Dat het disruptieve karakter van de technologische ontwikkelingen zich zo langzaam openbaart, komt misschien door de relatieve geleidelijkheid waarmee dingen onze maatschappij binnenkomen. Zelfs nu de ontwikkelingen harder gaan dan ooit en ze elkaar steeds sneller opvolgen. Na de personal computer leidden het internet, digitale fotografie, de smartphone en de combinatie van deze en andere technologieën tot een wereld waarin de scheidslijnen tussen echt en virtueel steeds vager worden. Zowel technologie als informatie is overal aanwezig.

Maken, verspreiden, uitwisselen

De eerste personal computer introduceerde tal van hulpmiddelen voor persoonlijke productiviteit. Mensen kunnen er geheel naar eigen inzicht dataobjecten mee creëren, dupliceren en aanpassen. Waar het begon met tekstverwerkers, spreadsheets en later toepassingen voor presentaties, is er nu een eindeloze variëteit aan applicaties beschikbaar. Hiermee kun je allerlei soorten dataobjecten maken, in allerlei formaten. Via een grote diversiteit aan kanalen worden ze vervolgens verspreid. En dan is er nog digitale interactie. Hierbinnen worden ook weer eigensoortige dataobjecten uitgewisseld in de vorm van chats, tweets, snaps, foto’s, video’s, memes, enzovoort. De gemiddelde hoeveelheid bestanden die mensen in persoonlijke verzamelingen met zich meedragen is explosief gegroeid.

Een stille ramp

Privé is het hooguit vervelend als je iets niet zo makkelijk kunt terugvinden. Binnen zakelijke en bestuurlijke omgevingen is het gebrek aan controle op alle losse dataobjecten een stille ramp. Het informatiebeheer staat sterk onder druk. Dit komt vooral door toepassingen voor persoonlijke productiviteit in combinatie met voorzieningen voor digitale interactie. Bij de inrichting van een nieuwe digitale werkomgeving moet de aandacht vooral gaan naar de plek waar we deze data creëren en al dan niet in samenwerking bewerken en uitwisselen. Voorheen ging de aandacht altijd uit naar de flexibiliteit in gebruik (any time, any place, any device) en toepassingen voor samenwerken.

De digitale werkomgeving als verzameling diensten

We moeten ons niet alleen focussen op apparatuur. Wat helpt is een manier van kijken naar de digitale werkomgeving als een verzameling applicatie- en IT-diensten. Dichtbij en om de gebruiker heen. Die verzameling diensten is divers, maar ook overzichtelijk onder te brengen in vier verschillende categorieën:

1. Ontsluiting van bedrijfsapplicaties – dit zijn specifieke toepassingen voor de ondersteuning van specifieke bedrijfsprocessen of -functies met een eigen, gestructureerde dataset.
2. Persoonlijke productiviteit, interactie en samenwerking.
3. Informatie-ontsluiting en -beheer.
4. Applicatiebeheer en beveiliging

Categorie 1 – ontsluiting van bedrijfsapplicaties – gaat vooral over het beschikbaar maken van afgebakende toepassingen die vaak voor een groot deel op zichzelf staan. Categorie 4 – applicatiebeheer en beveiliging – bevat vooral voorzieningen die moeten zorgen voor een flexibele én veilige werkomgeving. Vooral categorie 2 en 3 spelen een grote rol in de informatiehuishouding in combinatie met omgaan met ongestructureerde data. Voorzieningen en toepassingen in de tweede categorie zijn verantwoordelijk voor creatie en bewerking van dataobjecten. De diensten in de derde categorie zijn verantwoordelijk voor de regie op informatieobjecten, die door deze dataobjecten gerealiseerd worden.

Dataobjecten registeren en ontsluiten

Vanuit de gestructureerde procesgang en de samenwerkomgeving is het van belang dat dataobjecten als informatieobject worden geregistreerd in en ontsloten via de voorziening voor informatieobjectbeheer. Op deze manier zijn ze eenduidig en als originele instantie zelfstandig benaderbaar, ook vanuit andere processen en toepassingen. De centrale functie van deze voorziening is die van een catalogus waarin alle informatieobjecten en metadata staan. Een aanvullende functionaliteit is onder andere het via regels in bulk aanpassen van metadata, bijvoorbeeld bij aanpassingen aan selectielijsten. En de analyse- en rapportage­mogelijkheden. Uiteraard moeten dataobjecten zelf ook fysiek ergens opgeslagen worden. Het idee is dat we hiervoor meerdere soorten en instanties van dataobjectopslag kunnen gebruiken. Maar, ze moeten wel te koppelen zijn met de voorziening voor informatie­objectbeheer. Dus ook bestaande opslagvoorzieningen, zodat er geen noodzaak is om grote hoeveelheden bestanden of databases te migreren.