Archiveren by design
Geen keuze maar noodzaak
Afelonne Doek: ‘Als het systeem je dagelijks frustreert, wordt het moeilijk om informatie op te slaan’
Tekst Erwin Tuil
Erwin Tuil is senior communicatieadviseur bij het Nationaal Archief Beeld Nationaal Archief en Vegard Breie
Wat doe je liever: achteraf kijken wat er aan informatie is en dit organiseren? Of eerst de organisatie van informatie opzetten en al weten wat je uiteindelijk gaat bewaren? Met die gedachte werken we al jaren aan en met het concept archiveren by design. Algemene rijksarchivaris Afelonne Doek en de Noorse voormalig algemeen rijksarchivaris Espen Sjøvoll zijn er groot voorstander van. We gaan met ze in gesprek.
De verschuiving van papieren archief naar digitaal archief is een ontwikkeling die de rol, de positie en de werkwijze van een nationaal archief ingrijpend verandert. Hoe moet een toekomstig archief omgaan met digitale informatie, databeveiliging, selectie en duurzame toegankelijkheid? Laten we beginnen met een voorbeeld van hoe we het niet moeten willen. Een besluit van een wereldwijd gerenommeerde particuliere organisatie leidt tot een internationale rel tussen een klein land en een opkomende wereldmacht. Laten we zeggen mensenrechten, Nobelprijs en China. De rel escaleert en heeft zichtbare gevolgen voor de bilaterale betrekkingen en de handel. Het kleine land wil graag transparant en degelijk zijn. De grootmacht heeft die transparantie-ambitie niet, maar wil wel een eigen narratief in stand houden en reageert daarom doorgaans fel op instellingen die dat narratief tegenspreken. Bij de grootmacht zijn de archieven potdicht, dus is er geen enkele reconstructie mogelijk. Maar wie in het kleine land een reconstructie wil maken, zou moeten kunnen terugvallen op het nationale archief, zodra het ministerie de stukken heeft overgedragen.
Afelonne Doek trad in 2022 aan als algemene rijksarchivaris bij het Nationaal Archief in Den Haag. Daarvoor was ze directeur Collecties, data en digitale infrastructuur bij het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis in Amsterdam
Geen spoor
Wat blijkt: er is geen enkel spoor in de archieven van het ministerie. Geen mail, geen brief, geen ambtelijk schrijven. Alleen een foto van een whiteboard. Alsof er nooit een hevige bilaterale rel met impact is geweest. Gelukkig hebben we dan nog de krantenarchieven en hopelijk een particulier archief, maar het overheidsarchief laat een bijna perfecte blanco zien. ‘Archiveren by design had dit naar mijn idee kunnen voorkomen,’ vertelt Espen Sjøvoll, tot voor kort werkzaam bij het Noorse Riksarkivet, het nationaal archief in Oslo. Waarom zou een overheid of wie dan ook archiveren by design serieus nemen? Sjøvoll: ‘Het beroep van archivaris is al honderden jaren oud. Eerst zetten we de macht op papier en daarna zijn we gaan digitaliseren. Dat werkte best goed in de jaren negentig. Maar er kwamen nieuwe inzichten en een digitale transformatie. Onze kennis als archiefwezen is niet meegegroeid. Het systeem is niet meer adequaat. Dat geldt niet alleen voor ministeries, zoals in het voorbeeld. Maar voor de hele publieke sector. De manier waarop het Noorse archief is ingericht, correspondeert niet meer met de manier waarop mensen werken. Onze archieven, met name van ministeries, zijn gebaseerd op papieren documenten en niet op digitale bestanden. Dus wordt het archiveren een moeizaam extra taakje waarvoor niemand de tijd neemt. We moeten opnieuw gaan denken over digitale systemen en werkprocessen in de publieke sector.’
Espen Sjøvoll: ‘Als nationale archieven niet ingaan op de vraag hoe digitaal werken de publieke sector transformeert, worden die archieven een soort museum’
Espen Sjøvoll was tot voor kort directeur van het Noorse Nationaal Archief. Hij werkt nu als divisiehoofd bij het directoraat voor e-Health in Noorwegen. Sjøvoll was ook lid van de commissie die het voorstel schreef voor de nieuwe archiefwetgeving. Tussen 2019 en 2023 was hij voorzitter van de subgroep Archiving by design onder de European Archives Group.
Zelfdiscipline
Speelt zelfdiscipline daarbij ook een rol? Sjøvoll: ‘Het is inderdaad een kwestie van zelfdiscipline, bekwaamheid en bewustzijn. Eigenlijk is het heel eenvoudig: maak het archiveren een integraal onderdeel van je werk.’ Afelonne Doek vult aan: ‘Ik denk dat onze problemen op elkaar lijken, zoals Espen ze omschrijft. De archiveringsprocessen zijn ook in Nederland separaat. Zelfdiscipline speelt zeker een rol, maar het probleem is ook dat de systemen die we nu hebben de workflow van ambtenaren onvoldoende ondersteunen. Als het systeem je dagelijks frustreert, wordt het moeilijk om informatie op te slaan. Dat snap ik wel. Maar het betekent dat we daar dus iets aan moeten doen. En niet dat je het daarom maar kunt laten.’ Daarom benadrukken Doek en Sjøvoll dat het onvermijdelijk is dat ze bij archiefinstellingen nadenken over archiveren by design.
