De adviseurs van het Nationaal Archief zijn wel te vinden voor een adviestraject waarin theoretische kaders de praktijk ontmoeten. Wil een organisatie archiveren by design integreren in haar visie op het inrichten van informatiesystemen? Dan grijpen onze adviseurs die kans al helemaal met beide handen aan.

Waarom is een visie zo belangrijk?

Onze voorbeeldorganisatie van ongeveer tweeduizend medewerkers speelt een belangrijke rol in Nederland en daarbuiten. Het werkveld is groot, divers en complex. Dit heeft gevolgen voor de informatiehuishouding van de organisatie. Ze stelt hoge eisen als het gaat om betrouwbaarheid, veiligheid en dataverwerking. En ook aan het informatiebeheer. De organisatie wilde een visie ontwikkelen om:

• structuur te geven aan vernieuwing of verandering binnen de organisatie ten aanzien van informatiesystemen;
• het thema informatiehuishouding en de bijbehorende thematiek op een uniforme manier in (de context van) andere trajecten over te brengen aan alle belanghebbenden.

De visie ontwikkelde ze als deel van Open op Orde: het actieplan om de informatiehuishouding van de rijksoverheid te verbeteren. De visie biedt de organisatie een stip op de horizon bij het maken van keuzes op het gebied van informatiesystemen. Ook dient de visie als input voor toekomstige programma’s en projecten. Denk bijvoorbeeld aan e-mailarchivering. Deze manier van werken is een schoolvoorbeeld van archiveren by design. Al voordat de projecten starten, leg je de eisen voor duurzame toegankelijkheid vast in uitgangspunten.

Hoe kom je tot een visie?

De voorbeeldorganisatie ging zorgvuldig te werk en begon met een nulmeting. Hieruit bleek dat er onderlinge verschillen bestonden over hoe medewerkers de staat van de informatiehuishouding inschatten. En hoe ze de betekenis en het belang van de informatiehuishouding zien. Dit gegeven onderstreepte het belang van een duidelijke, gedeelde visie. Daarom onderzocht de organisatie hierna die verschillen in workshops met stakeholders. Het Nationaal Archief sloot aan als adviseur en expert in archiveren by design. Het uiteindelijke visiedocument is ook nog apart met de adviseur van het Nationaal Archief besproken en becommentarieerd. Het ontwikkelen van zo’n visie vraagt om kennis van de organisatie, de werkzaamheden, het speelveld, van enterprise-architectuur en van duurzame toegankelijkheid. Voor de begeleiding van dit traject bracht de organisatie daarom experts op het gebied van enterprise-architectuur, gebruikers, ict en informatiebeheer bij elkaar. Dit heeft geleid tot een document c.q. presentatie die ze intern kan gebruiken om alle stakeholders mee te nemen. Ook kan de organisatie het visiedocument gebruiken bij het begin van nieuwe initiatieven.

Wat is de visie?

De voorbeeldorganisatie richt zich op datagedreven werken. Goed ingerichte informatiesystemen die de informatiehuishouding en het informatiebeheerproces ondersteunen tijdens de gehele levenscyclus van de informatie, zijn daarbij essentieel. Oftewel: een uniforme inrichting is noodzakelijk waarbij metadatering een belangrijke rol speelt als verbindende factor. Metadatering zorgt namelijk voor duurzame toegankelijkheid. De organisatie werkt nu met een vaste kern aan metadata voor alle informatie, ongeacht of deze gestructureerd is. In de visie is de basis van alles wat de organisatie doet daarom metadatering. Metadatering zorgt namelijk voor duurzame toegankelijkheid. De organisatie werkt nu met een vaste kern aan metadata voor alle informatie, ongeacht of deze gestructureerd is. Denk aan bewaartermijnen, titel, auteur, datum en toegankelijkheid. Deze informatie vult ze aan met specifieke metadata voor specifieke processen. Het uiteindelijke streven is om metadata automatisch aan de informatie toe te voegen.

Waarom werkt deze visie?

De informatiehuishouding van de voorbeeldorganisatie omvat de opslag, het beheer en de verstrekking van zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens. Die ongestructureerde gegevens variëren van brieven en e-mails tot foto’s, video’s, datasets en illustraties. Het is noodzakelijk dat deze informatiehuis­houding op de juiste manier is ingericht. Alleen dan zijn alle gegevens en documenten op het juiste moment in een proces, voor de juiste medewerker en in de juiste vorm beschikbaar. De nadruk ligt vanaf nu op het geheel. Het onderscheid tussen gestructureerde en ongestructureerde gegevens valt weg. Dit is een verandering in het denken. Traditioneel zijn het gescheiden werelden en we hebben al snel de neiging om gestructureerde gegevens niet mee te nemen als het gaat over duurzame toegankelijkheid. Archiveren van informatie begint vanaf het ontstaan van informatie, dus aan het begin van een proces. Bij de keuze van (nieuwe) systemen stelt de organisatie nu eisen aan haar systemen op het gebied van archiveren. Ze brengt informatie onder beheer zo lang als nodig is. Selectielijsten zijn ervoor om bewaartermijnen vast te stellen.

Doel?

Het doel is een uniforme inrichting voor verschillende processen waar het kan. En een verschil in inrichting daar waar het moet. De organisatie kent veel verschillende waardestromen: dit zijn alle processtappen die waarde toevoegen in het proces. Bijvoorbeeld het beantwoorden van een klantvraag. Duurzame toegankelijkheid kun je niet in elk proces op dezelfde manier bewerkstelligen. Voor alle divisies moet je de processen en systemen onafhankelijk benaderen. Informatiestromen en koppelingen met en tussen (internationale) systemen zijn anders. Als je je focust op de waardestroom en de informatie die daarvoor nodig is en daaruit voortkomt, zorg je ervoor dat je juist die informatie duurzaam toegankelijk maakt. En dat is het belangrijkst! De voorbeeldorganisatie kan door de visie veel gerichter invulling geven aan de ontwikkeling van nieuwe systemen en aan de doorontwikkeling van bestaande. Heel concreet zie je dat terug in de aandacht voor metadata. Er is een basisset aan metadata die zorgt voor uniformiteit, met ruimte voor de specifieke behoeften. En dit gaat verder dan de traditionele systemen: het geldt voor alle systemen en processen in de organisatie.