KNVI rondetafelgesprek archivering by design
Wereld van verschil
Tekst Eric Burger
Eric Burger is consultant informatiegovernance en recordsmanagement voor Microsoft 365
In 2018 organiseerde de KNVI een rondetafelgesprek over archivering by design. Inmiddels zijn we 5 jaar verder. Er is flink wat veranderd.
Corona stuurde ambtenaren van het ene op andere moment huiswaarts in maart 2020. De technologie voor vergaderen en werken op afstand was al beschikbaar, maar moest nu noodgedwongen en in rap tempo eigen worden gemaakt. De toeslagenaffaire rommelde flink maar zou pas een jaar later echt ontploffen. Het schandaal leidde onder andere tot meer aandacht, meer geld en grootschalige programma’s als Open op Orde om overheidsinformatie op orde te krijgen. Gedoe over mailtjes van ministers, chatberichten van de minister-president en andere openbaarheidskwesties kwamen daar nog eens overheen. Verder: privacy werd een veel groter maatschappelijk thema, al was de AVG nog te vers. En ook: informatieveiligheid, door aansprekende gevallen van ransomware en een nieuw besef van nationale (on)veiligheid, want ondanks MH17 (2014) leek Oekraïne nog ver weg. De Wet open overheid zou pas in 2021 worden vastgesteld en in 2022 van toepassing worden. We hadden wel van AI gehoord, maar het als consument met kant-en-klaar gegenereerde teksten en afbeeldingen nog niet ondergaan.
Teaminspanning
In de discussie van 2018 spraken we over de rollen van informatiearchitect en archivaris. We werden het eens dat de een niet goed zonder de ander kan, dat ze elkaars kwaliteiten nodig hebben. Het ging ook al snel over de betrokkenheid van de “vraagkant”: de ambtenaar en zijn of haar behoefte aan vindbaarheid en kwalitatief goede informatie. Ik denk dat de affaires rond overheidsinformatie, ondanks de ellende die het gewone burgers heeft gebracht, een veel groter besef van de waarde van informatie hebben gebracht, ook bij die ambtenaar. Maar ook: regel het, maar val me niet lastig. De archivaris of informatiebeheerder moet daardoor ook een grote stap zetten: ja, kantoorsystemen als Microsoft 365 kunnen veel meer tegemoetkomen aan archiveringseisen, maar we moeten het wel eenvoudig en beheersbaar houden. Ik zie daar – gelukkig, zeg ik – veel meer flexibiliteit dan 5 jaar geleden.
‘ER IS EEN VEEL GROTER BESEF VAN DE WAARDE VAN INFORMATIE’
Technologie
In het rondetafelgesprek werd gevraagd waar de overheid over 5 jaar zou staan, of archiveren by design al ingebed zou zijn. We hadden het over 10 jaar, over 30 jaar. We verwezen naar de problematiek van e-mailarchivering, na 25-30 jaar nog steeds niet bevredigend opgelost. Microsoft introduceerde een jaar eerder, in 2017, nieuwe functionaliteiten voor archivering, zoals retentielabels. De afgelopen 5 jaar kwam daar allerlei welkome uitbreiding bij, zoals een (nog steeds niet perfecte) vernietigingslijst, mogelijkheden om termijnen geprogrammeerd aan nieuwe teams mee te geven op basis van kenmerken (adaptieve bereiken), etcetera. Automatische herkenning van informatie en daarop gebaseerde toepassing van functionaliteiten voor veiligheid en archivering worden steeds beter maar ook steeds sneller in productie aangeboden door cloudtechnologie. Ik zie organisaties niet langer de kat uit de boom kijken maar die mogelijkheden aangrijpen, dat is zeker hoopgevend. We spraken ook over archiefselectielijsten. Als we archiveren by design tot een succes willen maken, zullen ook de regels en instrumenten moeten meewerken om archiveren eenvoudiger te maken en automatisering ervan beter te faciliteren. Dit blijft na 5 jaar nog steeds een opgave, juist ook voor de beleidsmakers.