Zorgtrajecten in de informatiehuishouding
Achteroverleunen is er niet bij
Tekst Bas Nieuwenhuijsen
Bas Nieuwenhuijsen is freelancejournalist voor Od
Elk ministerie produceert iedere dag een berg informatie. Hoe zorg je ervoor dat je die overzichtelijk opslaat, kunt terugvinden en overdragen aan anderen? Het team dat verantwoordelijk is voor contentbeheer binnen het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) ondersteunt de collega’s op het ministerie met ontzorgtrajecten.
Sinds 2013 stopt het ministerie geen papieren documenten meer in archiefdozen, maar bewaart het informatie digitaal. ‘Vroeger was er op de afdelingen een archiefmedewerker,’ vertelt Hanno Valentijn, adviseur informatiehuishouding bij VWS en lid van het team Contentbeheer. ‘Die gaf je een stapel papier en die sorteerde dat en archiveerde het. Toen we alles digitaal gingen opslaan, heerste het idee dat iedereen dat nu verder zelf kon regelen.’ Dat bleek anders te liggen, zegt Véronique Frinking, coördinator van het team. ‘Medewerkers slaan de informatie die ze produceren op allerlei plekken op, en die is daardoor niet altijd even makkelijk terug te vinden of over te dragen aan anderen.’ Valentijn: ‘Bovendien produceren we digitaal een veelvoud aan informatie van wat er was toen we alleen papier archiveerden. E-mails bijvoorbeeld en andere berichtjes, de verschillende versies van documenten enzovoort.’ Frinking: ‘Heel veel van die informatie is nodig, bijvoorbeeld om verantwoording te kunnen afleggen aan de Tweede Kamer en de samenleving, maar ook voor geschiedschrijving. De informatiehuishouding is daardoor belangrijker dan ooit. Wij ondersteunen medewerkers daarbij.’
Ontzorgen
De ontzorgtrajecten zijn ontwikkeld naar aanleiding van de gigantische hoeveelheden informatie die VWS produceerde tijdens de coronapandemie. ‘Het eerste idee hiervoor ontstond ongeveer 2 jaar geleden,’ herinnert Frinking zich. ‘Medewerkers kregen behoefte aan hulp om al die informatie te ordenen en vindbaar te maken. Dat was lastig, want iedereen had zo z’n eigen manier om informatie op te slaan. Wij hebben daarom de ontzorgtrajecten bedacht.’ ‘Daarbij ligt de focus op de netwerkschijven waarop mensen werken. Daar staat heel veel op. Maar ze werken niet volgens een standaard, zoals ons documentmanagementsysteem, dat we gebruiken voor alles wat echt naar het Nationaal Archief moet. De systematiek die wij propageren is niet hetzelfde als dat systeem, maar is wel daaraan gespiegeld. Dat zal het onder meer makkelijker maken om informatie die nu op netwerkschijven staat en die naar het Nationaal Archief moet in ons documentmanagementsysteem te sluizen.’
‘MEDEWERKERS SLAAN INFORMATIE OP ALLERLEI PLEKKEN OP’
Eigen verantwoordelijkheid
Wat betekenen de ontzorgtrajecten in de praktijk? Frinking: ‘Als een directie binnen het ministerie ons om hulp vraagt, komen we daarover praten. En als er commitment is, komen we gezamenlijk in actie. Hoe ze met informatie omgaan, blijft de verantwoordelijkheid van de betrokken directie en medewerkers. Wij gaan niet alles voor iedereen oplossen, ze moeten het zelf doen, met onze hulp. Zo vergroten we de bewustwording bij medewerkers en het leidt er ook toe dat ze vervolgens hun informatiehuishouding beter op orde houden.’ Frinking: ‘Wij helpen medewerkers alles zo te structureren dat het overzichtelijk wordt.’ ‘Daarvoor kunnen we richtlijnen en tips geven,’ zegt Valentijn. ‘Dat begint al bij de naamgeving van een document. In de naam moet altijd een aantal eigenschappen staan, zoals de datum, wat voor document het is, waarover het gaat en welke versie je voor je hebt.’ Frinking vult aan: ‘En je moet er een handeling bij zetten, bijvoorbeeld “houden interview met ministerie VWS”’. Mensen maken vaak mappen aan met daaronder allerlei submappen, die voor anderen niet te begrijpen zijn. En uiteindelijk bieden we nazorg, want ze moeten het ook goed op orde houden.’ Ze benadrukt dat het team niet voor “informatiepolitie” speelt. ‘Wat ze met hun informatie doen, is en blijft de verantwoordelijkheid van de medewerkers en de directie zelf. Maar het is wel duidelijk dat je de hulp van een specialist goed kunt gebruiken.’
‘WIJ GAAN NIET ALLES VOOR IEDEREEN OPLOSSEN’
Panta rhei
Het team heeft inmiddels het grootste deel van de afdelingen bereikt en Frinking en Valentijn verwachten dat ze over nog eens een jaar bij alle onderdelen van VWS langs geweest zijn. ‘Het loopt als een trein,’ zegt Frinking. ‘En dat terwijl we tot nu toe alleen komen op verzoek van de afdelingen zelf, we gaan ze niet zomaar opzoeken.’ Valentijn: ‘We merken dat er mond-tot-mondreclame is. Collega’s horen van elkaar dat wij kunnen helpen, of iemand gaat van een afdeling waar wij al zijn geweest naar een andere en roept ons dan ook daar te hulp.’ Het succes van de trajecten betekent niet dat het werk van het team over een jaartje gedaan is. Valentijn: ‘De organisatie verandert voortdurend, er komen bijvoorbeeld directies bij of er worden juist taken afgestoten. Ook de informatiestroom ontwikkelt zich steeds, waardoor je bijvoorbeeld je mappenstructuur moet aanpassen.’ Frinking: ‘Daarnaast gaan er mensen weg en komen er nieuwe bij. Hoe laten vertrekkers hun informatie achter? Hoe wordt er aan nieuwe medewerkers overgedragen? En aan mensen van buiten het ministerie? Ook ons vak blijft zich ontwikkelen, net als de manier waarop de overheid verantwoording aflegt. Dit is pas een eerste stap.’