Interview met IT-professionals
Wegen naar de digitale archiefkamer
Tekst Hannah van der Vegt
In een wereld die wordt overspoeld met informatie is effectieve archivering van cruciaal belang. Iedereen moet erop kunnen vertrouwen dat informatie beschikbaar is, en blijft. Archiveren by design heeft de afgelopen jaren naam gemaakt als benadering om informatiebeheer te verbeteren. Het onderschrijft dat archivering niet alleen een handeling achteraf is, maar een essentieel onderdeel in de architectuur van informatiemanagement waarover we vooraf al moeten nadenken.
De kern van archiveren is simpel: als je informatie niet goed beheert, heb je er niets aan. Documenten, contracten, bonnetjes, transcripties, sms’jes en rechtbankverslagen kunnen later van waarde blijken. Waar we deze stukken tot een aantal jaar geleden achteraf ordenden in klassieke archiefkasten in de kelder, is dit in de digitale tijd een no-go. Dat levert een uitdaging op: we genereren zoveel data dat informatie achteraf terugvinden haast onmogelijk is. Daarom moet er vooraf nagedacht worden over archivering en hoe dit in te bouwen in de dagelijkse processen. Informatieprofessionals moeten nadenken over categorisering, mogelijke belanghebbenden, verantwoordelijkheid en de efficiëntie van de organisatie.
Duurzaam toegankelijk
Eric Burger, consultant informatiegovernance en recordsmanagement voor Microsoft 365: ‘Er is de afgelopen jaren veel veranderd op het gebied van archivering. Er is meer financiering vrijgekomen. En deels zijn veranderingen rechtstreeks het gevolg van affaires en schandalen. Bijvoorbeeld de sms’jes van premier Rutte, de toeslagenaffaire, de besluitvorming omtrent het coronabeleid en de manier waarop deze onderwerpen in de media naar voren kwamen. Ze droegen allemaal niet bij aan het vertrouwen in overheidsinstellingen. Parallel hieraan zijn overheidsorganisaties hun data aan het migreren naar de cloud. Ook dat proces roept nieuwe vragen en ideeën op over het nut van enorme bulken informatie en de vindbaarheid van specifieke gegevens. Belangrijk is dat je bij het procesontwerp daarom al nadenkt over het duurzaam toegankelijk maken van je informatie.’
Eric Burger
- Onafhankelijk consultant informatiegovernance en recordsmanagement voor Microsoft 365
- Eric burger document management
- Advies en trainingen voor oplossingen voor recordsmanagement en compliance in Microsoft 365
- www.ericburger.nl
Ook Marcel Osterwald, Business Automation Technical Sales Specialist bij IBM, ziet een groeiende behoefte aan archiveren by design. ‘Als je digitale archivering vooraf niet goed inricht, jaag je je organisatie onnodig op kosten. Neem bijvoorbeeld een e-mail van een sleutelfunctionaris. Daar hoort een bewaartermijn van tien jaar bij. Als je dit niet direct bij het vaststellen registreert, moet je achteraf uit HR-archieven halen wie op dat moment de sleutelfunctionaris was en met wie het contact was. Ook moet je uit wetsarchieven halen wat op dat moment de bewaartermijn en regelgeving was. En uit bedrijfssystemen bij welke processen deze e-mail destijds hoorde. Dit is een bijna onmogelijke opgave en bovendien heel tijdsintensief en kostbaar.’
Marcel Osterwald
- Technical Sales Specialist Business Automation
- IBM
- Cloud Pak for Business Automation
Voordelen
Archiveren by design heeft veel voordelen. Door overmatige opslag van onnodige gegevens te verminderen, kunnen organisaties kosten besparen op opslaginfrastructuur en -beheer. Ook hebben organisaties profijt van verhoogde compliance: ze kunnen gemakkelijker voldoen aan wettelijke vereisten en zo boetes en juridische problemen voorkomen. Daarbij hebben medewerkers gemakkelijker en sneller toegang tot informatie. Ook worden risico’s zoals gegevensverlies en ongeautoriseerde toegang verminderd door effectievere archivering. Tot slot draagt het bij aan duurzame toegankelijkheid van informatie. Vooral voor burgers is een duurzame toegankelijkheid tot overheidsinformatie essentieel. Een goed informatiemanagementsysteem bevordert transparantie in de besluitvorming en beleidsuitvoering van de overheid. Dit kan op langere termijn bijdragen aan het vertrouwen in de overheid.
Nog niet de standaard
Toch is archiveren by design nog lang niet altijd de standaard. Eric Burger: ‘Veel archiveringstechnologie is vrij nieuw. Informatiebeheer en archivering zijn bovendien specialismen. Er is helaas vaak nog te weinig kennis in de markt om hier goed mee om te gaan. Daarbij worden de specialisten vaak niet betrokken in de ontwerpfases van automatiseringsprojecten. Archiveren is vanuit het verleden een redelijk gesloten domein van archivarissen en informatiebeheerders. Ze zaten bijna altijd letterlijk in de kelder. Dit zie je nu nog terug. Vaak bestaat er een kloof tussen de introductie van de software en het moment dat men zegt: misschien hadden we toch iets moeten doen met archivering.’ Subhaas Kisoensingh, adviseur informatiemanagement bij Content Strategy pleit voor gestandaardiseerde beleidskaders: ‘We moeten het beleid voor archiveren by design meer vanaf bovenaf stimuleren. Managers hebben vaak al veel op hun bord liggen zoals security by design en privacy by design. Door bepaalde implementaties te standaardiseren kan bij ieder nieuw informatieproject archivering eenvoudig ingebouwd worden.’
