Welke onderwerpen staan op de internationale agenda? Wout van der Reijden: ‘NEN-ISO 15489-1-concepten en principes voor beheer van informatie. Werken die ook bij nieuwe technologie, denk aan AI, Blockchain en de cloud? We proberen nu producten te ontwikkelen waarbij gekeken wordt hoe deze concepten en principes meer specifiek kunnen worden toegepast, onder andere bij het gebruik van deze nieuwe technologie. De kern is: wat betekent nieuwe technologie voor bestaande concepten en principes?’

Hoe ziet internationale samenwerking eruit?

‘De focus bij ISO TC 46/SC 11 ligt op rapportages, procesafspraken en voorstellen voor nieuwe producten, zoals de ontwikkeling van standaarden. Over AI en recordsmanagement heeft de Public Records State Office of Victoria (Australië) bijvoorbeeld al een goede webpagina, ook het InterPARES-project heeft een aantal interessante publicaties over dit onderwerp. Wat is het en hoe te relateren aan RM? Hoe ontmoeten leads elkaar? Bij AI zit veel energie bij zowel grote bedrijven als bij overheden.’ ‘De EU kent de European Archives Group, met een subwerkgroep Archiving by design (AbD). Archiving by design is de kernfilosofie van het Nationaal Archief (AN) en drijvende kracht achter NA-advisering en diverse kennisproducten. Doel is om archiving by design als concept met een whitepaper, een richtlijn en een AbD-scan breder in de Europese unie bruikbaar te maken. De DUTO-scan en het DUTO-raamwerk spelen hier een belangrijke rol. Daaraan zit een Architectuur aan vast: een E-archiving reference architecture, die valt onder de Europese Commissie. Daar zitten ook elementen van het DUTO-raamwerk in verwerkt. Experts reageren hier goed op. Het is nog niet tot een EU-richtlijn gekomen.’ ‘Binnen CEN, EU-standaardisatie is er nu een commissie die zich bezighoudt met preservation of digital information (TC468). Daar zit een relatie met EiDAS 2.0, inclusief bepalingen over het archiveren van elektronische informatie. Een passage opgenomen dat partijen/organisaties een trusted service voor electronic archiving moeten verzorgen. Gevraagd is om een standaard hiervoor te ontwikkelen: de eisen in bestaande (inter)-nationale wetten, standaarden zijn geïnventariseerd. De eisen die te stellen zijn aan een serviceprovider voor electronic archiving. Lastig is dat archiveren bij EiDAS wordt gezien als ‘veilig stellen’, terwijl we juist toegankelijkheidseisen willen toevoegen. De kracht van werking van de CEN is sterker dan die van ISO. Er wordt samengewerkt met de Open Preservation Foundation, waarbij het NA deelneemt in de Board. Binnen de Benelux komt samenwerking tussen de Nationale Archieven op gang.’

Welke RM-principes en -concepten gaan gemakkelijk en welke worden ‘spannend’?

‘Binnen RM staan daarvoor bruikbare concepten en principes gereed. Die zijn toepasbaar. Principes die toepasbaar zijn: organisatie, techniek, verantwoording, de informatie zelf en het beheer van informatie - vastleggen, fixeren, context beheerd in een veranderende wereld in open systemen - in een register met steeds veranderende gegevens. Daar heb je een visie, beleid en techniek bij nodig die je moet organiseren.’ ‘Nederland is veelal bezig om naar bruikbaarheid te kijken. Denk aan: is het concreet en smart genoeg en automatiseerbaar, in de Nederlandse context? Conceptuele standaard geeft aan wat je moet doen, hoe je dat doet is een kwestie van keuzevrijheid. Dat wordt dan lastig te automatiseren. Daar zit spanning. Met kennisproducten wordt daaraan gewerkt.’ ‘Discussie ontstaat bij: veranderende data. Steeds bevriezen en tijdreizen is praktisch lastig. Hoe kun je die tijdreis goed beheren? Of bij een onderzoek, hoe is dat tot stand gekomen, zijn resultaten te repliceren? Er is onderzoek nodig of huidige principes doenlijk zijn en met vooral nieuwe methoden en technieken zou je dat kunnen realiseren.’

En als een algoritme besluiten neemt, is dan replicatie op een later moment mogelijk?

‘Bij de cloud extra aandachtspunten, zoals afspraak met de leveranciers waar de cloud zich bevindt. In een Blockchain is op tijd vernietigen lastig in de praktijk. En is er dan een probleem dat je niet kunt verwijderen?’