Common Ground in Utrechtse Heuvelrug
Het cultuurhuis van Utrechtse Heuvelrug
Tekst Bartel van Strien
Bartel van Strien is i-adviseur bij de gemeente Utrechtse Heuvelrug
Bij zaakgericht werken draagt de behandelend ambtenaar de verantwoordelijkheid voor goede dossiervorming van de zaak. Archiveren begint al bij het starten van de zaak en niet als een gedachte achteraf.
De rol van de afdeling informatievoorziening verschuift daarmee. De nadruk ligt vooral op het scheppen van voorwaarden. Het goed en zo eenvoudig mogelijk kunnen archiveren wordt onderdeel van informatievoorzieningsoplossingen, zoals zaaksystemen, documentmanagementsystemen en taakapplicaties. Het risico dat hier om de hoek komt kijken is dat het archiefbeheer versnipperd wordt over allerlei systemen.
Common Ground
In 2018 en 2019 voerden wij een project uit om zaakgericht te gaan werken. Dat project was het resultaat van de aanbesteding voor een zaaksysteem. Toen we ruim over de helft waren met het inrichten van dit zaaksysteem kregen wij te horen dat de levensduur ervan erg kort zou zijn. Terwijl toen de helft van onze zaaktypen nog gebruikmaakten van ons vorige documentmanagementsysteem (DMS). In dezelfde periode werd het beheer van de basisadministraties verbeterd in een project om onze informatiestromen op orde te brengen. Ook begonnen wij ons te verdiepen in de informatiekundige visie Common Ground. Daar kwamen de ontwikkelingen bij elkaar. Wat als we het DMS van het nieuwe zaaksysteem zouden behouden voor onze gegevenslaag en daar componenten op basis van de zaakgerichtwerken-API’s (ZGW) bij zouden zoeken? Van het een kwam het ander en eind 2019 maakten wij met onze leverancier een eerste start voor een oplossing op basis van OpenZaak.
‘HELAAS HEEFT DE ARCHIEFWERKELIJKHEID VAN COMMON GROUND WEERBARSTIGE TREKJES’
Archiveren in ons gegevenslandschap
Voor het archief wilden wij ons concentreren op het hebben van een documentmanagementsysteem als kernregistratie. Verder wilden wij ter ondersteuning van het zaakgericht werken een zo eenvoudig mogelijke zaaktypecatalogus en een goede scheiding tussen gegevens en processen. Om zaakgericht te werken zijn in aanvulling op het DMS een zaaktypecatalogus-component en een zaakafhandel-component nodig. De verbinding tussen processen en gegevens wordt verzorgd door de zaakgerichtwerken-API’s. Ook bij het inrichten van onze zaaktypecatalogus gaan we uit van standaarden zoals lmZTC en RGBZ. De inrichting heeft de referentie zaaktypen als basis en zaaktypen die actief gebruikt werden op de oude omgevingen als aanvulling. Verdere uitbreidingen worden alleen gedaan op verzoek of als de recordbeheerders aangeven dat een stuk moeilijk te plaatsen is. Dan wordt bepaald of een bestaand zaaktype – al dan niet met een kleine aanpassing – geschikt is of dat er toch een nieuw zaaktype moet komen. Leidraad is de selectielijst.
Archiveren met partners
Helaas heeft ook de archiefwerkelijkheid van Common Ground weerbarstige trekjes. Wij waren gewend een gesloten systeem in gebruik te nemen. Nu moesten we zelf na gaan denken over het implementeren van duurzame toegankelijkheid. Ook als je leveranciers met je meedenken, is agile samen iets nieuws ontwikkelen een traject van vallen en opstaan. Je krijgt zeker niet meteen wat je voor ogen had toen je begon. Een zaaksysteem dat sober begint, biedt niet vanzelf de automatische ondersteuning voor metadatering en workflow die je wilt. Soms lukt het zelfs net niet. Zo zou de nieuwe vergunningenapplicatie gebruikmaken van OpenZaak, ZGW-API’s en het bestaande DMS. Helaas zaten op het laatste moment een paar bugs in OpenZaak ons in de weg. Maar ook die wolk krijgt misschien een zilveren rand. De recordmanagementcomponent van ons vergunningensysteem wordt mogelijk generiek bruikbaar gemaakt voor het benaderen van een DMS. Dan kunnen meerdere DMS’en in de gegevenslaag eenduidig benaderd worden door een recordmanagementapplicatie. Dat zou een mooie op componenten gebaseerde oplossing zijn voor ons gegevenslandschap.