Drenthe is een provincie met minder inwoners dan de gemeenten Amsterdam, Rotterdam of Den Haag. Twaalf gemeenten, vier waterschappen (deels) en een aantal uitvoeringsorganisaties vormen met de provincie het decentrale bestuur. En of je nu een grote of kleine organisatie bent: de wettelijke eisen die aan het archiefbeheer door zorgdragers worden gesteld zijn dezelfde. De provincie en de gemeente Assen hebben als enige het beheer voor overgebrachte archieven uitbesteed aan een derde: het Drents Archief. Alle andere overheidsorganisaties beheren hun eigen overgebrachte archieven. Digitale archieven zijn tot op heden niet overgebracht. De archiefwetgeving heeft de afgelopen eeuwen zorgdragerschap voor archieven geregeld. Dit verandert niet met de aanstaande invoering van de nieuwe Archiefwet. Toch zorgt de steeds verdergaande digitalisering ervoor dat de wijze waarop invulling wordt gegeven aan het zorgdragerschap voor overgebrachte archieven langzaam aan het veranderen is. We schetsen in dit artikel de dynamiek die dit voor Drenthe oplevert. Hiervoor bekijken we eerst de digitale overbrenging, daarna focussen we op de analoge overgebrachte archieven.

Drents eDepot

In de gesprekken die we voeren over digitale archivering merken we vaak dat zorgdragers een beperkt zicht hebben op de reikwijdte van een eDepot. Duurzame opslag van data, dat is inderdaad core business voor een eDepot. Dat je als zorgdrager ook verantwoordelijk bent voor preservering (beleid, aansluitvoorwaarden, ingest, bestandsformaten, bitpreservering, functionele preservering), het beheer van het eDepot (releases, autorisaties, het contact met de leverancier bij meldingen, de doorontwikkeling van de voorziening) en de toegankelijkheid van de overgebrachte documenten (openbaar, beperkt openbaar, ontheffingen, hulp bij zoekvragen) zijn vaak minder goed in beeld. In Drenthe hebben we daarom vanaf eind 2017 de gezamenlijkheid gezocht. Samen onderzoeken hoe TMLO-proof onze zaaksystemen zijn ingericht, de mogelijkheden voor een Drents eDepot verkennen. Pilots draaien met een eDepotvoorziening en alle ervaringen, tips en trucs met elkaar delen. Wij hebben als Regionaal Historisch Centrum (RHC) de trekkersrol op ons genomen. Met een eDepotteam van specialisten, sterk verankerd in een landelijk netwerk, hebben we een eDepot­voorziening ingericht en operatio­neel gemaakt. Vervolgens hebben we met vier zorgdragers meer dan 10 pilots gedraaid, variërend van gemeente­raadsstukken (agenda’s en stukken, bijbehorende video, ondertiteling) en GIS-bestanden tot het overbrengen van een hybride archief. In 2024 gaan we live met het Drentse eDepot.

Structurele financiering

We hebben met elkaar veel geleerd. De evaluatierapporten van de pilots staan op de website van het Drents Archief en twee keer per jaar praten alle zorgdragers elkaar bij over de ontwikkelingen en de pilots. In de regel hebben we kunnen constateren dat ongeveer twee derde van de inspanning bij de zorgdragers ligt, tegen een derde bij de beheerder van het eDepot. Vertaald naar middelen, betekent dit dus dat de investering van een zorgdrager richting het Drents Archief ongeveer een derde van de totale kosten is voor die zorgdrager. Veel gemeenten worstelen met het leveren van die extra inspanning, terwijl de oplossing vrij eenvoudig is: het creëren van digitale archieven brengt automatisch de verplichting van een digitale archiefbewaarplaats met zich mee. Daarmee is sprake van een autonome ontwikkeling, die in de regel niet kan worden gefinancierd binnen de eigen ruimte, budgetten en programma’s. In de begrotingscyclus kunnen de kosten voor een eDepot dus ook middels een beroep op deze autonome ontwikkeling structureel op de begroting komen. Zorgdragers die deze structurele financiering hebben geregeld, zijn in de praktijk volwaardige partners in het aansluittraject. Waar financiering niet op orde is, komt digitaal archiefbeheer niet of slechts heel moeizaam van de grond.

Analoog archief

Met analoge archieven hebben zorgdragers eeuwenoude ervaring. Tot voor kort was deze ervaring geborgd in een even analoge administratie met haar eigen opbouw en samenhang. Door de digitalisering van de werkprocessen neemt de kennis van analoge dossiervorming en -archivering helaas navenant af. Het spreekt voor zichzelf dat we die kennis moeten vasthouden, om analoge archieven ook op de lange termijn op adequate wijze in goede, geordende en toegankelijke staat te kunnen houden. Zolang fysieke documenten nog directe relevantie hebben voor de bedrijfsvoering, is het logisch deze documenten letterlijk bij de hand te hebben. Deze fysieke nabijheid zal steeds minder noodzakelijk worden, naarmate veel door de eigen organisatie geraadpleegde collecties worden gedigitaliseerd en ook door het verstrijken van de tijd zal het belang van steeds meer stukken voor de bedrijfsvoering vervallen. Schaalvoordeel zal zeker een rol gaan spelen als de huidige archiefbewaarplaatsen het einde van hun levensduur hebben bereikt. Daarom onderzoeken we in Drenthe de realisatie van een gezamenlijk depot.

Centralisatie en uniformering

We constateren dus dat de dynamiek voor analoge en digitale overgebrachte archieven dezelfde zal zijn: de specialistische voorzieningen en kennis die nodig zijn voor het beheer van overgebrachte archieven, zullen in toenemende mate er toe leiden dat zorgdragers deze taken uitbesteden. Tegelijk zoeken we naar het samenbrengen van de digitale en analoge overgebrachte archieven. Nu zijn het twee losse eenheden, waarbij op verschillende wijzen geordend en beschreven wordt. Maar voor de uiteindelijke onderzoeker is het over 200 jaar helemaal niet relevant of iets analoog of digitaal is ontstaan: die zoekt naar de overeenkomsten in beide, naar Jan de Vries in 1973 en dezelfde Jan de Vries in 2051. Dit vraagt dus om een uniforme wijze van meta- dateren van digitaal en analoog. Waarbij we die ene Jan de Vries ook nog kunnen onderscheiden van elke andere Jan de Vries. Om dit te bewerkstelligen, denken we gebruik te kunnen maken van de techniek van linked data. Hoewel nog redelijk in de kinderschoenen, biedt die enorme kansen om uniform te metadateren en maximaal te profiteren van al bestaande databronnen.

En de archivarisrol?

De archivaris is de beheerder van de overgebrachte archieven en toezichthouder op de niet-overgebrachte documenten. Vooral in de rol van toezichthouder is de onafhankelijke positie van wezenlijk belang voor het effectief uitvoeren van toezicht. De zorgdrager is gebaat bij een toezichthouder die de informatie­huishouding kan overzien, risico’s onder de aandacht kan brengen en vanuit die positie actief meewerkt aan beter informatiebeheer. De verplichting in de nieuwe Archiefwet om een archivaris aan te stellen zien we dan ook vooral als kans. Ook hiervoor geldt dat kleinere organisaties deze functie niet eenvoudig kunnen invullen – een gebrek aan ter zake kundige toezichthouders, geen fulltime functie kunnen bieden. Ook hier zoeken we dus de samenwerking. Omdat we kiezen voor een regionaal archivarisnetwerk, blijft er voldoende binding met de regio en is de archiefdienst juist meer betrokken bij de Drentse zorgdragers dan ooit tevoren.