Hoe dan? Met het DUTO-raamwerk!
Aan de slag met duurzame toegankelijkheid
Tekst Vincent Post
Vincent Post is adviseur kennisproducten bij het Nationaal Archief
Beeld Miguel Á. Padriñán/Pexels
Het Nationaal Archief ontwikkelt het DUTO-raamwerk: een praktisch instrument voor het borgen van duurzame toegankelijkheid binnen de informatiesystemen van de overheid. De eerste delen staan inmiddels live, de rest volgt in de eerste helft van 2024.
Ontwikkeld in samenspraak met het werkveld biedt het DUTO-raamwerk een handreiking om in je organisatie het gesprek aan te gaan over duurzame toegankelijkheid: wat is het en waarom is het belangrijk? Daarnaast biedt het raamwerk een systematische methodiek voor het treffen van passende maatregelen binnen de informatiesystemen van de overheid. Het is rechtstreeks toe te passen en biedt organisaties de flexibiliteit om ontwerpkeuzes te maken die aansluiten op hun concrete behoeften. En voor wie ermee aan de slag wil: er zijn diverse tools beschikbaar om het gebruik van het raamwerk te vergemakkelijken.
Het DUTO-raamwerk bevat zo’n honderd gedetailleerde modeleisen die je kunt inzetten om ontwerpkeuzes te maken. Deze eisen brengen voorschriften uit bestaande normen, standaarden en wetgeving bijeen. Bij een aanbesteding zijn deze modeleisen door te vertalen naar requirements voor de inrichting van een nieuw systeem. Je kunt ze ook gebruiken om bestaande systemen te toetsen. Hiermee komt het raamwerk tegemoet aan de behoefte die leeft bij informatieprofessionals die graag met duurzame toegankelijkheid aan de slag willen, maar zich afvragen: hoe dan?
Het raamwerk hanteert een brede blik
De term informatiesystemen heeft een brede interpretatie in het DUTO-raamwerk. Het gaat om applicaties waarbinnen je overheidsinformatie beheert. Dat kunnen Document Management Systems en zaaksystemen zijn, maar ook CRM-applicaties of systemen voor het verlenen van vergunningen. Informatiesystemen omvatten echter ook de mensen die met deze applicaties werken, en de organisatorische context waarbinnen ze opereren. Om duurzame toegankelijkheid te borgen, moet je op alle niveaus van een informatiesysteem aan het werk: zowel op applicatieniveau als op organisatorisch niveau. Deze observatie ligt ook ten grondslag aan het DUTO-raamwerk. Dat bevat naast modeleisen voor de inrichting van applicaties namelijk ook organisatorische randvoorwaarden. Als deze randvoorwaarden op orde zijn, kun je als organisatie je informatiesystemen by design inrichten en vervolgens op de juiste manier gebruiken en beheren. Het publiek van het raamwerk is bovendien breed. De eerste twee modules ondersteunen strategische besluitvorming over DUTO en zijn bedoeld voor managers die opdracht kunnen geven om het raamwerk toe te passen. De modules die de modeleisen en de randvoorwaarden bevatten, zijn bedoeld voor alle informatieprofessionals die bij het uitvoeren van dat besluit betrokken zijn. Denk hierbij aan architecten, informatiemanagers, procesanalisten, projectleiders, inkoopadviseurs en beheerders.
Het raamwerk biedt keuzeruimte
Alle overheidsorganisaties zijn anders. Ieder hebben ze hun eigen behoeften als het aankomt op informatiebeheer. Het raamwerk is daarom geen strak keurslijf. Bij het borgen van duurzame toegankelijkheid gaat het tenslotte om het treffen van passende maatregelen. Organisaties bepalen zelf welke invulling van randvoorwaarden en modeleisen het best past bij hun eigen specifieke context. Het raamwerk biedt daarvoor wel de handvatten. Zo krijgen alle modeleisen een MoSCoW-prioritering: Must have, Should have, Could have en Won’t have. Daarnaast komen in het raamwerk ook de volgende thema’s aan bod:
- Risicoanalyse – welk niveau van maatregelen past het best bij de informatie die je beheert?
- Inrichting van het applicatielandschap – pas je modeleisen toe binnen individuele applicaties of juist binnen een gemeenschappelijke applicatie die bepaalde functies uitvoert voor een hele organisatie?