Subhaas Kisoensingh
- Adviseur informatiemanagement
- Content Strategy
- Informatie op orde, Digitale transformatie, Digitale dienstverlening, Digitale toegankelijkheid
- www.contentstrategy.nl
Burgers en bestuurders beter ondersteunen
‘Klanten weten vaak wel dat ze iets moeten doen met archiveren. Maar niet precies wat,’ zegt Silvion Moesan, Founder & Chief Product Officer bij Open.nl. ‘Managers van vakafdelingen begrijpen niet altijd het belang van het duurzaam toegankelijk maken van informatie. Hun prioriteit ligt dan bij het ontwikkelen van een applicatie die medewerkers ondersteunt in huidige processen die ze moeten uitvoeren. Daar hoort archiveren meestal niet bij. Maar archiveren zou net als privacy en security vooraf in het ontwerp opgenomen moeten worden. Zeker als we het hebben over overheidsinformatie. Je helpt je burgers niet met gebrekkige informatie. Daarbij moeten bestuurders hun besluiten nemen op basis van wat er is aan informatie. Dan moet je zorgen dat je informatiehuishouding goed op orde is.’ Marcel Osterwald vult aan: ‘Burgers en organisaties moet zeker zijn dat stukken en beleidsnotities veiliggesteld en terug te vinden zijn. En dat privé-informatie automatisch op tijd vernietigd wordt. Als je archivering en vernietiging aan de gebruiker overlaat, is het foutgevoelig. Mensen blijven mensen. Ze denken toch sneller: dat komt wel. En dan wordt het vergeten.’
Silvion Moesan
- Founder & Chief Product Officer
- Open.nl
- Hotspotarchief en Business Automation
- www.open.nl
Basis
Inzicht in het proces vooraf is belangrijk. Subhaas Kisoensingh vertelt: ‘Zorg dat je de basis voor je fundament vooraf vastlegt. Neem het op in je kwaliteitssysteem. Zorg dat je meetinstrumenten hebt en dat je het als concreet vereiste meeneemt in aanbestedingen en nieuwe projecten. Stap weg van die abstracte kaders. Gebruik concrete begrippen met je teams: wat houdt archiveren by design voor ons in? Wat betekenen begrippen als vernietiging of toegang binnen onze organisatie precies? Pas als je dat duidelijk hebt, kun je de volgende stap zetten.’ Eric Burger: ‘Klanten vragen vaak als eerste waar ze precies mee kunnen archiveren en waar ze moeten beginnen. Want dat is nog niet zo bekend. Microsoft 365 heeft daarvoor oplossingen. Bijvoorbeeld tooling om privacygevoelige informatie automatisch te scannen, te organiseren en vindbaar te maken op een manier die veiligheid waarborgt. En oplossingen voor automatische archivering: een gebruiker hoeft dan niet zelf te archiveren want het systeem doet dat al voor ze.’
Vijf tips van experts:
- Zorg dat je de basis voor je architectuur vooraf concreet vastlegt. Wat verstaan we onder begrippen als ‘toegang verlenen’, ‘overdragen’, of ‘vernietiging’? Dit geeft zowel intern als extern duidelijkheid en handvatten.
- Gebruik een automatische tool om te archiveren. Zo voorkom je slordigheden en nalatigheid.
- Archiveren is een specialisatie. Zorg daarom dat je archiveringsexperts aan de ontwerptafel hebt zitten, net als security- en privacy-experts.
- Zorg dat je meetinstrumenten in huis hebt om correcte archivering te testen. Zo creëer je zowel intern als extern bewustwording omtrent het begrip ‘archivering’.
- Er is al heel veel mogelijk op het gebied van archivering, security en privacy. Vraag hulp aan experts!
Archiveren via een content services platform
IBM heeft een content services platform (CSP) ontwikkeld waar archiveren by design in zit. Marcel Osterwald legt uit: ‘In deze omgeving kun je metadata opslaan om te bepalen wat voor document het is, hoe het wordt gearchiveerd, welke toegangsrechten erbij horen en wanneer de bewaarperiode begint of wanneer het vernietigd of overgedragen moet worden aan het Nationaal Archief. Onze module, IBM Enterprise Records, doet dit automatisch. We hebben een zero-click-policy. De gedachte hierachter is dat automatisering nalatigheid voorkomt. Ook hebben we tools die privacygevoelige informatie met hulp van kunstmatige intelligentie automatisch detecteren en flaggen. Dan hoeft het alleen nog kort gecontroleerd te worden door een select aantal ogen. Dit draagt bij aan security.’
Hotspotarchief
Bij Open.nl krijgt men vaak als klacht dat het implementeren van archiveren by design tijdrovend zou zijn. Silvion Moesan: ‘Dat hoeft niet. We hebben softwareproducten gecreëerd die helpen om informatie uit procesapplicaties duurzaam toegankelijk te maken. Een domeingericht archief kunnen we onder een systeem plaatsen. Dit is relatief eenvoudig toe te voegen in het applicatielandschap, een soort plug-and-play.’ ‘Bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport leverden we recent een hotspotarchief. Dit gebruikt het ministerie om alle informatie omtrent de besluitvorming van COVID-19 vast te leggen. Het systeem haalt informatie uit alle relevante systemen en legt deze vast in een centrale bron: het hotspotarchief. Het informatiebeleid is hiermee zo ingericht dat het ministerie kan meebewegen met digitale transformatie. Als je grip op informatie hebt, kun je solide verder bouwen.’