Designer gezocht!
Een frisse blik zou niet gek zijn
Tekst Marco Klerks
Marco Klerks is recordsmanager bij de gemeente Rotterdam
Jaarlijks vindt in Eindhoven de Dutch Design Week plaats. Een aantal jaren geleden liep ik daar in een rondleiding mee waarin werd uitgelegd wat “design” eigenlijk inhoudt. Een eyeopener – en tevens een open deur – was dat de designer zich moest verplaatsen in de gebruiker. Liefst letterlijk. Als je bijvoorbeeld een rolstoeltoegankelijke keuken wilt ontwerpen, ga dan een paar dagen in een rolstoel zitten koken. Ervaar hoe dat is en verzin iets beters.
Wat absoluut afgeraden werd, was om alleen op basis van input van gebruikers een product te ontwerpen. Gebruikers nemen de gemakken van hun huidige product als vanzelfsprekend aan en zijn gewend geraakt aan de gebruikelijke ongemakken. Of zoals naar verluidt de autofabrikant Henry Ford zo’n 100 jaar geleden het verwoordde: ‘If I had asked people what they wanted, they would have said faster horses.’ Het adagium archiveren by design wordt inmiddels al enkele jaren gepredikt. De vraag is of de informatiebeheerder de ontwerper is of de gebruiker. Als te ontwerpen product kun je dan denken aan bijvoorbeeld een vergunningensysteem, een klantcontactsysteem of een boekhoudsysteem.
Dit kan beter
Mijn indruk is dat informatiebeheerders zich doorgaans opstellen als gebruiker. Althans, ze hopen als stakeholder erkend te worden wanneer een nieuwe applicatie wordt aangeschaft of ontwikkeld. Na een bevlogen praatje over hoe belangrijk archiveren by design wel niet is, schuiven zij een kant-en-klaar document naar voren waarboven staat: Generieke Eisen Informatiebeheer. Vaak gebaseerd op een of meerdere welbekende standaarden als DUTO en NEN-ISO 16175. Vervolgens maken ze geen nieuw ontwerp voor (de aanpassing van) een softwareproduct. Zij zullen in het beste geval het ontwerp en/of het uiteindelijke product toetsen.
‘ARCHIVEREN BY DESIGN VRAAGT OM EEN DESIGNER DIE EEN TIJDJE GAAT ARCHIVEREN’
Verrassender
Archiveren by design vraagt eigenlijk om een designer die een tijdje gaat archiveren. Een tijdje registreren. Een tijdje waarderen en selecteren. Een tijdje vernietigen. Een tijdje overbrengen. En dan denkt: dit kan beter en ik heb wel een idee hoe! Hoe verser de blik, hoe verrassender het ontwerp kan worden.
In dezelfde applicaties
Op zijn website heeft het Nationaal Archief een Handreiking archiveren by design. Daarbij staat: ‘Deze handreiking is primair voor (…) adviseurs en managers binnen het domein van informatiebeheer, DIV of recordmanagement.’ Hierdoor raken de rollen van ontwerper en gebruiker vermengd. De huidige aanpak van archiveren by design heeft dan ook helaas nog niet tot echt nieuwe oplossingen geleid, maar slechts tot steeds dezelfde oplossingen in steeds meer applicaties. De designs blijven doorgaans vrij traditioneel en conservatief. Een frisse blik zou, kortom, niet gek zijn.