De evolutie van archiveren by design
Tekst door Vincent Lageweg
Vincent Lageweg is redactielid Od
Vijf jaar geleden discussieerden Marco Klerks, recordsmanager bij de gemeente Rotterdam, Eric Burger, recordsmanagement- en informatie-governance specialist en Erik Saaman, programmanager Open op Orde bij het Nationaal Archief onder leiding van Jeroen Jonkers, hoofdredacteur Od, over archivering by design. In de discussie over de destijds nieuwe term lag de focus vooral op het belang van archivering by design en de bijdrage van diverse professionals. Vijf jaar later komen ze opnieuw samen om zowel de vooruitgang van de afgelopen jaren als de te nemen stappen in de toekomst te bespreken. Erik Saaman had gehoopt dat archivering by design nu alledaags zou zijn.
Vijf jaar terug eindigde Erik Saaman met de uitspraak: ‘Laten we hopen dat we binnen vijf jaar niet alleen praten, maar het gewoon doen.’ Jeroen Jonkers begint het gesprek met Eric Burger en vraagt wat hij in de afgelopen jaren zelf heeft gedaan. Burger reageert: ‘De afgelopen jaren heb ik van Microsoft 365 recordsmanagement mijn werk gemaakt. Ik heb vertrouwen gekregen in het samenbrengen van creatie, werk, zoeken en archiveren binnen één omgeving. We moeten al deze functionaliteiten actief met elkaar combineren op één plek.’ Tijdens de coronaperiode werd Teams vaak snel uitgerold, zonder na te denken over de inrichting. Bij veel organisaties werd toen niet nagedacht over archiveren by design. Saaman merkt op: ‘Microsoft moet je ook goed inrichten. Anders loop je opnieuw de “netwerkschijffuik” in.’ Burger vult daarop aan: ‘Ik zie vaak dat de afstand tussen de ict en het informatiebeheer te groot is.’ Marco Klerks: ‘Binnen ons vakgebied zien we niet vaak genoeg het belang van de ander. Als informatiebeheerders presenteren we direct een reeks eisen. De business zit daar niet altijd op te wachten. We hameren soms te veel op kwaliteit. De business wil echter ook, of zelfs vooral, snelheid. Persoonlijk let ik er dan op hoe we zo kunnen structureren dat eventuele toekomstige correcties mogelijk zijn.’
Eric Burger
Openbaarheid by design
Klerks sprak vijf jaar terug over zijn ambities om te werken aan openbaarheid by design. Klerks legt uit: ‘Mijn focus lag op het benadrukken dat openbaarheid niet alleen een technische kwestie is, maar ook afhankelijk is van medewerkers, processen, beleid en bewustwording. Nu deze basis gelegd is, richt ik mij op de technologische aspecten.’ Op de vraag of het hem concreet gelukt is openbaarheid by design vorm te geven in zijn organisatie antwoordt Klerks: ‘Nee, helaas nog. Momenteel is er vraag naar een publicatieplatform, wat in principe het sluitstuk van openbaarheid by design zou moeten zijn. We moeten nog beginnen met het opzetten van dit platform, inclusief de integratie van gestandaardiseerde zaaktypen, lakken by design en sjablonen.’
‘DE NIEUWE GENERATIE AMBTENAREN SPEELT EEN BELANGRIJKE ROL IN ARCHIVEREN BY DESIGN’
Erfenis uit het verleden
Jonkers vraagt aan Saaman hoe hij nu aankijkt tegen zijn voorspelling dat het effect van archiveren by design pas over 30 jaar zichtbaar zou zijn. Saaman antwoordt: ‘We liggen dus goed op schema. We realiseerden ons 5 jaar geleden al dat het succes van archiveren by design afhankelijk is van het meegroeien van organisatieveranderingen. Hoewel het concept nu is geaccepteerd, zal het nog enige tijd duren voordat we de volle impact ervan zien. De grootste bottleneck zit in de grote systemen waar niet veel meer aan te ontwikkelen valt. We zitten met een enorm grote erfenis uit het verleden. We hebben een nalatenschap uit het verleden die we moeten aanpakken, hetzij door vervanging, hetzij door grootschalige verbouwing.’ Burger vult hierop aan: ‘Ik zie dit gedeeltelijk. In veel gemeenten is er al aanzienlijke verandering opgetreden.’ Klerks voegt toe: ‘Ik geloof veel meer in een oplossing waarin we niet meer van ieder systeem afdwingen dat zij over archiefbeheer-functionaliteit beschikt, maar dat we hieraan een ander systeem koppelen die de data inventariseert, waardeert, vernietigt, etcetera. Metadata die niet in het bronsysteem past, leggen we afzonderlijk vast met verwijzingen. We hoeven dan vooral eisen te stellen aan de toegang tot de data in de bronsystemen in plaats van dat we steeds weer onze beheerprocessen moeten uitleggen.’
Pragmatische richtlijnen
Op de vraag wat nodig is om het onderwerp nog meer kracht bij te zetten, zegt Saaman: ‘We zien dat collega’s en organisaties bereid zijn om mee te werken. Er is nu vraag naar specifieke tools. We moeten ons instrumentarium uitbreiden. We hebben het DUTO-raamwerk opgezet en daar zijn mensen enthousiast over.’ Burger merkt op: ‘Ik hoor zeker positieve geluiden, maar ook met het DUTO-raamwerk blijft de match tussen theorie en een passende oplossing lastig. Als dat er zou zijn, komen we in een stroomversnelling.’ Burger licht verder toe: ‘Het is vreselijk moeilijk om technologisch aan alle wettelijke eisen tegelijk te voldoen. Alles wat in de weg staat voor een goede gebruikersoplossing wordt als een complicatie gezien. Het is bijvoorbeeld lastig een selectielijst goed in een bruikbaar systeem ingebouwd te krijgen. De richtlijnen moeten dus pragmatischer worden. Ik heb wel het idee dat we minder streng zijn gaan denken. De utopie dat we direct aan alle wetten tegelijkertijd kunnen voldoen wordt losgelaten.’