Maatschappelijk relevant
Wat is er nodig om de ambitie van archiveren by design te realiseren om uiteindelijk bij te dragen aan het onderhouden van een democratisch bestel? En wat betekent dat voor de positie van de archivaris? Sjøvoll: ‘Als nationale archieven niet ingaan op de vraag hoe digitaal werken de publieke sector transformeert, worden die archieven een soort museum. Je bent niet meer relevant als je vasthoudt aan de oude manier van denken en werken. Wil je relevant blijven, dan moet je deelnemen aan de discussie. Archiveren by design is een manier om dit vraagstuk te beantwoorden. Als de publieke sector geen verantwoording kan afleggen, ondermijn je een deel van het stilzwijgend democratisch contract. Het is dus een fundamenteel vraagstuk. Als je vertrouwen wilt hebben in ons parlement en onze democratische processen, kun je niet zonder verantwoording en daarvoor heb je goede archieven nodig.’ Doek: ‘Ik kan het alleen maar helemaal mee eens zijn met de opmerking over maatschappelijk relevant blijven. Archivarissen zijn informatieprofessionals. Ik steek mijn hand ervoor in het vuur als het aankomt op papieren archieven. Dat heeft een traditie van 600 jaar, nog langer terug zelfs. Maar als het aankomt op digitale informatie, wordt het voor mij toch een ander verhaal. Neem e-mails. Er is nu onvoldoende inzicht in hoe organisaties e-mails organiseren en welke metadata ze hiervoor gebruiken. En daarmee is er onvoldoende inzicht in de toegankelijkheid voor gebruik door de burger op de langere termijn. Daarom is het belangrijk om aan de voorkant van het proces te zitten. Die vraagstukken hebben namelijk impact op de architectuur van het archief, de beveiliging van een digitale collectie en privacy. Het is cruciaal om dit goed te organiseren. Zeker in een tijd dat er zoveel te doen is rond nepnieuws en het wantrouwen van burgers ten aanzien van de overheid toeneemt. Zelfs als er geen schandalen zouden zijn, is de betrokkenheid aan het begin van het proces onvermijdelijk in een tijdperk waarin zoveel informatie digitaal is. En dat raakt dus direct de relevantie van het archief.’
WAAROM ZOU EEN OVERHEID ARCHIVEREN BY DESIGN SERIEUS NEMEN?
Andere visie
Sjøvoll: ‘En ik benadruk dat we ook praten over de competenties die daarvoor nodig zijn. Nieuwe vaardigheden die we moeten ontwikkelen als nationaal archief. Het is een misvatting dat archivarissen alles willen bewaren. Met een digitaal archief met zoveel data is selectie nog belangrijker. Alle gigabytes aan informatie kun je niet tot in der eeuwigheid bewaren. Dat vraagt een andere visie op bewaren en vernietigen.’ Dat betekent ook een significant andere rol voor systemen bij het archiveren. Doek: ‘De systemen waar we nu mee werken kunnen al veel meer wat technologie betreft. We kunnen metadata automatisch toevoegen: wie de afzender is, wanneer iets verzonden is, wie de ontvanger is. Je moet nadenken over welke informatie je nog moet kunnen aanpassen en welke niet.’
Vooruitgang
Nederland en Noorwegen zijn niet hetzelfde in archiefopzicht. Toch werken we al langer samen, ook op het terrein van archiveren by design. Hoewel het langzaam gaat, en hoewel er geregeld druk van buiten is die vertraagt, zien beide archivarissen vooruitgang. Sjøvoll noemde de Chinese dissident als voorbeeld van hoe het niet moet. Maar hij heeft ook een voorbeeld van hoe het wel kan: ‘De sociale dienst in Noorwegen heeft een nieuw systeem gebouwd voor zwangerschapsverloven. Alles is digitaal, er komt geen papier meer aan te pas. Ze slaan data conform de AVG-normen op en de burger is er goed mee geholpen. Het systeem maakt het mogelijk snel en compleet informatie te vinden.’
‘ALLE GIGABYTES AAN INFORMATIE KUN JE NIET TOT IN DER EEUWIGHEID BEWAREN’
Duurzame toegankelijkheid
Waar zouden Doek en Sjøvoll over 3 jaar willen zijn? Doek: ‘Ik hoop dat we over 3 jaar uit de discussies zijn over data, e-mails en chats en dat we nieuwe archiveringsontwerpen in de praktijk gaan brengen. Maar dit hangt wel af van de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet, waarin duurzame toegankelijkheid centraal staat.’ Sjøvoll: ‘Voor Noorwegen hoop ik dat de nieuwe archiefwetgeving zo is opgezet dat het archiveren by design mogelijk maakt.