Informatietransitie
Op weg naar prachtige verbetering
Tekst Anne van Veen
Anne van Veen is programmamanager informatietransitie bij de provincie Zuid-Holland
De provincie Zuid-Holland is in 2023 gestart met de realisatie van de informatietransitie. In dit artikel beschrijft programmamanager Anne van Veen de aanleiding, aanpak en de resultaten van dit meerjarige ingrijpende programma.
In Zuid-Holland groeide enkele jaren geleden het ongemak over de wendbaarheid en de toekomstbestendigheid van het informatiebeheer. De tweejaarlijkse inspectierapportage van de provinciearchivaris onderschreef de noodzaak om in actie te komen. De komst van de Woo (Wet open overheid) en andere aanstaande digitale wetgeving voedde de behoefte aan een analyse en een strategisch advies op het informatiebeheer. Dat advies kwam, en was aanleiding tot urgente actie. Informatiebeheer is jarenlang een ondergeschoven kindje geweest dat binnen de provincie niet de erkenning en waardering kreeg die het verdient.
Kansen van datagedreven werken
Het strategisch advies kent gelukkig niet alleen maar kommer en kwel. Het geeft ook de kans op een “prachtige verbetering”. Het advies bevat de uitnodiging om informatie – naast de mens en geld – te zien als een belangrijk en waardevol bedrijfsmiddel. Waardevolle en kostbare middelen wil je gericht inzetten en je wilt er zeker van zijn dat ze het beoogde doel dienen. Het tweede deel van het advies luidt dan ook: zet een stuur op je informatiedomein. Het wenkend perspectief komt tot volle wasdom in het derde deel van het advies. Want als Zuid-Holland de basis van het informatiebeheer goed op orde heeft, en daarop stuurt zodat de basis op orde blijft, dan bezit de provincie een schat aan informatie en data. Daarmee kan ze haar positie en functioneren, de besluitvorming en de verantwoording daarover met feitelijke analyses en inzichten onderbouwen. Met andere woorden: het datagedreven werken biedt grote kansen om de transformatie naar een echt digitale provincie te faciliteren.
Veranderkundig vraagstuk
De informatietransitie gaat binnen de provincie Zuid-Holland een verandering betekenen in de manier waarop we naar informatie en data en het belang ervan kijken, en in de wijze waarop we met informatie omgaan. Informatie wordt in toenemende mate relevant in de gehele procesketen. De focus verschuift van informatie die “van mij” is naar een veel breder belang van informatie die “relevant voor ons allemaal” is. Dat vraagt om een ontwikkeling in houding en gedrag van alle medewerkers van de provincie in relatie tot informatie. Het vereist ook andere en meer digitale vaardigheden. De digitale geletterdheid van de gemiddelde PZH-medewerker moet groter worden. We hebben de manier waarop we de aanpak van de problematiek vormgeven de informatietransitie genoemd. Dit is een serieuze knipoog naar de grote maatschappelijke vraagstukken die om grote veranderingen vragen. Denk hierbij aan de stikstof-, energie-, en de landbouwtransitie. We zien de informatietransitie primair als een belangrijk veranderkundig vraagstuk. Alle medewerkers, managers, directie en bestuurders van de provincie moeten hierin in beweging komen. Aan de transitie is ook een omvangrijke technologische uitdaging gekoppeld, die echter meer in de complexiteit en de omvang zit, dan in het innovatieve karakter ervan. Het op orde brengen van het informatiebeheer en het ondersteunen en borgen van het datagedreven werken is geen rocket science.
Hoe pakken we dat aan?
De Informatietransitie PZH kent drie aandachtsgebieden die overeenkomen met de elementen uit het strategisch advies:
- Aandachtsgebied 1: duurzaam digitaal informatiebeheer.
- Aandachtsgebied 2: datagedreven werken.
- Aandachtsgebied 3: I-governance en I-control.
In dit artikel staat verder met name de aanpak centraal van aandachtsgebied 1, de ontwikkeling van het duurzaam digitaal informatiebeheer. In de aanpak van de Informatietransitie staat de mens centraal. Dit klinkt gewenst modieus, maar krijgt een uitwerking in de verschillende aspecten van de aanpak. De veranderaanpak geeft op hoofdlijnen richting aan het veranderproces. Hierin spelen niet alleen de gebruikelijke aspecten van verandermanagement een rol, maar is er ook aandacht voor de systemische onderstroom in de organisatie: de verborgen dynamiek die een verandering kan ondersteunen of kan tegenwerken. Daar hoort een gereedschapskist met veranderinstrumenten bij, die naar behoefte worden ingezet. Een verandertraject in een provinciale opgave of organisatieonderdeel start met een scan, die de uitgangssituatie in beeld brengt. Op basis daarvan zetten we een afgewogen set aan veranderinstrumenten in.
‘DE DIGITALE GELETTERDHEID VAN DE GEMIDDELDE PZH-MEDEWERKER MOET GROTER WORDEN’
Wat hebben we?