Marco Klerks
Nieuwe generatie informatieprofessionals
Jonkers vraagt of informatiebeheerders nu beter uitgerust zijn om effectieve gesprekken te voeren. Saaman bevestigt dat de nieuwe generatie informatieprofessionals, die vanaf het begin zijn opgeleid in de principes van archiveren by design, hierbij een cruciale rol speelt. Klerks vult aan dat ze doelbewust mensen hebben geworven met deze multidisciplinaire vaardigheden. Saaman merkt op dat hij in zijn onderwijs ziet dat het startniveau van studenten elk jaar stijgt, en dat jonge ambtenaren steeds meer kennis meebrengen. Voor hem was het opvallend hoe natuurlijk studenten deze principes vinden. Klerks zegt dat waar vroeger vooral historici in dit veld instroomden, nu mensen uit diverse studierichtingen komen. Burger wijst op de toegenomen kennis over data, informatie en ict onder jongeren, die soms zelfs sneller gaan dan de huidige professionals. ‘Dat is dus een hoopvolle boodschap! De studenten van vandaag zijn tenslotte de adviseurs en managers van morgen,’ concludeert Jonkers. Saaman lacht en zegt: ‘Ik moet inderdaad goed zoeken om iets negatiefs te vinden! Het neemt niet weg dat er nu grote uitdagingen liggen, bijvoorbeeld om een doorbraak bij e-mail te krijgen. Veel medewerkers ervaren dat als een inbreuk op hun privacy. Hier is archiveren by design echt nodig.’ Klerks zegt: ‘Dat is ook een kwestie van gedrag. Medewerkers denken dat de ict er is om hen te ondersteunen. De digitale transformatie is echter een transformatie van de business. Als je privémails stuurt met je werktelefoon is dat een probleem van de medewerker, niet van de ICT.’ Burger voegt toe dat het e-mailarchiveringsvraagstuk neerkomt op het aanpassen van regels aan een realiteit die niet meer werkt met de technologie van gisteren, wat leidt tot ontevredenheid bij alle betrokkenen.
Eric Saaman
‘HET IS MOEILIJK OM TECHNOLOGISCH AAN ALLE WETTELIJKE EISEN TEGELIJK TE VOLDOEN’
Culturele veranderingen nodig
Na de recente Tweede Kamerverkiezingen, waarbij er een grote verschuiving heeft plaatsgevonden, vraagt Jonkers of er bij ambtenaren ook een revolutie moet plaatsvinden in het goed beheren van informatie voor burgers. Klerks merkt op: ‘De relatie tussen burger en overheid is tegenwoordig anders. De burger is mondiger en er is een nieuwe aanpak nodig.’ Saaman is het hiermee eens, maar stelt dat culturele verandering complex is en pleit voor een werkomgeving die meer gericht is op het ondersteunen van werkprocessen, dan al die losse applicaties als Word, e-mail en WhatsApp. Burger vult aan: ‘We hebben daarbij intelligentie nodig die ons helpt het wezenlijk anders te doen. AI belooft hier veel in. Denk bijvoorbeeld aan het geheel stoppen met handmatig ordenen en selecteren.’ Klerks zegt: ‘Daar hoort ook bij dat we afstappen van het idee dat we één centraal archiefsysteem nodig hebben. In taakapplicaties zelf moet informatie beheerd worden, by design. Gemeenten koppelen nog steeds hun applicaties aan zaaksystemen om de archivering te regelen.’ Informatiebeheerders staan niet bekend om hun lef of flexibiliteit. Jonkers vraagt Saaman wat het Nationaal Archief gaat doen om dit te stimuleren. Saaman antwoordt: ‘We zoeken actief naar samenwerking tussen verschillende professionals. Architecten blijken vaak het kruispunt te zijn waar veel werelden samenkomen. Zij omarmden ook het DUTO-raamwerk.’
‘STEL JE VOOR DAT AI GEBRUIKT WORDT OM KAMERVRAGEN TE BEANTWOORDEN MET INFORMATIE UIT HET ARCHIEF’
Gebruik van AI
Tot slot vraagt Jonkers of de visie van de Rijksarchivaris over geautomatiseerde selectie bij creatie realistisch is. Klerks vraagt zich af waarom niet achteraf geselecteerd kan worden met de juiste techniek, en Burger twijfelt of de omwille van archivering toegevoegde context van informatie wel belangrijk blijft voor het bewaren of vernietigen ervan. Hij ziet een toekomst waarin AI deze processen versnelt. Klerks ziet kansen voor het gebruik van AI door de politiek voor informatiebeheer, mits de risico’s goed afgedekt worden. Hij zegt: ‘Stel je voor dat AI gebruikt wordt om Kamervragen te beantwoorden met informatie uit het archief.’ Jonkers sluit af met de vraag wat ze over 5 jaar bereikt hopen te hebben. Klerks hoopt op slimme oplossingen en het loslaten van het idee dat informatie altijd bij een vastomlijnd proces hoort, terwijl Burger een technologische revolutie door AI-toepassingen verwacht. Erik Saaman concludeert dat archiveren by design over 5 jaar bij de kritische massa zal zijn, en wenst dat bestaande systemen vanaf het begin goed waren ontworpen.