Duitsland op weg naar volledig digitaal
Tekst Kyra Gerber en Vincent Lageweg
Beeld DBT/Daniel Mahlack
Kyra Gerber is onderzoeker bij de Bibliotheca Philosophica Hermetica in Amsterdam en Vincent Lageweg is redactielid Od
Anja Kürbis (l.) en Angela Ullmann
Toen in 2021 een nieuwe Duitse regering aantrad, was de ambitie hoog: het Duitse overheidsapparaat moet volledig worden gedigitaliseerd. Vincent Lageweg en Kyra Gerber spreken hierover met archivarissen Angela Ullmann en dr. Anja Kürbis van de Duitse Bondsdag in Berlijn.
De Duitse archiefwettelijke context is door de federale structuur van het land enigszins complex. Elk bondsland gaat over zijn eigen archiefwetgeving. ‘Nordrhein-Westfalen heeft dus andere wetgeving dan Beieren,’ legt Angela Ullmann uit. ‘Voor de Bondsdag is de Bundesarchivgesetz van toepassing. In deze wet is geregeld dat de Bondsdag en Bondsraad (de Duitse senaat) zelf mogen bepalen of ze hun archieven overdragen aan het Nationaal Archief of eigen archieven onderhouden. In de Bondslanden is het – met uitzondering van Mecklenburg-Voor-Pommeren – vergelijkbaar geregeld. Ook daar bepalen de parlementen zelf of ze hun eigen archief aanleggen, of aan hun Bondslandarchief aanbieden.’ Ze gaat verder: ‘Duitsland kent geen centrale archieftraditie zoals Nederland, omdat het van oudsher een territoriaal versplinterd gebied was. Het eerste centrale rijksarchief ontstond pas na de Eerste Wereldoorlog (in Nederland wordt het Nationaal Archief opgericht in 1802, red). De eerste Bundesarchivgesetz werd pas in 1988 van kracht. De Bondsdag heeft tot die tijd zelf een archiefordening geschreven en gehandhaafd, die we later op de wetgeving hebben aangesloten.’
Eigen regie?
Hoe is de archivering in de praktijk ingeregeld? Ullman: ‘Archiefdocumenten moeten volgens de wet aan het archief aangeboden worden als de bewaartermijnen uit de selectielijsten verstreken zijn. Wij bepalen dan welke documenten van blijvende waarde zijn. We hebben momenteel 3,5 kilometer aan archief in beheer voor eeuwige bewaring. De Bondsdag heeft alles in eigen regie. We zijn niet onderhorig aan een ministerie, andere archiefinstelling of de parlementsleden, zodat, ongeacht de politieke verhoudingen, wij soeverein over onze archivering zijn.’ In Nederland zorgt het archiveren ongeacht vorm voor zeer grote uitdagingen, bijvoorbeeld bij e-mail en tekstberichten. Hoe is dat in Duitsland? ‘Ook wij moeten alle documenten die relevant zijn voor een dossier archiveren,’ zegt Anja Kürbis. ‘Ook e-mails en WhatsApp-berichten zijn daar onderdeel van. We lopen daarbij, ook qua wetgeving, altijd achter de techniek aan. De aparte afdelingen zijn verantwoordelijk om te definiëren wat bij hen onder “documenten” valt, maar doen dat in de praktijk vaak niet. Dat komt mede doordat de archiefwetgeving een tandeloze tijger is. We kunnen vermanen, maar geen consequenties trekken. We hebben als archief geen mogelijkheden de archiefwet af te dwingen.’ Ullman: ‘Ik vind de juridische context vaak wel goed, maar de implementatie daarvan hapert te vaak. We krijgen ook geregeld zaken aangeboden die we vanwege onze technische infrastructuur niet kunnen beheren. Waar kunnen wij bijvoorbeeld goed sms’jes of sociale media bewaren? Hiervoor is nog geen infrastructuur voorhanden.’
Bij de Bondsdag werken 13 mensen voltijd bij het archief, op een totale organisatie van 3000 mensen. Ze vormen samen met de wetsdocumentalisten en de afdeling historische gebiedsgegevens een middelgrote afdeling van 30 man, waar de geschiedenis van de Duitse Bondsdag vastgelegd en beheerd wordt. Angela Ullmann werkt meer dan 20 jaar in de Bondsdag. Ze is momenteel plaatsvervangend leidinggevende van het archief. Dr. Anja Kürbis werkt sinds juni 2023 voor de Bondsdag. Ze gaf daarvoor leiding aan het universiteitsarchief van de Technische Universiteit Ilmenau in Thüringen.
