Eerste Kamer maakt informatie­huishouding Woo-proof

Tekst Marco Buzing Beeld CC BY 2.0 DEED, Attribution 2.0 Generic

Marco Buzing is communicatieadviseur bij de griffie van de Eerste Kamer

Wie ja zegt tegen wetten in Nederland, moet natuurlijk zelf het goede voorbeeld geven als het gaat om het uitvoeren van diezelfde wetten. Vandaar dat de Eerste Kamer met de komst van de Wet open overheid (Woo) de eigen informatiehuishouding flink op de schop nam.

Het Project Informatiehuishouding Eerste Kamer (PIEK) is voor dit doel in 2021 van start gegaan. Het PIEK-project kenmerkte zich door een pragmatische aanpak, gericht op verdere professionalisering van de omgang met informatie binnen de Eerste Kamer. Die aanpak was bovendien ingegeven door een harde deadline. Veel tijd om voor de inwerkingtreding van bovengenoemde wetgeving Woo-proof te zijn was er namelijk niet. De organisatie had daarvoor slechts 2 jaar de tijd.

Over het project

Het PIEK-project binnen de Eerste Kamer richtte zich op de volgende onderdelen van de informatiehuishouding:

  • websitearchivering;
  • inrichten documentmanagement;
  • inrichten Woo-loket;
  • passief openbaar maken;
  • e-mailarchivering;
  • inrichten record­management;
  • voorbereiden op ‘actief openbaar maken’;
  • opleiden en trainen van eigen medewerkers.

Voor het project was een kleine 1,3 miljoen euro begroot. Het project is binnen het tijdpad en budget gebleven. Op de website van de Eerste Kamer staat een stappenplan voor het indienen van Woo-verzoeken en een overzicht van al afgehandelde verzoeken.

Alpe d’Huez

Dat betekende processen anders inrichten, zodat de Eerste Kamer kon voldoen aan de termijnen die voor een Woo-verzoek staan. Maar het betekende ook de aanschaf van laksoftware. Daarbij hielp het dat veel van de informatie al standaard openbaar is, wat uiteraard inherent is aan de functie van een senaat. De vergaderingen zijn live en online te volgen, en ook de stukken op basis waarvan de Kamer beslist, zijn openbaar. Eveneens realistisch en haalbaar in dit project was de keuze voor SharePoint als documentmanagementsysteem (DMS). De ongeveer tachtig medewerkers van de griffie werkten er al mee en de software bood de faciliteiten om verder te professionaliseren. Desondanks bleek het inrichten van SharePoint de Alpe d’Huez van dit traject te zijn: het kostte met 15 maanden uiteindelijk 4 keer zoveel tijd dan vooraf gepland. Binnen SharePoint zijn alle medewerkers meer met standaardsjablonen en documenttypen gaan werken. Zo hoeven metadata maar eenmalig ingevoerd te worden om vervolgens op meerdere plaatsen gebruikt te kunnen worden. Dit zorgt ook voor uniformiteit en efficiency. Wel vroeg dit op technisch vlak meer capaciteit, kennis en kunde dan vooraf ingeschat.

Draagvlak en bewustwording

Ook het meekrijgen van de gebruikersorganisatie was een uitdaging. De bestaande werkwijzen waren soms jarenlang ingesleten en dat verander je niet zomaar. Vandaar dat ook is ingezet op voorlichting en training en dan zo veel mogelijk door eigen mensen of door (rijks)trainees die zich de materie snel eigen konden maken. Uit de eindgebruikersgroep werden key-users geselecteerd die meedachten en meededen met het project. Draagvlak kwam onder meer door eigen mensen in te zetten als floorwalkers na het lanceren van het nieuwe DMS. Ook aan bewustwording werd gewerkt, onder andere door helder te definiëren wat wel en wat niet valt onder actieve openbaarheid. Verder uniformeerden we informatiestromen door bijvoorbeeld het gebruik van standaardsjablonen en document­eigenschappen in SharePoint af te dwingen. Het streven was om het de gebruiker zo gemakkelijk mogelijk te maken, anders vervalt deze waarschijnlijk in oude patronen.

Taaie materie

Voor het eigen Woo-loket heeft de Eerste Kamer gekeken naar wat er rijksbreed op dit vlak al voorhanden was. Voor de laksoftware was al snel DocDirekt gevonden en daarvoor wordt OCTOBOX ingezet. De eerste Woo-verzoeken vormden vervolgens een spannende proof of the pudding. Was het proces van indienen en behandelen ingericht zoals vooraf beoogd en – belangrijker nog – werkte het ook in de praktijk? Uit de eerste verzoeken bleek dat het geval te zijn. Daarbij kon de Kamer dankzij de bereidwilligheid van alle Kamerfracties op dit punt zo transparant mogelijk zijn. Dat er zo min mogelijk is gelakt, beschouwen we als een van de successen van dit project. Is dan alles tijdens het project rozengeur en maneschijn geweest? Nee, er is zeker nog taaie materie overgebleven. Neem e-mailarchivering. De technische mogelijkheden op dit vlak zijn nog beperkt en als je het echt goed wilt doen, vraagt dit nu nog onrealistisch veel capaciteit van de bestaande organisatie. Over de meest optimale – of minst ongunstige, zo je wilt – oplossing op dit punt zijn we ons nog aan het beraden.

‘HET MEEKRIJGEN VAN DE GEBRUIKERSORGANISATIE WAS EEN UITDAGING’

Tips en tricks:

Hierbij de belangrijkste tips en tricks uit het Project Informatiehuishouding Eerste Kamer:

  • Kies een werkwijze die past bij de organisatie.
  • Kijk mee bij vergelijkbare organisaties: hoe doen zij het?
  • Maak optimaal gebruik van de kennis die binnen de organisatie aanwezig is en vul ontbrekende expertise en capaciteit aan.
  • Verplaats je bij het behandelen van Woo-verzoeken in de informatiebehoefte van de indiener en ga in gesprek om verzoeken scherp te krijgen.
  • Leg afspraken vast in duidelijke werkinstructies, voorbeeldbrieven, standaardmails en dergelijke, zodat de organisatie bij ziekte of vertrek van collega’s met kennis van informatiemanagement niet in het duister tast hoe zaken zijn geregeld.
  • Zorg vooraf voor een scherpe afbakening van het project. Definieer duidelijk de eindproducten: wat moet het project opleveren en binnen welk tijdsbestek. Wat hoort wel bij de scope van het project en vooral ook wat niet?
  • Heb oog voor de quick wins van een project. Plan die slim in, dat houdt de vaart er in een project goed in.
  • Houd tijdens het gehele project voor ogen dat het uiteindelijke doel moet zijn dat de organisatie zelf in staat moet zijn om de informatievoorziening naar het volgende niveau te brengen. Informatievoorziening is immers nooit klaar. Zorg er dus voor dat er voldoende aandacht is voor de overdracht van de projectorganisatie naar de lijnorganisatie.
  • Zorg voor een goede nazorgfase van het project. Evalueer het project en beoordeel wat er nog nodig is om de bewustwording en het draagvlak te behouden onder de collega’s.

Deel dit artikel

Inhoud