In 2021 zijn we begonnen met het vullen van de applicatie voor het Documentair Structuur Plan (DSP). Deze applicatie hadden we al veel langer in huis maar werd alleen gebruikt als naslagwerk. Om het DSP goed te kunnen vullen is de kernwaarde samenwerking belangrijk. Organisatiebreed heb je daar onder andere informatie voor nodig van proceseigenaren en uitvoerders: wie doet wat, welke standaard­documenten worden gebruikt, welke systemen en applicaties worden er gebruikt, wat zijn je behandeltermijnen, et cetera? Maar ook, moet je schakelen met onder andere de Functionaris Gegevensbescherming en de CISO omdat je ook informatie rondom privacy en informatie­veiligheid in je DSP wilt opnemen.

Cirkel rond

Het DSP is geen statisch geheel waarbij je kunt volstaan met het eenmalig ophalen van deze gegevens. Je dient het continu te onderhouden en daar heb je actuele informatie vanuit de organisatie voor nodig. Als je die weet te verkrijgen, levert dat iets heel belangrijks op: je hebt inzicht in de informatie in je organisatie en je weet waar de benodigde informatie zich bevindt. Na het vullen van het DSP wordt er een koppeling gemaakt met het Document Management Systeem (DMS) dat in onze organisatie gebruikt wordt voor Zaakgericht Werken. Actuele informatie die nodig is voor het behandelen en afhandelen van zaken is op die manier in het DMS beschikbaar voor zaakbehandelaars, zonder dat ze gehinderd worden door de complexiteit van het DSP. Ook in het DSP ingestelde kenmerken als behandelaars en vertrouwelijkheden gaan met de zaaktypes automatisch mee naar het DMS. Vanuit het DMS kunnen documenten gemaakt worden in de sjablonentool. De verschillende documenttypen zijn opgenomen in het DSP waardoor de cirkel tussen processen, informatie en documenten weer rond is. Bij de beschrijving van de werkprocessen in het DSP is ook opgenomen wanneer deze niet in het DMS worden uitgevoerd. Er zijn immers altijd taakspecifieke applicaties (TSA) nodig. Hierbij hebben we een tweetal varianten onderscheiden: de TSA die wel aan het DMS gekoppeld is en de TSA die niet aan het DMS gekoppeld is. Dit geeft ons dan weer inzicht in het verdere beheer van de informatie in deze applicaties onder andere voor selectie en vernietiging.

Mens belangrijkste factor

We hebben het nu nog niet gehad over de belangrijkste factor voor een goede informatiehuishouding: de mens. Tegelijk met de doorontwikkeling van het DSP, DMS en de sjablonentool is de transitie van het team Documentaire Informatievoorziening (DIV) ingezet. Kort gezegd is het noodzakelijk – mede door de veranderende omgeving – dat het DIV-team meer naar buiten treedt in de organisatie. Dit betekent andere rollen, taken en competenties. Een ontwikkeling die al langer gaande was, werd hierdoor versneld: DIV moet aan de voorkant van de werkprocessen zitten en die daar op orde brengen om te voorkomen dat we aan de achterkant puin blijven ruimen. De eerdergenoemde kernwaarde wendbaarheid is hier duidelijk voor nodig. We hebben ingezet op meer kwaliteitscontrole en per team DIV-consulenten benoemd die actief de organisatie ingaan. Eerste acties van deze consulenten zijn de bijeenkomsten met de teams om uitleg te geven over de nieuwe manier van werken en de transitie van DIV. In deze bijeenkomsten worden ieders verantwoordelijkheden duidelijk benoemd. Een heel belangrijke hierin is dat de zaak­behandelaar volledig verantwoordelijk is voor het behandelen, afhandelen en compleet maken van de zaak.

Zwevende documenten

Er is een DIV-kwaliteitsmanager aangesteld die onder andere de controles op de gekozen zaaktypes doet en de bevindingen terugkoppelt aan de DIV-consulenten. Vervolgacties die voortkomen uit deze bevindingen worden door de DIV-consulent – waar nodig samen met de behandelend ambtenaar – opgepakt. Wekelijks is er een overleg met hele DIV-team waarbij de bevindingen van de kwaliteits­controles en de vervolgacties worden besproken. Dit overleg levert weer verbeterpunten op voor het DSP, DMS en de sjablonen, waardoor continu de kwaliteit van de informatie­huishouding verbetert. Verder vinden er onder andere controles plaats op “zwevende documenten” die niet aan een zaak of dossier zijn gekoppeld. Ook wordt er managementinformatie gegenereerd over werkvoorraden en behandeltermijnen.