Federaal systeem
Werken Ullmann en Kürbis veel met de bondslanden en gemeenten samen? Ullmann: ‘Binnen de archivering zijn geen verplichte samenwerkingsverbanden en werken we zeer onafhankelijk. We hebben natuurlijk wel collegiale uitwisseling op bepaalde thema’s. Zo is er een landelijke werkgroep archiveren uit digitale vakapplicaties die jaarlijks samenkomt. We zoeken ook zelf bepaalde archiefinstellingen met specialistische ervaring uit om daarvan te leren. Dit kan echter ook bij een gemeente die vooroploopt zijn.’ Kürbis voegt toe: ‘De federale structuur van Duitsland staat goede digitale archivering in de weg. Hoewel het ons als Bondsdag natuurlijk ook veel autonomie geeft. Iedereen vindt een eigen wiel uit. In bijvoorbeeld Tsjechië is het archiefbeheer heel centralistisch georganiseerd en van bovenaf geleid.’ Toch zijn de ambities hoog. Kürbis: ‘Ons doel is om over 5 jaar een volledig digitaal parlementsarchief ingericht te hebben. Daar hebben we net een project voor opgestart, waarin ik voor aangenomen ben. Momenteel wordt er ook een DMS geïmplementeerd. In dat project zitten we nu in de pilotfase en dat moet de komende jaren uitgerold worden. Als dat klaar is, moet ook het digitale archief klaar zijn.’ Ullmann: ‘Dat we nog geen ingericht eDepot hebben, betekent niet dat we nu pas beginnen. Begin jaren 2000 hebben we een eDepot voor digitale foto’s ingericht. Daarin waren we toen pioniers. In 2005 hebben we onze webarchivering ingeregeld. Daar heeft zich echter een nieuwe uitdaging voorgedaan: in 2005 waren websites vrij statisch. Nu zijn ze veel dynamischer en onze techniek is daar nog niet op ingericht.’ Kürbis: Ook de videotulen (notulen opgenomen op video, red.) van alle plenaire en commissiedebatten worden direct in ons archief opgenomen. Door de overgang naar HD is de omvang van bestanden enorm toegenomen. We hebben nu meerdere opslaglocaties nodig om de archivering mogelijk te maken.’ Ullmann: ‘De uitdaging zit hem dus niet altijd in het sec archiveren, maar in de combinatie van bestand, omvang, techniek en leverende partijen.’
‘DUITSLAND KAN VOORAL VAN NEDERLAND LEREN’
E-Governmentgesetz
De Duitse regering is ambitieus: het hele ambtenarenapparaat moet digitaal werken. Hoe gaat dat tot zover en beïnvloedt dat het werk van Ullmann en Kürbis? Ze moeten beiden lachen. Kürbis: ‘De hele maatschappij verandert. Tegenwoordig is bijna elke burger digitaal vaardiger dan de overheid en dus is hun verwachting van een digitale overheid hoog. De burger verwacht dat de overheid geen anoniem apparaat meer is, maar juist toegankelijk en transparant. De E-Governmentgesetz stelt dat alle communicatie met de burger digitaal moet verlopen, maar de implementatie van de wet is een grote uitdaging.’ Ullmann vult aan: ‘Het is ook niet mogelijk een analoog proces een-op-een naar een digitaal proces te vertalen. De jeugd van tegenwoordig denkt in andere categorieën dan “dossiers” en “stukken”. Als we een slecht uitgevoerd analoog proces digitaal gaan uitvoeren, wordt het niet plots een goed proces. Ook analoge processen worden bijna nooit efficiënter uitgevoerd dan zou kunnen. We moeten processen eerst goed inrichten en ze dan digitaliseren.’
Frustratietolerantie
De archiefafdeling is daar een aandrijvende kracht in. Kürbis: ‘De digitalisering maakt het mogelijk dat we de archivering bij invoering van nieuwe IT-systemen al goed kunnen regelen. Als archiefafdeling bemoeien we ons daar actief mee, zodat we niet aan het eind van het werkproces alles over de digitale schutting geworpen krijgen. We oefenen daar zeker invloed op uit. We hebben bijvoorbeeld intern het “ideeënmanagement” vormgegeven: elke medewerker kan zichzelf melden of meedenken over wat er goed en minder gaat en hoe dat beter kan. We merken dat collega’s zich hier enthousiast voor melden.’ Wat kan Nederland van Duitsland leren? ‘Als je in Duitsland aan digitalisering werkt, bouw je een gezonde frustratietolerantie op,’ zegt Ullmann. ‘Als archivaris heb je dat zeker nodig. Maar het moet vooral een aanmoediging zijn om creatieve oplossingen te blijven bedenken. Verder kunnen wij vooral van Nederland leren!’