De gemeente Den Haag voldoet, volgens een nulmeting, voor 70 procent aan de eisen die de Woo stelt aan het actief openbaar maken van informatie. Zo zijn bijvoorbeeld het subsidieregister, de Wob-besluiten en Woo-besluiten online te vinden, net als de jaarlijkse gemeentebegroting. Ook werkt de gemeente hard om te voldoen aan de eisen van de Archiefwet en de informatiehuishouding op orde te krijgen. Want zowel actieve als passieve openbaarmaking wordt lastig als je informatie niet kunt vinden.

Domeinarchitectuur

De gemeente Den Haag heeft de afgelopen 7 jaar gewerkt aan de ontwikkeling van een eigen, praktisch toepasbare domeinarchitectuur die kaders en richtlijnen meegeeft voor de verbetering van de informatiehuishouding binnen verschillende vakgebieden. Van IT-architectuur, security tot datamanagement. Sinds vorig jaar is die architectuur live gegaan op een speciale website onder de naam IRMA (Informatiebeheer Referentie Model Architectuur). ‘We wilden echt een brug slaan tussen de verschillende expertises,’ vertelt Koen Bakker, teamleider informatiebeheer en lead gegevensmanagement van de gemeente Den Haag. ‘Door de informatie goed neer te zetten wordt de focus gericht op samenwerking tussen, en meer samenhang met, alle expertises. Daarnaast bleek de Archiefwet in de praktijk nog niet zo goed te werken. Die gaat immers vooral over papier en eeuwig bewaren.’

Anders in de wedstrijd

‘Om ons informatiebeheer beter op orde te krijgen moesten we anders in de wedstrijd gaan zitten. We hebben toen de Archiefwet, maar ook de andere wet- en regelgeving, binnenstebuiten gekeerd om te kijken wat nou minimaal nodig is om onze informatiehuishouding op orde te krijgen. Zo kwamen we in IRMA op de zeven eisen - toegankelijkheid, vindbaarheid, betrouwbaarheid, veiligheid, duurzaamheid, herbruikbaarheid en volledigheid - en tien voorwaarden die nodig zijn om aan die zeven eisen te voldoen.’ De meerwaarde van IRMA is volgens Bakker dat het concrete handvatten meegeeft. ‘Voorheen kreeg een architect of een eigenaar van een procesapplicatie te horen dat hij moest voldoen aan de Archiefwet. Maar dit was zo weinig concreet dat dit heel lastig bleek. Nu met zeven eisen en tien voorwaarden snapt iedereen waar wij mee bezig zijn. IRMA is dan ook de basis voor de inrichting van onze informatiehuishouding, want alles is hier naar terug te redeneren.’ ‘Vooral bij nieuwe projecten die worden opgestart of grote systeemwisselingen of proceswijzigingen moeten mensen deze zeven eisen scherp hebben, voegt Emiel Mettes, concernadviseur informatie bij het expertisecentrum Data en AI toe. ‘Dan zitten wij aan tafel en kijken we mee.’

Campagne

Om de medewerkers in Den Haag mee te krijgen in de nieuwe eisen van werken die IRMA stelt, is de gemeente de integrale campagne Informatiebewust werken gestart, vertelt Wai Sam Wesbeek-Ng, manager van informatiebeheer. ‘Alle ambtenaren krijgen een samenhangend verhaal over de juiste omgang met informatie en ervaren daarbij wat dit betekent voor hun werk. Het gaat om bewust, ethisch verantwoord en integer omgaan met informatie en systemen. De focus ligt op het vergroten van de kennis van de medewerkers, maar ook op het positief veranderen van hun houding en gedrag. We leggen bijvoorbeeld in begrijpelijke taal uit hoe je het beste een document opslaat, waar je dat doet, en waarom. We hebben daarvoor tien gouden regels op het gebied van informatiebeheer opgesteld. Zo werk je bijvoorbeeld in concept aan een document in OneDrive, maar als het klaar is deel je het op SharePoint zodat het voor iedereen vindbaar is, en er mee kan worden samengewerkt. Ook is het belangrijk om het op te slaan met een begrijpelijke naam. IRMA is eigenlijk de filosofie of strategie achter onze informatiehuishouding.’ Volgens Mettes is het belangrijk om de medewerkers niet te veel te overstelpen met IRMA. ‘We moeten het wel vertalen naar hun dagelijkse praktijk.’ Dat doen de adviseurs van het team van Wesbeek aan tafel bij een portfoliosessie of intake om samen met projectleiders en andere expertises die vertaalslag te maken. ‘We zeggen dan: dit zijn de IRMA-­eisen waaraan je moet voldoen.’

Ontzorgen van medewerkers

Op basis van de zeven eisen en tien voorwaarden van IRMA heeft Den Haag een aantal producten ontwikkeld om de medewerkers te ontzorgen. Zo is er een minimale metadataset ontwikkeld. De meerwaarde van deze metadataset is dat er geen overbodige of onnodige gegevens aan gemeentelijke informatie worden toegevoegd. Bakker: ‘Als je goed metadateert, voldoe je ook aan de wet- en regelgeving. Daarom willen we op het moment dat informatie wordt ontvangen of gegenereerd deze meteen goed metadateren. Want het is veel lastiger om dat achteraf te doen.’ Wat daarbij moet helpen is een entiteits-relatie-diagram of datamodel. Dit model geeft in feite aan hoe het metadataschema is opgebouwd en hoe de velden zich met elkaar verhouden. Het is de basis voor de inrichting van het documentmanagementsysteem (DMS) van de gemeente en voor de inrichting van honderden gemeentelijke vak-, zaak- en procesapplicaties.