatieonderdeel. Als deze processen zijn gewaardeerd als te bewaren of met een hoge vernietigingstermijn, dan loont het om daarmee aan de slag te gaan. Hetzelfde geldt voor dossiers die maatschappelijk relevant zijn (geweest). Juist door data van verschillende organisatieonderdelen in detail te hebben verzameld eerder in het traject, kunnen deze aannames over hoog en laag risico beter getoetst worden. Deze data maken het namelijk mogelijk om vergelijkingen te maken tussen de netwerkschijven en het DMS. Wat tot doel heeft om te kijken of de processen binnen het DMS overeenkomen met die welke we tegenkomen op de netwerkschijven. Zo kan er met meer zekerheid worden gezegd dat een netwerkschijf een hoog of laag risico heeft aan de hand van wat een onderdeel al heeft staan in het DMS. Voor de lage risico-informatie op netwerkschijven wordt nu een methode getest die organisaties met behulp van het team zelf kunnen uitvoeren. Deze methode is een ingekorte Excel-lijst waarmee gegevens uniform geïnventariseerd worden, wat tegelijkertijd de daaruit voortvloeiende acties voor het project gemakkelijk uitvoerbaar en controleerbaar maakt. Hierdoor is de inventarisatie minder arbeidsintensief en levert het hopelijk sneller resultaat op.
‘HET IN KAART BRENGEN VAN NETWERKSCHIJVEN LOONT DE MOEITE’
Beginnen loont
Wat onze ervaring leert, is dat het in kaart brengen van netwerkschijven de moeite loont. Ongeveer een derde van alle informatie op netwerkschijven bleek archiefwaardig. Tot slot, een belangrijke bijvangst van deze opschoningsacties is dat het betrokken medewerkers echt bewuster maakt van de waarde van hun informatie en de chaos die op de meeste netwerkschijven is ontstaan. Door ze actief te betrekken bij de controles, realiseren ze zich dat het heel veel informatie betreft, dat de toegankelijkheid en vindbaarheid te wensen overlaten, juist ook voor henzelf, en dat veel informatie simpelweg verwijderd kan worden. Nog belangrijker is de realisatie dat veel informatie nog relevant is; in het ergste geval voor actuele, politiek gevoelige thema’s. Deze bewustwording kan een impuls geven voor het werken in het DMS, waarna netwerkschijven alleen nog maar dienen als bibliotheek en voor informele zaken.