Depot van Archief Eemland
Historische mijlpaal in duurzaam digitaal informatiebeheer
Tekst Jacco van den Hoek en Wouter Oenema
Jacco van den Hoek en Wouter Oenema zijn respectievelijk senior informatieadviseur en informatiemanager bij de gemeente Amersfoort
In 2022 had het Archief Eemland geen eDepot. Na een intensief aanbestedingstraject is het archief in maart 2023 overgegaan tot definitieve gunning aan leverancier Preservica. Maar met alleen de aanschaf van een eDepot ben je er nog niet. Onder het mom van regeren is vooruitzien werden er al snel toekomstplannen gemaakt. Want een ding is zeker: het eDepot is een blijvertje. In dit artikel delen wij onze ervaringen.
Al ruim voor de start van de aanbestedingsprocedure is er een projectgroep geformeerd bestaande uit een projectmanager, informatiemanager, drie adviseurs informatiebeheer, een inkoopadviseur en de gemeentearchivaris. Het leek ons goed om veel tijd te besteden aan het opdoen van kennis rondom het onderwerp, dus: welke archiefdiensten gebruiken een eDepot, hoever is men met implementatie, hoe worden toekomstige gebruikers betrokken, wat zijn de lessons learned? Omdat het aanschaffen en implementeren van een eDepot voelt als pionieren, zijn oriëntatie en kennis opdoen een must. Ook doemde al snel de vraag op: maar wat gaan we doen na de gunning? Want vaak zie je in de praktijk dat er bij aanschaf van een applicatie c.q. voorziening een sterke focus is op aankopen, maar dat de daadwerkelijke implementatie vooraf te weinig aandacht krijgt (we zijn al zo druk, dat zien we later wel). Wij vonden het belangrijk om meteen al plannen te smeden voor de lange termijn, mede om draagvlak te creëren bij de regiogemeenten.
Archief Eemland
Archief Eemland beheert als historisch informatiecentrum voor Amersfoort en de regio Eemland de archieven van onder meer Stichting Nationaal Monument Kamp Amersfoort en de archieven van de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten (op locatie in Bunschoten), Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest en Woudenberg.
Langere termijn
Al in een vroeg stadium heeft organisatieadviesbureau Van Kaliber ons geholpen met het opstellen van een adviesnota, waarin de volgende onderzoeksvraag centraal stond: wat is (kijkend naar de periode 2023 t/m 2026) nodig om de beoogde eDepotvoorziening van Amersfoort en aangesloten regiogemeenten te realiseren, te beheren en toekomstbestendig te maken zodat informatie bewaard, beheerd en beschikbaar gesteld kan worden? Bij het inrichten van een eDepotbeheerorganisatie dienen de volgende onderdelen beschreven te worden:
- het aanschaffen, implementeren en inrichten van de eDepotvoorziening (databeheer, hard- en software en databeveiliging);
- het opstellen van het beleid, de informatiestructuur, de procedures en de processen;
- bemensen van de organisatie (aannemen en opleiden) en het benoemen van de rollen, taken en bevoegdheden;
- het opzetten van het financieel beheer (aanvraag budget kadernota, PDC, kostenmodel).
Ook zijn er in de adviesnota een aantal vervolgacties beschreven, zoals:
- communicatie met de regiogemeenten;
- het opzetten van een pilot voor opname in het eDepot;
- een roadmap voor de komende jaren.
Het is altijd belangrijk om vooraf je managementteam te betrekken en deelgenoot te maken, dus is de adviesnota besproken en goedgekeurd door het management van de afdeling informatievoorziening. De adviesnota heeft voor ons in beeld gebracht welke financiële middelen er nodig zijn voor uitbreiding van de formatie bij Archief Eemland en dekking van de structurele lasten van het eDepot. Mede hierdoor hebben we vanaf 2024 2,5 fte extra voor het beheren van het eDepot en de daarin opgenomen archieven. Tevens heeft het advies ons geholpen om gesprekken met de regio te voeren over een nieuw kostenmodel en vernieuwing van de bestaande dienstverleningsovereenkomsten. Dit laatste traject loopt nog.
‘EEN VOLWAARDIGE PROJECTGROEP ZORGT VOOR SLAGKRACHT EN DRAAGVLAK’
Gedigitaliseerde bouwvergunningen
Om kennis op te doen van Preservica zijn we begonnen met een aantal trainingsdagen. En om meteen al een concreet resultaat te kunnen bieden met oog op dienstverlening, zijn we gestart met een pilot in de vorm van het “ingesten” (opnemen van een digitaal object in een archief) van 26.000 bouwvergunningen van de gemeente Soest. Het pre-ingestproces bleek nog niet zo eenvoudig te zijn en dan met name het maken van een sidecarstructuur. Hier hebben we de RMTool van VHIC voor ingezet, met mooie resultaten tot gevolg. Ook hebben we verbetersuggesties aangedragen, die snel en adequaat werden doorgevoerd in nieuwe versies. Er zijn overigens ook andere tools op de markt, maar wij hadden de RMTool al in huis. Daarna hebben we (met ondersteuning vanuit Preservica) een daadwerkelijke ingest in het eDepot gerealiseerd. Een eerste grote mijlpaal is daarmee behaald.
Volgende stap?
Wat is de volgende stap: er voor zorgen dat de bouwvergunningen van Soest vanuit Preservica te raadplegen zijn voor burgers en bedrijven. Vervolgens gaan we aan de slag om de gedigitaliseerde bouwvergunningen van Amersfoort en de overige regiogemeenten te ingesten. Dat zal nog een flinke klus worden. Parallel daaraan voeren we onder begeleiding van Van Kaliber de Monitor Digitale Informatie uit. Aan de regiogemeenten vragen we om aan de hand van een invullijst bepaalde informatie met betrekking tot de beheerde applicaties aan te leveren. Deze informatie wordt verwerkt in een totaalrapportage, wat een beeld geeft van de aard en omvang van blijvend te bewaren digitaal archief. Aan de hand van de totaalrapportage gaan we volgordelijk bepalen wat we aan archiefmateriaal opnemen in het eDepot. Dit bepaalt mede hoe onze roadmap er voor de lange termijn uit gaat zien. De roadmap voor de korte termijn wordt bovenaan deze pagina geïllustreerd.
Geleerde lessen
Wat hebben we opgestoken? Ga niet met anderhalve man en een paardenkop starten. Een volwaardige projectgroep zorgt voor slagkracht en draagvlak. Ook belangrijk: besteed voldoende tijd aan het opdoen van kennis over en zoek contact met andere organisaties. Betrek verder het management en de gemeentearchivaris en geef presentaties in de organisaties. Vergeet niet voortijdig formatie en middelen te regelen, met een realistische roadmap. Zet een solide, toekomstbestendige beheerorganisatie neer voor het eDepot en bepaal wanneer de projectorganisatie eindigt. En tot slot: het eDpot is een niet te onderschatten voorziening die we kunnen zien als het historisch geheugen van onze stad en van de regiogemeenten. Terugkijkend kunnen we zeggen dat we er trots op zijn om deel uit te mogen maken van dit unieke project!