Tilburg reist naar M365
Sinds het winnen van de Od Kwaliteitsaward krijgt Tilburg veel vragen vanuit andere gemeenten, maar ook waterschappen, politie en provincies.
Tekst Pieter Verbeek
Beeld RCIHH
Pieter Verbeek is freelancejournalist voor Od
Eind vorig jaar is de gemeente Tilburg een project gestart om alle digitale bestanden per afdeling te inventariseren en te verhuizen naar Microsoft 365. Bij de inrichting van deze cloudomgeving houdt ze meteen rekening met bewaartermijnen, dataclassificatie en privacy. Ook heeft ze een gedegen adoptiestrategie opgezet om iedereen mee te krijgen in deze verandering. Het leverde haar in 2023 de Od Kwaliteitsaward IHH (informatiehuishouding) op.
De aanleiding om deze reis te starten was het opruimen van de ongestructureerde informatie op onze netwerkschijven,’ vertelt Jolanda Polkamp, teammanager informatie, beheer & control van de gemeente Tilburg. ‘Onze mensen werkten tot voor kort met een G-schijf voor de afdelingen, een P-schijf voor projecten en een H-schijf voor persoonlijke bestanden. Het ging om terabytes, om wel meer dan 14 miljoen bestanden. Het was zoveel dat het onbevattelijk was geworden en niet meer te beheren was. Dat was een doorn in ons oog. Ook kwamen er kwesties als privacy naar voren, en zagen we steeds meer datalekken op die netwerkschijven ontstaan. Denk aan informatie zoals persoonsgegevens die daar niet mocht staan.’ Ook kon Tilburg niet voldoen aan wet- en regelgeving, vult Roland van Abel, adviseur Informatiebeheer, aan. ‘Vanuit de Archiefwet worden verschillende eisen gesteld. Een daarvan is dat informatie duurzaam toegankelijk wordt. Dat kun je niet garanderen als je de bestanden op netwerkschijven laat staan. Bestandsformaten verouderen, en door de enorme hoeveelheid raken documenten zoek. We wilden meer grip krijgen.’ Daarom startte de gemeente 8 jaar geleden met een onderzoek naar hoe ze al die bestanden op de schijven beter konden archiveren. ‘Door COVID-19 kwamen we in aanraking met Microsoft 365, en dat bleek daarvoor de beste tool te zijn.’
Aanlooptijd
Het project is na een lange voorbereidingstijd eind 2022 gestart. Sindsdien worden alle medewerkers van de gemeente getraind om hun documenten en data beter op te slaan, op Teams/SharePoint of OneDrive, en niet meer op netwerkschijven. Het succes van het project zit hem in de voorbereiding, vertelt Van Abel. ‘Daarin zijn we uniek. We hebben echt een uitgebreide aanlooptijd gehad met inzet van proeftuinen, de ontwikkeling van materialen voor de trainingen. We moesten het bij mensen laten doordringen dat dit nodig was en dat we het grondig moesten doen. Met het team adviseursinformatiebeheer hebben we bijvoorbeeld 3 maanden achter elkaar allerlei dingen kunnen uitproberen in een testomgeving.’ ‘Daardoor hadden we echt de tijd voor use cases, en hoe die werken in de praktijk. Toen kwamen SharePoint en OneDrive naar voren als meest geschikte tools om documenten beter gestructureerd te bewaren. Die keuze hebben we eerst getest in de proeftuin. Welke retentietermijnen hanteren we grofweg? Welke dataclassificatielabels en privacyaspecten gaan we gebruiken?’
‘ALLE MEDEWERKERS VAN DE GEMEENTE WORDEN GETRAIND OM HUN DATA BETER OP TE SLAAN’
Verplichte training
Uiteindelijk is het grote doel van het project om alle mensen goed met M365 te laten werken. ‘Daarom hebben we de verhuizing gecombineerd met trainingen over Teams, SharePoint en OneDrive maar ook over bewaartermijnen, dataclassificatie en informatiebeveiliging op het gebied van encryptie,’ licht projectleider Harry Raam toe. ‘Ook hebben we een handreiking over privacy gemaakt. Ook daarin is Tilburg volgens mij uniek.’ De hele omslag naar cloudgericht werken vereist bij alle medewerkers een heel andere manier van denken, legt Polkamp uit. ‘Dat maakte het hele project extra spannend. Samenwerken in de cloud zijn we immers niet gewend hier bij de gemeente. Voorheen zette je een document weg op een netwerkschijf, en dacht je er vervolgens niet meer over na. De insteek van Microsoft 365 is samenwerken. Nu moet je nadenken bij het opslaan van een document met wie je eraan samenwerkt, wie zit er in het team? Afhankelijk daarvan sla je een document op daar waar het hoort.’
Kill your darlings
Inmiddels heeft zo’n 95 procent van de 3.500 Tilburgse ambtenaren de basistraining gehad, en is zo’n 80 procent van alle digitale documenten vanuit de netwerkschijven verhuisd naar M365. Vanuit het project hebben mensen verschillende rollen gekregen om dit soepel te laten verlopen. Zo zijn er per afdeling verkenners ingezet om hun collega’s te helpen documenten te selecteren. ‘Want wat je denkt niet meer nodig te hebben, laat je staan om later vast te stellen wat weg mag of gearchiveerd moet worden,’ stelt Raam. ‘Het is een beetje kill your darlings. Dat kan best lastig zijn. In de nieuwe omgeving beginnen ze met een schone lei.’ Naast verkenners zijn er ook ambassadeurs aangesteld binnen de teams. ‘Dat zijn de digitale voorlopers onder de collega’s,’ legt Van Abel uit. ‘Als mensen het even niet zagen zitten tijdens de verhuizing konden ze bij hen aankloppen. Zo hebben we de betrokkenheid binnen de afdelingen zo groot mogelijk gemaakt, zodat het niet alleen maar een IT-feestje is.’
‘ONZE DURF OM BEWAARTERMIJNEN AUTOMATISCH TE LATEN TOEPASSEN IS DE GROOTSTE KRACHT’
Prijs
Inmiddels zijn de meeste netwerkschijven al bevroren. Je kunt er nog wel op om iets terug te vinden, maar er niets meer op bewaren. Alleen van de twee afdelingen die nog in training zijn, staan de netwerkschijven nog open. Om de informatie gestructureerd te houden zijn er automatische bewaartermijnen. Alles wat in de mailbox staat van de Tilburgse ambtenaren verdwijnt automatisch na zeven jaar, alles op de OneDrive na 4 jaar en voor Teams/SharePoint is de automatische bewaartermijn 10 jaar. De documenten die voor permanente bewaring of andere bewaartermijnen in aanmerking komen gaan onder begeleiding van een adviseur van informatiebeheer naar een maatwerk-Teams/Sharepoint-omgeving. ‘De grootste kracht van dit project is dat we durf hebben gehad om die bewaartermijnen automatisch te laten toepassen,’ stelt Raam. Dat spreekt andere overheden ook aan. Sinds het winnen van de Od Kwaliteitsaward vorig jaar krijgt Tilburg veel vragen vanuit andere gemeenten, maar ook waterschappen, politie en provincies. Polkamp wil dan ook andere gemeenten oproepen om mee te doen aan de Od Kwaliteitsawards 2024. ‘Intern hebben we waardering gekregen voor het winnen van de prijs, en extern levert het je veel aandacht op.’