Op weg naar een slimmere, geïntegreerde informatiehuishouding
Samenwerken aan digitale uitplaatsing
Tekst Léon Masselink
Léon Masselink is adviseur digitale ontwikkelingen/projectleider eDepot bij Regionaal Archief Rivierenland
De afgelopen jaren hebben het Regionaal Archief Rivierenland en de Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard gewerkt aan een eerste digitale uitplaatsingsproject van twee documentmanagementsystemen, dat inmiddels succesvol is afgerond. Met dit project zijn ze genomineerd voor de Od Kwaliteitsawards 2023. Hoewel hun deelname helaas geen prijs heeft opgeleverd, hebben ze wel meerdere geïnteresseerde vakgenoten kunnen vertellen over hun project.
Iedere overheidsorganisatie krijgt vroeg of laat te maken met legacy: informatiesystemen die niet meer ondersteund worden door de leverancier maar die overheidsinformatie bevatten die (nog) niet vernietigd mag worden, of zelfs permanent bewaard dient te worden. De Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (BVEB) bevond zich eind 2019 in die positie voor haar gemeenten Maasdriel en Zaltbommel. Er waren twee documentmanagementsystemen (DMS’en) die ze wilden uitfaseren. In onderling overleg met het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) is toen besloten de in die DMS’en aanwezige digitale informatieobjecten uit te plaatsen naar het eDepot van het RAR. Uitplaatsen betekent in dit geval dat alle informatieobjecten in het DMS gemigreerd zouden worden naar het eDepot, zowel de op termijn te vernietigen stukken als de op termijn over te dragen stukken. De ambtenaren van de gemeenten zouden de stukken dan via een beveiligde toegang vanuit het eDepot kunnen raadplegen.
‘IEDERE OVERHEIDSORGANISATIE KRIJGT VROEG OF LAAT TE MAKEN MET LEGACY’
Pioniersproject
Dit idee sloot aan bij de wensen en ambities van het RAR. Het RAR heeft in 2018 haar eDepot in werking gesteld. Per december 2019 is dit eDepot ED3-compliant verklaard, wat in december 2022 met 3 jaar is verlengd. Dit houdt in dat het eDepot voldoet aan de normen, standaarden en wet- en regelgeving die voor een eDepot van toepassing zijn. De tijd was rijp voor het uitvoeren van een groot digitaal migratietraject, en dat zo veel mogelijk in eigen beheer. Zodoende kon er maximaal geleerd worden wat digitale migratie zou betekenen qua procesinrichting en benodigde organisatie. Dit project was in meerdere opzichten een pioniersproject. Voor de BVEB was het de eerste keer dat ze het digitaal archief ging migreren naar het eDepot en twee DMS’en ging uitfaseren. Voor het RAR was het de eerste keer dat het een migratie van een dergelijke omvang ging vormgeven en begeleiden. Voor de eDepotleverancier bood het project aanleiding om enkele voor uitplaatsing noodzakelijke functionaliteiten te ontwikkelen, zoals afgeschermde raadpleegaccounts en een vernietigingsmodule.
Fasen uitplaatsing
Het project viel uiteen in meerdere fasen. In de opschoonfase heeft de BVEB de inhoud van de beide DMS’en opgewerkt naar de juiste kwaliteit. Dossiers werden afgesloten en opgeschoond, bewaartermijnen toegekend en ontbrekende metadata toegevoegd. In de tussentijd startte ook de vormgeeffase. De metadataschema’s van de beide DMS’en werden in kaart gebracht, om vervolgens te bepalen welke metadata in aanmerking zouden komen voor migratie. Hiervoor is TMLO/ToPX gebruikt als uitwisselstandaard. Omdat bij uitplaatsing de ambtenaar de eerste gebruiker is, zijn in het kiezen van de metadata verschillende soorten gebruikers geraadpleegd. Hieruit ontstonden per systeem een aantal metadatamodellen, die gingen dienen als mal voor een deel van de migratie. Na het vormgeven begon de migratiefase. Een externe migratiespecialist goot de data uit de bronsystemen in de afgestemde mallen en bood ze in verschillende fasen aan bij het RAR. Eerst in metadatavorm en uiteindelijk in de exportstructuur inclusief alle bestanden. In de tussentijd controleerde en valideerde het RAR alle leveringen, om er zeker van te zijn dat de structuur klopte en er geen gegevens misten.Terwijl de definitieve leveringen werden geïmporteerd, kon de inrichtfase beginnen. De informatieobjecten werden hierin gereedgemaakt voor beschikbaarstelling aan de ambtenaar. Autorisaties werden ingericht, vertrouwelijke dossiers werden gekoppeld aan het juiste vertrouwelijkheidsprofiel. Ook werd het zoekportaal voor de ambtenaar afgetest met enkele key-users van de beide gemeenten.Ten slotte volgde de afrondfase. De onderlinge afspraken tussen RAR en BVEB werden beklonken, de ambtenaren kregen toegang en de uitplaatsing ging live!
Resultaten
Nu het uitplaatsingsproject is afgerond, kunnen we tevreden terugkijken. Het project heeft voor beide organisaties de ogen geopend. Er is veel geleerd over allerlei aspecten van het migratieproces, van mappen tot doorlooptijden tot welke stappen wel en welke beter niet in eigen beheer genomen kunnen worden. Maar belangrijker nog is de gedeelde realisatie dat digitaal informatiebeheer niet ophoudt bij de organisatiegrenzen, maar steeds meer een ketenuitdaging wordt. In een wereld waarin digitaal informatiebeheer voor de korte, middellange en lange termijn is belegd bij verschillende organisaties, wordt het essentieel om de drempel tussen deze organisaties zo laag mogelijk te houden. Uitplaatsing is daarin niet de eindoplossing, maar wel een nuttige tussenstap op weg naar een slimmere, geïntegreerde digitale informatiehuishouding tussen archiefvormer en archiefbewaarplaats. Hoewel onze deelname aan de Od Kwaliteitsawards geen prijs opleverde – bij dezen nog de felicitaties aan de gemeente Tilburg en het ministerie van JenV – hebben we naar aanleiding van onze deelname al wel meerdere geïnteresseerde vakgenoten kunnen vertellen over ons project.
‘HET PROJECT HEEFT VOOR BEIDE ORGANISATIES DE OGEN GEOPEND’
- Mocht je meer willen weten, kijk dan de volgende twee webinars terug die gegeven werden bij VNG Realisatie. Algemeen over het project: https://youtu.be/jE1S9n0gO4k?si=sHE1Ie9NQEHkBzf2.
- Over de toegang voor ambtenaren: https://youtu.be/M1-vg39Nsrw?si=DqJ5Eo7gc7SoBZL8.