In de white paper staat een vergelijking met klassieke nutsvoor­zieningen centraal. De vergelijking is figuurlijk. Een nutsvoor­ziening levert producten of diensten die een algemeen belang dienen, zoals elektriciteit of gas. Voor een archiefinstelling is het algemeen belang dat wordt gediend het toegang bieden tot en leveren van informatie. De stelling die in de white paper wordt uitgewerkt is dat de basisinfrastructuren die hiervoor nodig zijn al beschikbaar zijn, of anders gerealiseerd gaan worden bij archiefinstellingen. Deze infrastructuren – die in beginsel bedoeld zijn voor het beheren en beschikbaar stellen van informatie die conform de Archiefwet wordt overgedragen aan archiefinstellingen – kunnen ook voor andere informatie worden gebruikt. Bovendien hoeft men niet 20 jaar (of 10 jaar zoals in de nieuwe Archiefwet wordt voorgesteld) te wachten met het ter beschikking stellen van informatie aan burgers. Archieven fungeren in dit concept als onuitputtelijke, dynamische bronnen met informatie en kennis over het verleden, heden en toekomst. Beschikbaar en bruikbaar voor wie dan ook, waar dan ook en wanneer dan ook. Daarmee vormen archiefinstellingen een belangrijke pijler onder het democratisch recht op toegang tot informatie. Mits goed uitgevoerd draagt dit bij aan de creatie van een overheid die transparant en betrouwbaar is.

Twee kernwaarden

Twee kernwaarden die van oudsher door archiefinstellingen geborgd worden komen opnieuw tot uitdrukking in de nutsvoorziening: het borgen van duurzame toegankelijkheid en kwalitatief hoogwaardige informatiedienstverlening. Het concept veronderstelt daarom geen volledig nieuw ontworpen instellingen, maar toepassing van deze waarden in een wereld die in razendsnel tempo verandert en waarbij de bestaande werkwijzen niet meer toereikend zijn. De verandering ligt met name op het terrein van verdergaande digitalisering, en de manier waarop informatie in hedendaagse informatie­systemen wordt vastgelegd. De grenzen tussen metadata en data vervagen, informatie komt sneller beschikbaar en de volumes nemen exponentieel toe. Vanuit burgerperspectief is het belang van heldere, duurzame raadpleegomgevingen groter dan ooit. De archiefinstelling die hierin opereert als nutvoorziening is daarin de onmisbare schakel. De voorzieningen hiervoor zijn al beschikbaar, of moeten hoe dan ook worden gerealiseerd. Maar hoe goed een systeem technisch ook werkt, het gaat inhoudelijk vaak om complexe thema’s die niet iedereen zomaar begrijpt. Een burger moet daarom in staat worden gesteld op een laagdrempelige manier een vraag te stellen die door een inhoudelijk deskundige wordt beantwoord. Informatiedienstverlening is meer dan informatie op een website plaatsen.

Gebruikstoepassingen

Met toenemende beschikbaarheid van digitale informatie nemen ook de gebruikstoepassingen toe. De informatie kan digitaal integraal bevraagd worden. Veel hedendaags onderzoek is vooral op data gericht en minder op documenten, zoals voorheen het geval was. De gebruiker van nu is allang niet meer de onderzoeker die naar de studiezaal komt, maar een burger (of ambtenaar) die vanuit verschillende invalshoeken informatie zoekt. Deze gebruiker wil toegang tot informatie zonder in een doolhof van webpagina’s te belanden. En het maakt niet uit wanneer of vanuit welke intentie of wet de informatie is gevormd, de gebruikstoepassingen lopen breed uiteen waarbij de kracht juist zit in het integraal bevragen, en kunnen combineren van informatie. Daarbij is ook de toepassing van linked data een belangrijk gegeven dat verbinding over de grenzen van instellingen heen mogelijk maakt.

Burger centraal

Hoewel er de afgelopen jaren veel gezegd en geschreven is over duurzame toegankelijkheid komt de eindgebruiker – de burger – er nog te vaak bekaaid vanaf. Bij de realisatie van informatie- en applicatiearchitecturen wordt vaak gedacht vanuit interne processen, en te weinig vanuit het gebruik van de informatie nadat een proces is afgerond. In het concept van de nutvoorziening wordt de keten gekanteld en staat de gebruiker centraal. Informatie uit bronsystemen die voor beschikbaarstelling in aanmerking komt moet makkelijk, liefst zonder translatie door kunnen vloeien naar de nutsvoor­ziening (in de praktijk meestal het eDepot van een archiefinstelling). Om dat mogelijk te maken zal met standaarden gewerkt moeten worden. Deze zullen in lijn gebracht moeten worden met het perspectief van de burger. Een belangrijk leerpunt uit een gebruikersonderzoek dat het Stadsarchief Amsterdam heeft uitgevoerd voorafgaand aan het realiseren van het Woo-publicatiekanaal (open.amsterdam) is dat gebruikers soms zoekwensen hebben die verder reiken dan wat strikt volgens een werkproces aan metadata in een bronsysteem wordt vastgelegd. Uit dit onderzoek blijkt verder ook hoe belangrijk openheid en volledigheid van de informatievoorziening is bij het winnen van vertrouwen van een gebruikersgroep die in beginsel wantrouwend tegenover de overheid staat. Je weet pas wat je wilt als je weet wat er is. Een voorbeeld uit de praktijk waarin het concept van de nutsvoor­ziening vorm krijgt, is het publiceren van informatie uit de Woo door archiefinstellingen. Een aantal instellingen in het land stelt de beschikbare infrastructuren (eDepots en publicatie­kanalen) daarvoor beschikbaar. De kracht van de opzet is dat informatie, naast het gebruik van een al bestaande infrastructuur, in samenhang beschikbaar kan worden gesteld. Ook kan lokale context worden toegevoegd. Dan blijft de lijn naar de burger kort waarbij digitale en fysieke dienstverlening hand in hand gaan. Deze beweging is – samen met het verkorten van de overbrengingstermijn en de trend om vervroegd over te brengen – logisch. Informatie komt sneller beschikbaar, en dat moet zo worden vormgegeven dat het voor de burger duidelijk is.