De eerste stap was het neerzetten van een goede bemensing. Het team werd uitgebreid van 9 naar 20 personen en het team formuleerde een heldere roadmap om de digitale transitie te realiseren. In de volgende stap werd dit plan helder naar de Directoraten-Generaal binnen het parlement gecommuniceerd om het bewustzijn over de archiefwettelijke plicht te vergroten, maar werd gelijktijdig ook de documentflow van de Directoraten-Generaal naar het archief, zowel analoog als digitaal, beter ingericht. Ten derde werd het eigen IT-landschap gerationaliseerd. Dat betekende onder andere het afstoten van een archiefsysteem en het inbouwen van meer ordeningsflexibiliteit in het andere. Tot slot werd de valorisatiewaarde van het archief vergroot door op basis van het eigen archief verhalen te vertellen en deze actief te presenteren aan burgers en historici.

Collectieve herinneringen

Het belangrijkste doel van het archief is volgens Ludovic Delépine om het democratisch geheugen te zijn. Het archief speelt volgens hem een cruciale rol in het preserveren van onze collectieve herinneringen en de promotie van transparantie. Dit is essentieel in een gezond democratisch gestel. Na het doorvoeren van de 112 verbeter­initiatieven is zijn team aan de slag gegaan met het inrichten van digitale workflows, waarbij gebruikgemaakt werd van de interoperabiliteit van systemen, inclusief een aanbeveling de digitale handtekening te gebruiken, om grote hoeveelheden mail­wisseling en documenten met natte handtekening te voorkomen. Momenteel is dat nog niet terug te zien aan het archief dat binnenkomt. In 2023 werden nog jaarlijks 60 analoge leveringen aangeboden, ten opzichte van 6 digitale. Dit komt doordat documenten pas na 10 tot 30 jaar vanuit de business overgedragen hoeven te worden aan het archief. Delépine verwacht dat het omslagpunt snel zal plaatsvinden. Dit komt mede doordat het parlement in 2025 een centraal DMS voor alle 7000 medewerkers operationeel wil hebben. Ook het administratieve proces om het archief over te brengen wordt verder vereen­voudigd: er komt een jaarlijks overdrachtsmoment, het aanvraagproces moet geheel digitaal worden, het recordmanagementsysteem wordt geïntegreerd in het nieuwe DMS en ze willen AI inzetten om de ingest in het RMA te versnellen.

Tentoonstellingen

Het archief blijft vervolgens niet achter slot en grendel. De afgelopen jaren heeft het Europees Parlement niet alleen alle biografieën van voormalig parlementsleden en secretarissen-generaal gepubliceerd, maar zijn ook alle openbare documenten vanaf 1952 online raadpleegbaar. Dit betekent concreet dat er tot het jaar 1989 1,5 miljoen documenten online staan. Vanuit de stukken in het archief worden vervolgens ook online tentoonstellingen gemaakt, in alle 24 officiële talen van de EU. Deze tentoonstellingen hebben in totaal meer dan 300.000 bezoekers getrokken sinds ze hier in 2020 mee begonnen. Daarnaast is de archiefafdeling ook nog betrokken bij enkele oral history projecten, waarbij voormalige presidenten van de EU verklaren hoe bepaalde gebeurtenissen eigenlijk zijn verlopen en besluiten precies zijn genomen.

AI

Ook met het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) loopt het parlement voorop. ‘We zijn in 2020 begonnen met het vergemakkelijken van de toegang tot documenten door de introductie van een chatbot,’ licht Delépine toe. Dit werkte alleen echt goed als je een specifiek document in een kleine hoeveelheid documenten zocht. Daarom wilde het parlement volgens Delépine het zoeken in de ruim 1,5 miljoen documenten voor alle burgers gemakkelijker maken. Met AI is ervoor gezorgd dat alle documenten waarvan de context geëxtraheerd is deze automatisch een samenvatting krijgen, zodat het sneller te bepalen is of een document het lezen waard is. Ook hebben ze een classificatiesysteem geïmplementeerd dat documenten die op elkaar lijken automatisch en geheel zelfstandig clustert. Burgers kunnen ook zelf een document kiezen, waarna het systeem berekent welke andere documenten daarop lijken. De volgende stap was het automatisch ontsluiten van documenten op inhoudelijke kenmerken, door geautomatiseerd verbanden te leggen tussen gegevens als evenement, locatie, datum en betrokken personen.

Over 2 jaar

‘In de volgende stap kijken we hoe we gebruik kunnen maken van generatieve AI,’ zegt Delépine. ‘Bezoekers kunnen per 15 maart 2024 zelf vragen stellen aan het archief, waarna de AI op basis van de documenten in het systeem een antwoord genereert. De tool blijkt zeer betrouwbaar: alle antwoorden op de 15 testvragen bleken accurater te zijn dan het antwoord dat ChatGPT formuleerde.’ Volgens Delépine is het grote voordeel dat hun tool wel in lijn is met de AVG, alsmede de richtlijnen met betrekking tot het gebruik van AI van het parlement zelf. Op de vraag waar Delépine over 2 jaar hoopt te staan is hij heel helder: ‘Het streven is om dan het RMA interoperabel te hebben met het DMS, zodat de digitale documentflow naar het archief perfect verloopt.’ Daarnaast hoopt hij zo veel mogelijk de laatste delen van de nog 3,3 kilometer analoge bestanden gedigitaliseerd te hebben. Het doel is tenslotte dat alle documenten van het archief – die openbaar mogen zijn – alle burgers van Europa bereiken.