In technologisch opzicht gaan we uit van wat we hebben. We verwachten geen grote nieuwe systemen of platformen nodig te hebben, maar positioneren dat wat we al hebben in een groter geheel, de architectuur. Daarbij zullen ook enkele van de huidige middelen afvallen, want niet alles is meer nodig om duurzaam digitaal informatiebeheer te ondersteunen. Zo nodig schaffen we op specifieke functionele gebieden nieuwe technologie aan. Een cruciaal onderdeel in het technologisch concept is het ontwerp van de in te zetten middelen. In de huidige situatie is er niet of nauwelijks ontworpen, of is het ontwerp enorm gedateerd. De situatie is paradoxaal: de provinciale tools voor informatiebeheer zijn op zichzelf goed. Ze vormen tegelijkertijd echter ook een belemmering vanwege verouderde ontwerpkeuzes, die niet zijn meegegroeid met de veranderingen in processen en functionele behoeften.
Wat heb ik nodig?
We ontwerpen alle middelen die we inzetten vanuit een aantal gebruikersprofielen. Daarin staat de vraag centraal: wat heb ik nodig om mijn werk optimaal te kunnen doen? De verwachting is dat het ontwerp voor het overgrote deel standaard zal zijn. Maar door de daarop aanvullende specifieke inrichting voor verschillende gebruikersgroepen, voelt de inrichting als op maat gesneden. Daarnaast besteden we veel aandacht aan de gebruikerservaring van de in te zetten middelen (user experience – UX-design). Met een weloverwogen ontwerp van de in te zetten middelen, slaan we ook een grote slag in het by design en by default faciliteren van de diverse onderdelen van het informatiebeheer. Denk hierbij aan openbaarheid, privacy, beveiliging en bewaren en vernietigen. Vakinhoudelijk biedt dit ook een mogelijkheid tot een prachtige verbetering, zonder dat we hier de medewerkers in hun dagelijks werk mee lastig hoeven te vallen.
‘INFORMATIEBEHEER IS JARENLANG EEN ONDERGESCHOVEN KINDJE GEWEEST’
Wat kan weg?
Een belangrijk onderdeel van het saneren en moderniseren van de middelen is het opschonen en verrijken van de informatie en data. We verwachten dat minimaal zo’n 60 procent van wat we hebben aan informatie weg kan, of conform de wettelijke richtlijnen weg moet. We zullen de informatie uit de verschillende bronnen hoog-geautomatiseerd op waarde schatten. Wat weg kan, wordt apart gezet en op termijn vernietigd. Wat weg moet, wordt direct vernietigd. En wat overblijft, wordt verrijkt met metadata conform de MDTO (Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie) en vervolgens naar de ontworpen doelomgeving gemigreerd. In de aanpak van de informatietransitie onderscheiden we vier aspecten:
- Richtlijnen en architectuur.
- Moderniseren en saneren.
- Processen en sturing.
- Verandermanagement, communicatie en digitale geletterdheid.
De ontwikkeling van de aspecten kent een natuurlijke volgorde. We beginnen met de kaders, richtlijnen en architecturen, die het raamwerk bieden waarbinnen de overige aspecten landen. Tegelijkertijd worden de aspecten niet in een “waterval-aanpak” ontwikkeld. Er is ook een wisselwerking tussen de aspecten. Zo betekent het uitgangspunt “de mens centraal” in de veranderaanpak ook iets voor de ontwerpprincipes en de beleidskaders en vice versa. Alle aspecten komen samen in de businessimplementatie die in de opgaven de transitie vorm en inhoud geeft. De resultaten van de aspecten zijn de basisrandvoorwaarden (enablers) voor de businessimplementatie, zoals te zien is in figuur 1.
Figuur 1 – De vier aspecten van de aanpak samenkomend in de businessimplementatie
Wat levert het op?
De gekozen aanpak wendt niet alleen de dreiging van onbeheersbaarheid van het informatiebeheer af, maar geeft ook zicht op een wenkend perspectief. In dit vergezicht heeft iedere medewerker van de provincie Zuid-Holland een moderne digitale werkplek die past bij zijn of haar werkzaamheden waarmee het weer fijn is om te werken. Die werkplek is zo ontworpen dat werkende weg alle facetten van het informatiebeheer worden ondersteund. We voldoen daarmee aan de huidige wettelijke kaders. Tegelijkertijd is voldoende flexibiliteit ingebouwd dat ook de compliance aankomende wettelijke richtlijnen is geborgd. Bovendien sturen we het informatiedomein, waardoor op orde blijft wat op orde is. En niet in de laatste plaats positioneert de provincie Zuid-Holland zich in de komende jaren als een relevante speler in het maatschappelijke ecosysteem van de provincie. Wanneer in dit speelveld – onder invloed van de digitale transformatie – de kaarten opnieuw geschud worden, is de provincie daar klaar voor. Zo biedt de urgente dreiging van het informatiebeheer ons de mogelijkheid tot een prachtige verbetering van de provincie Zuid-Holland in het algemeen en van het duurzaam digitaal informatiebeheer in het bijzonder.