Overheidsinformatie in hapklare brokken
Eerder openbaar
Tekst Bas Nieuwenhuijsen
Bas Nieuwenhuijsen is freelancejournalist voor Od
De gemeente Hoeksche Waard publiceert Woo-verzoeken waarover een besluit is genomen, plus de bijbehorende documenten. Een eerste stap, want eigenlijk zou je zulke informatie niet achteraf openbaar moeten maken, maar eerder, vinden Carin Vaassen (strategisch adviseur juridische zaken) en Monica van der Vlies (adviseur dienstverlening) van de gemeente.
‘We hadden het vrij snel op de rails,’ zegt Vaassen. ‘Inclusief een inhaalslag tot 1 januari 2019, toen de gemeente Hoeksche Waard ontstond na een gemeentelijke herindeling.’ Die inhaalslag betrof Wob-verzoeken. Van der Vlies: ‘Wob-verzoeken werden al gepubliceerd online. Net als de Woo-verzoeken gebeurt dat binnen het “Open Web concept” met behulp van open source software, in samenwerking met andere gemeenten. We gebruiken dus open standaarden, die elke gemeente kan toepassen.’
Waardering
‘We vragen aan indieners van een Woo-verzoek altijd of ze de informatie alleen voor zichzelf opvragen, of dat iedereen die mag zien,’ vertelt Vaassen. ‘In het laatste geval zetten we de informatie geanonimiseerd online.’ ‘Voor het anonimiseren hebben we slimme software,’ vult Van der Vlies aan. ‘De software leert gaandeweg zelf, waardoor het steeds beter gaat. Gegevens zoals namen en adressen worden weggelaten, maar ook bijvoorbeeld concurrentiegevoelige informatie. De originele, niet-geanonimiseerde versie blijft bewaard. Er gaat wel tijd in zitten, maar we krijgen veel complimenten hiervoor.’ Vaassen: ‘We plaatsen verzoeken die tot een besluit hebben geleid op een overzichtelijke manier online, zodat ze goed te vinden zijn. Ook publiceren we de documenten die bij het onderwerp horen. Gebruikers, maar ook andere gemeenten, tonen veel waardering voor onze aanpak.’ ‘Andere gemeenten vragen vaak hoe we dat precies doen,’ gaat Vaassen verder. ‘Ze weten vaak niet goed waar ze moeten beginnen. Wij maken van de informatie als het ware hapklare brokken, die we online zetten.’ Van der Vlies snapt het probleem van andere gemeenten, en heeft een advies. ‘Je kunt wel eerst proberen om alles helder en precies te definiëren, maar dat lukt niet. Je kunt beter gewoon maar beginnen. Zoals zo vaak is 80 procent geen probleem, en 20 procent een hoofdpijndossier en ingewikkeld. Maar als je van tevoren alles wilt afkaderen, komt het niet van de grond. Begin maar, gaandeweg kun je het altijd bijstellen en verbeteren.’
‘WAT KUNNEN WE VOORAF OF TIJDENS HET BESLUITVORMINGSPROCES DELEN?’
Doorzoekbaar
De gemeente Hoeksche Waard publiceert niet alleen de Woo-verzoeken waarover een besluit is genomen, die informatie is ook doorzoekbaar. Van der Vlies: ‘We vullen trefwoorden in, waarop gebruikers kunnen zoeken. Je kunt bijvoorbeeld zoeken op plaatsnaam of straatnaam, en of het onderwerp in bijvoorbeeld het sociale of fysieke domein valt. De bijbehorende documenten zijn niet op die manier doorzoekbaar. Maar je zou ze als gebruiker bijvoorbeeld met behulp van AI kunnen ontsluiten, denk aan ChatGPT. Of je kunt ook gewoon een gerichte vraag stellen aan de gemeente.’ Vaassen: ‘Bij een Woo-verzoek horen soms heel veel documenten. Je kunt je afvragen of iemand die allemaal leest, maar dat is onze zaak niet. Als we mensen over een Woo-verzoek spreken, vragen we wel wat ze nou precies willen weten. We kunnen ze dan beter helpen en we hebben meteen contact met ze.’
Vertrouwen
De Woo-vragen die de gemeente krijgt, gaan vaak over het fysieke domein, vertelt Vaassen. ‘Dat gaat om zaken zoals wegen, fietspaden, een wijk die gesloopt wordt, dat soort projecten. Indieners van aanvragen willen dan weten wat de redenen achter die besluiten zijn, welke argumenten de gemeente daarvoor heeft. Ze vragen dan echt alles op, want het zijn verzoeken die vaak voortkomen uit wantrouwen, achterdocht.’ Daar snijdt ze een belangrijk punt aan, waar de Wet open overheid aan raakt: het vertrouwen tussen overheid en burgers. ‘Als gemeente zouden we eigenlijk het liefst Woo-verzoeken willen voorkomen,’ zegt Van der Vlies. ‘Dat zal niet volledig lukken, want er zal altijd iets te vragen overblijven, maar een proactieve houding bij het openbaar maken van informatie helpt wel. We willen dus kijken wat we aan informatie vooraf of tijdens het besluitvormingsproces kunnen delen. Actieve openbaarmaking dus.’ Vaassen beaamt dat: ‘Mensen zo vroeg mogelijk meenemen in wat je doet, in je overwegingen. Dat is ook waarvoor de Woo is bedoeld.’
‘BEGIN MAAR, GAANDEWEG KUN JE ALTIJD BIJSTELLEN EN VERBETEREN’
Elf categorieën
Woo-verzoeken publiceren is maar een eerste stap naar meer openheid, benadrukken ze. De Woo telt elf categorieën overheidsinformatie die openbaar moeten worden: wet- en regelgeving, organisatiegegevens, raadsstukken, bestuursstukken, stukken van adviescolleges, convenanten, jaarplannen en -verslagen, Wob-/Woo-verzoeken, onderzoeken, beschikkingen en klachten. Van der Vlies: ‘We zijn nu bezig met klachten en convenanten. Dat doen we op dezelfde manier als de publicatie van Woo-verzoeken en dat moet binnen afzienbare termijn rond zijn. De rest volgt uiteraard ook.’