Bewustzijn

Het eerste wat me opviel bij de Belastingdienst is dat er nog een lange weg te gaan is om in control te komen van de informatiehuishouding. Belangrijke processen en systemen voor goed digitaal informatiebeheer moesten nog worden ingericht. Met name voor de onder­steunende processen, waar DF&A mee te maken heeft. Zo is er geen documentmanagementsysteem (deze lijkt er in 2024 wel te komen) en geen ondersteuning voor recordmanagement. Ik was in mijn jaren bij de gemeente niet anders gewend dan dat deze voorzieningen een vanzelfsprekendheid zijn ter ondersteuning van de digitale informatie­voorziening. In plaats daarvan staat gigantisch veel ongestructureerde data op de netwerkschijf, in applicaties en op het samenwerkingsplatform. Probeer daar maar eens fatsoenlijke waardering en selectie op te plegen. In mijn eerste maanden bij DF&A kwam er een rapportage met bevindingen vanuit de interne kwaliteitsmonitor van de Belastingdienst (i-control), inclusief aanbevelingen ter bevordering van de kwaliteit van de informatiehuishouding. Op basis hiervan, gecombineerd met mijn eigen waarnemingen en bevindingen heb ik een Verbeterplan voor de IHH van DF&A opgesteld. Deze is vastgesteld door het MT van DF&A. Dat verbeterplan voorziet in het realiseren van systemen, structuren en processen op het gebied van de informatiehuishouding in de komende jaren. Waarbij een belangrijke activiteit is om de bewustwording van informatiehuishouding bij medewerkers te bevorderen en wat zij kunnen doen om de informatiehuishouding op een hoger niveau te krijgen. De effectiviteit van de systemen, structuren en processen staat of valt met hoe bewust gebruikers er mee om gaan.

Een jaar verder

Inmiddels zijn we ruim een jaar verder en is er veel gebeurd, met name op het gebied van de informatiestructuur, informatiebeheer en awareness van de informatiehuishouding bij de medewerkers. Ik heb twee externe medewerkers tijdelijk mogen inhuren om me te helpen de klus te klaren. Over enkele maanden hopen we een informatiebeheerplan af te ronden, dat en overzicht geeft van de huidige inrichting en status van de informatiehuishouding bij DF&A. Op basis hiervan kunnen aanbevelingen worden gedaan om de informatiehuishouding verder te verbeteren. Begin 2024 worden een nieuwe werk­omgeving (DBO-Digitale Brug Overheid) en M365 geïntroduceerd. We zijn momenteel hard bezig om maatregelen op te stellen om grip te houden op de informatie in deze omgeving. De verwachting is dat de komst van M365 een grote impact zal hebben op de informatie­huishouding. Een goede voor­bereiding en het inrichten van processen en tools voor het informatie­beheer en afspraken maken over de governance is van groot belang. De bevordering van de bewustwording en verantwoord gebruik van gegevens, informatie en analytics is in 2024 een speerpunt van het MT van DF&A. Het hele jaar zullen er activiteiten rondom dit thema zijn. Dat begint met het uitzetten van een enquête, maar er zullen ook kennissessies, workshops en andere inhoudelijke, maar ook ludieke activiteiten worden georganiseerd. En waar mogelijk zal aangesloten worden bij relevante en passende activiteiten van de (rijks-)overheid. In de eerste helft van 2024 zal een nieuwe ronde van de Kwaliteitsmonitor plaats­vinden. Dat zal een belangrijke indicatie geven over de ontwikkeling en vooruitgang van de informatiehuishouding bij DF&A.