‘Leergierig’
Organisatie: gemeente Leiden Begonnen op: juli 2023 Functie: recordsmanager
Tekst Eric Kokke Beeld Hilbert Krane
Het vakgebied informatiebeheer kent een grote diversiteit aan collega’s. In deze rubriek maken we kennis met de nieuwelingen. Aan het woord is Denise Leito.
Ooit begonnen
‘Ik heb eerder in Nederland gestudeerd voor directiesecretaresse, bij Schoevers in 2001. En daar was archiveren een vak. Zo heeft het mijn aandacht gekregen en eigenlijk altijd wel gehouden. Na mijn studie ben ik weer teruggegaan naar Curaçao. Na mijn terugkomst heb ik voornamelijk in de financiële wereld en in de marketing gewerkt. Op een bepaald moment zag ik een vacature bij de Universiteit van Curaçao en die sloot precies aan bij wat ik wilde. Dat was in 2019. Bij de universiteit was ik onderdeel van het directiesecretariaat, maar wel verantwoordelijk voor het archief. Zo is het eigenlijk echt begonnen.’ ‘Wat ik echt leuk vond aan die functie was het kunnen vinden van informatie voor de collega’s. Er waren altijd veel vragen over bepaalde onderwerpen en dan kunnen helpen door de informatie te vinden, spreekt mij erg aan. Eigenlijk vind ik dat heerlijk! Je leert dan ook van alles over de organisatie en wat er allemaal speelt. Ook dat maakte de functie interessant.’ ‘Wat ik wel irritant vond, en eigenlijk nog steeds, is als mensen hun informatie niet beschikbaar maken en eigenlijk geen benul hebben van het belang van bewaren van informatie. Dat speelde bij de universiteit best wel. Mensen zijn daar koppig. Het was altijd: waarom moet ik dat doen? Uiteindelijk ging dat wel beter, maar dat kost veel moeite.’ ‘Ik heb in die jaren wat opleidingsactiviteiten gevolgd om mijn kennis uit te breiden. Zo heb ik bij GO opleidingen wat cursussen gevolgd en bij VHIC informatiebeheer gedaan.’
In Nederland
‘Inmiddels ben ik ruim 7 maanden werkzaam in Nederland. De reden is de betere scholingsmogelijkheden voor mijn kinderen. Na een korte kennismaking tijdens een snuffelstage met de gemeente Leiden in de zomer van 2023, kreeg ik een jaar later de kans om echt in dienst te komen. Sindsdien heb ik de verschillen tussen informatiebeheer in Curaçao en in Nederland ervaren. Het grootste verschil is de mate van het digitale werken. We hebben alles veel makkelijker binnen handbereik. Dat scheelt enorm. Waar ik me dan wel weer over heb verwonderd, is de toch nog steeds grote hoeveelheid post die binnenkomt. Dat was op Curaçao echt veel minder. Daar komt bijna alles via e-mail binnen. Ik heb daar in het begin veel werk aan gehad. Dat was niet echt mijn taak, maar ik wilde weten hoe het hele proces in elkaar zit. Nu doe ik meer het controlerende gedeelte van de registratie. Daarnaast ben ik ook druk bezig met het voorbereiden van selectie en vernietiging.’ ‘Maar er zijn ook overeenkomsten. De mentaliteit van de collega’s is eigenlijk wel gelijk. Ook in Nederland willen de mensen hun informatie op hun eigen schijf opslaan in plaats van bijvoorbeeld in Join. Ik krijg hier ook vaak de “waarom-vraag”. Wat ik ook merk is dat de communicatie nog weleens beter kan. We hebben verschillende locaties en dat gaat niet altijd even goed. Dat leidt dan weer tot verwarring en extra werk.’
Advies
‘Wees leergierig en doe je werk met passie en plezier. Dan kun je met trots terugblikken op een geordend archief met waardevolle informatie!’