Alles kan kapot: vernietigen met het DUTO-raamwerk
Het onherstelbaar vernietigen van overheidsinformatie is een wezenlijk onderdeel van duurzame toegankelijkheid. Door tijdig te vernietigen, kun je voldoen aan vereisten rondom de bescherming van bijzondere persoonsgegevens. En het wordt makkelijker om relevante informatie snel te vinden en te gebruiken. Vernietigen is dan ook een van de vijf DUTO-processen waarvoor modeleisen en randvoorwaarden geformuleerd zijn. Zo zijn er bijvoorbeeld modeleisen die erop toezien dat handelingen traceerbaar zijn, dat er waar nodig gevraagd wordt om een dubbele bevestiging, en dat bij het vernietigen ook back-ups meegenomen worden zodat de vernietigde informatie bij het herstellen van een back-up niet blijvend terugkomt. En er zijn randvoorwaarden die het mogelijk maken om dit proces ook organisatorisch goed in te richten. Denk bijvoorbeeld aan protocollen voor de wijze van vernietigen en de verantwoording over dat proces. Ook is er beleid dat toegang tot processen regelt en zorgdraagt voor het vaststellen en bijhouden van metagegevens
‘DUURZAME TOEGANKELIJKHEID IS GEEN DOEL OP ZICHZELF’
DUTO in een notendop
Duurzaam toegankelijke overheidsinformatie voldoet aan zes kenmerken: de informatie is vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig. Als je recht hebt op toegang tot bepaalde informatie, komt die naar boven wanneer je ernaar op zoek bent (vindbaar). Je kunt die downloaden (beschikbaar) en kunt de bestanden ook openen (leesbaar). Bovendien kun je de informatie begrijpen, want je krijgt er voldoende context bij (interpreteerbaar). Zo kun je ook precies zien wie wanneer de informatie heeft aangemaakt en aangepast (betrouwbaar). En dit blijft zolang als noodzakelijk ook het geval. Of de informatie nou een paar dagen oud is of een paar jaar (toekomstbestendig)
Het raamwerk biedt zekerheid
Het DUTO-raamwerk vormt een samenhangend geheel dat een handreiking biedt voor alle componenten van de informatiehuishouding. Informatiebeheer wordt gemodelleerd met behulp van vijf algemene DUTO-processen: registreren, vernietigen, bewaren, migreren en ter beschikking stellen. Ze beslaan gezamenlijk de hele informatiehuishouding. De vijf processen en de bijbehorende functies (bijvoorbeeld: metagegevensbeheer) vormen de structuur voor het raamwerk. Deze structuur wordt in architectuurmodellen visueel weergegeven en vormt de basis voor de modeleisen. Iedere modeleis heeft namelijk een koppeling met een functie en een proces. En er bestaat tenminste een modeleis voor iedere functie binnen ieder proces. Deze systematische benadering biedt zekerheid. Als je het raamwerk consequent toepast en doorvertaalt naar de concrete situatie binnen een organisatie, zie je niets over het hoofd.
Duurzame toegankelijkheid is geen doel op zichzelf. Het is een middel dat overheidsorganisaties inzetten om hun missie te verwezenlijken. Om efficiënter en effectiever te werken en betere dienstverlening te bieden. Om naar buiten toe transparanter en betrouwbaarder te zijn. En om meerwaarde voor de samenleving te creëren in de vorm van erfgoed en hoogwaardige, herbruikbare informatie. Het principe van duurzame toegankelijkheid is dan ook verankerd in wetgeving. Het staat in de Wet open overheid (Woo) en komt ook terug in de nieuwe Archiefwet. Bovendien speelt het een rol in de kabinetsreactie op Ongekend onrecht, het rapport van de parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag. Hierin worden namelijk ‘concrete eisen’ aangekondigd voor het borgen van duurzame toegankelijkheid. Het DUTO-raamwerk is de concrete invulling van die toezegging.
‘HET DUTO-RAAMWERK IS GEEN STRAK KEURSLIJF’
Het DUTO-raamwerk als gereedschapskist
Het DUTO-raamwerk komt niet uit de lucht vallen. Aan de ontwikkeling ervan ging een consultatie vooraf, om feedback op te halen over de DUTO-eisen. Daarin kwam de behoefte aan doorontwikkeling en concretisering van de eisen naar voren. Ook tijdens het schrijfproces bleef het werkveld betrokken. Voor het praktisch toepasbare deel van het raamwerk – het ontwerpstelsel met de modeleisen en de randvoorwaarden – is een openbare reviewronde georganiseerd.
Ook na vaststelling is het raamwerk doorlopend onder beheer. Het is een échte gereedschapskist voor duurzame toegankelijkheid. Deze tools vullen elkaar goed aan, al heb je ze niet altijd allemaal nodig. De kist wordt regelmatig geüpdatet en uitgebreid met praktijkvoorbeelden, nadere uitwerkingen en andere hulpmiddelen. In een nieuw kennisproduct vind je bijvoorbeeld de ideeën over duurzaam toegankelijke informatie doorvertaald naar de wereld van gegevens. Om de samenwerking tussen informatiebeheerders en dataprofessionals rondom dit thema eenvoudiger te maken. Deze werkwijze is ervoor bedoeld om het daadwerkelijke gebruik van het raamwerk te bevorderen, door te zorgen dat dit kennisproduct optimaal aansluit bij de behoeften van de gebruikers. Feedback blijft dan ook altijd welkom.