Wie een Woo-verzoek doet, verwacht dat zijn vraag wordt beantwoord, liefst binnen de daarvoor geldende termijn. Men realiseert zich vaak niet dat er naar veel data in verschillende vormen moet worden gezocht bij meerdere rijksorganisaties. Het is de taak van Woo-Doeth om ervoor te zorgen dat de juiste informatie uit de systemen van zo’n tweehonderd overheidsorganisaties wordt gehaald. Bart Pieters, adviseur informatievoorziening bij CIO Rijk, legt uit waarom dit proces zo gecompliceerd is. ‘Veel informatie is ongestructureerd en dat maakt zoeken lastiger. Dat gaat niet alleen over klassieke documenten als (digitale) beleidsstukken maar denk ook aan appjes, chatberichten en sociale media. Daarnaast bestaat de rijksoverheid uit 200 zelfstandige organisaties. Bovendien zijn bepaalde gegevens erg gevoelig en moet je goed nadenken over wat je wel en niet openbaar maakt. Dit geldt ook voor verborgen gegevens zoals de metagegevens van chatberichten: die zijn privacygevoelig en kunnen interessant zijn voor cybercriminelen of geheime diensten. We lopen ook tegen technische uitdagingen aan; zo moeten we bijvoorbeeld voorkomen dat chatberichten na een bepaalde periode automatisch worden gewist.’

Sneller en beter

Bas Zadelaar, implementatiemanager Woo-Doeth bij RDDI, wijst op nog een complicatie: ‘De Woo-functionaris mag niet overal bij, vanuit privacy-oogpunt of vanwege de staatsveiligheid. Een zoekopdracht begint met kijken waar iets is en wie erbij mag. Soms duurt het wel 3 weken om de rechten op een document te krijgen, terwijl het Woo-verzoek in 4 tot 6 weken moet zijn afgerond.’ ‘We moeten versnellen en de kwaliteit verbeteren,’ stelt Zadelaar daarom. ‘Daar wordt aan gewerkt, onder meer door invoering van een systeem om geautomatiseerd in digitale documenten te lakken; handmatig is dat zeer tijdrovend. Verder investeren we in hoe informatie te vinden is en hoe je zo goed mogelijk naar volledigheid kunt streven. Je kunt nooit garanderen dat je volledig bent, maar we willen dat wel zo veel mogelijk zijn.’

Zoekprotocol

Woo-Doeth is voor de rijksoverheid een zoekprotocol aan het opstellen. Zadelaar: ‘De volgende stap is een Woo-dashboard waarmee we de informatieverzoeken rijksbreed kunnen monitoren. Woo-Doeth maakt een elektronisch Woo-formulier die de verzoeker helpt zijn vraag te concretiseren. De rijksambtenaar krijgt hier de informatie die nodig is een verzoek sneller te kunnen behandelen. Er wordt een workflow gemaakt waarmee de Woo-coördinatoren kunnen zien wanneer documenten moeten worden opgeleverd. We kunnen door die workflow ook makkelijker zien wat er loopt. Nu worden Woo-verzoeken op verschillende plaatsen geregistreerd, terwijl vijf Woo-verzoeken bij vijf departementen soms blijken neer te komen op eenzelfde verzoek.’