Rondje Europa
Tekst Vincent Lageweg
Vincent Lageweg is redactielid Od
Niet alleen de Nederlandse gemeenten, waterschappen, provincies en rijksonderdelen worstelen met de duurzame toegankelijkheid van digitale archiefbescheiden. In heel Europa leeft deze uitdaging. Om die reden reist Od de Europese hoofdsteden af – en een paar buiten Europa – om te vragen wat zich in de parlementen aldaar afspeelt. Wat leeft er bij hen, welke projecten staan voor 2024 op de rol en hoe gaan ze dit aanpakken?
De eDepot-specialisten
Verschillende landen zijn druk bezig hun digitale archieven in een duurzaam eDepot te plaatsen. Veel parlementen mogen, door de scheiding der machten, vaak geen gebruikmaken van een nationaal archief.
Oostenrijk
‘In 2024 hopen we ons digitale depot te implementeren. Dit is een grote stap richting goede duurzame digitale archivering.’ Ze gaan in Oostenrijk beginnen met het definiëren van specificaties en eisen. Na de implementatie zal de optimale workflow worden gezocht om de documenten van het parlement zo soepel mogelijk op te nemen. De grootste uitdaging? Geld. ‘Het parlement is net verhuisd, dus het is moeilijk om genoeg resources voor nieuwe projecten te krijgen.’
Zweden
In de Zweedse administratie gebruiken ze meerdere documentmanagementsystemen (DMS). In 2021 zijn al twee van die systemen gekoppeld aan het toen net geïmplementeerde eDepot. Sindsdien is er nog een DMS aan het eDepot gekoppeld. De grootste uitdaging hierbij was het koppelen, met name van het door het parlement zelfgebouwde DMS. ‘De grootste toekomstige uitdaging is de vervanging van ons huidige eDepot. Alle documenten en metadata zullen gemigreerd moeten worden in het nieuwe systeem. Daar denken we nu over na.’
Luxemburg
Ook Luxemburg gaat in 2024 een eDepot implementeren. Ze doen dit volgens henzelf in vier klassieke stappen: ‘We definiëren eerst onze behoeften en gaan dan een marktanalyse doen. De tweede stap is het maken en uitwerken van het archiefbeleid en de inrichting van het depot. Dit doen we parallel aan elkaar. In de derde fase kijken we hoeveel maatwerk we in de gekozen oplossing moeten inbouwen. Daarna zijn we klaar voor de uitrol.’ De interoperabiliteit met de huidige systemen en vele verschillende bestandformaten vormen een groot obstakel voor de uiteindelijke duurzame opslag.
Canada
‘In 2024 willen we borgen dat alle digital-born informatie vanaf 1995 duurzaam gearchiveerd is. Alle documenten worden bij ons in het Engels en Frans opgeslagen. De documenten staan al op onze website, maar moeten nog duurzaam worden opgeslagen. Al het archief van voor 1995 is al gedigitaliseerd en gearchiveerd.’ Een grote uitdaging is de categorisering van alle documenten: ‘Er is in het verleden geen vaste naamconventie gehanteerd. Dit kan leiden tot een gebrek aan consistentie in de collectie.’
Verenigd Koninkrijk
Het Verenigd Koninkrijk gaat in 2024 op vaste basis documenten vanuit SharePoint overbrengen naar hun eDpot. Dit gebeurt nu nog slechts ad hoc. Hiervoor wordt een project opgetuigd. Een pilot waarin dit handmatig gebeurt, is succesvol geweest. De volgende stap is een geautomatiseerd overbrengingsproces op basis van documenten gekoppeld aan hun metadata in plaats van via een handmatig gecreëerde mappenstructuur. Een efficiënt proces dat de vraag vanuit de business aankan is misschien wel de grootste uitdaging. Daarnaast is geen enkel product in de markt dat aan alle gestelde eisen voldoet. Bovendien worden de archieven (fysiek en digitaal) momenteel ook nog verhuisd!
Turkije
‘Ons meest belangrijke project in 2024 is het samenbrengen van de analoge en digitale archieven in ons digitale archive-warehouse.’ Het Turkse parlement is een hybride organisatie, waarbij ambtelijke processen goed digitaal ondersteund worden, maar de parlementaire processen nog veel analoge output kennen. Het wijzigen van de parlementaire processen vergt echter ook politieke wil. Het veelvoud aan politici maakt dit moeilijk. ‘We proberen daarom zo hecht mogelijk met iedereen samen te werken. De menselijke component is namelijk essentieel!’
Frankrijk
De Senaat in Parijs gaat vanaf begin 2024 de documenten van een van de zeven vaste Senaatscommissies klaarmaken voor langetermijn- archivering. Ze hebben hierbij tooling aangeschaft om de grote hoeveelheid documenten efficiënt te migreren. Versleutelde documenten bleken een onverwacht probleem. Die konden niet gelezen en niet gepreserveerd en gemigreerd worden. In het eDepot moet dus met niet-duurzame bestandformaten rekening gehouden worden. Het eDepot accepteert echter maar een beperkt aantal bestandsformaten!
Op naar het Nationaal Archief!
Sommige landen lijken best veel op Nederland. Sommige parlementen gaan zich komend jaar met name richten op digitale overbrenging naar hun landelijk Nationaal Archief.
Litouwen
‘Komend jaar testen we de automatische digitale overbrenging van permanent te bewaren archieven naar het landelijk archief.’ Daarnaast gaat Litouwen ook testen met het vernietigen van documenten waarvan de bewaartermijn verlopen is. Het centrale DMS heeft een eigen archiefmodule, waarin de documenten klaargemaakt kunnen worden voor overbrenging. Dit is al jaren staande praktijk. De bijbehorende inventarislijsten kunnen sinds vorig jaar ook automatisch over. De overbrenging van vernietigingslijsten wordt momenteel ingeregeld in het DMS.
Finland
Finland gebruikt sinds 2015 een DMS voor alle parlementaire stukken. Sinds 2022 is daar een DMS voor alle ambtelijke stukken bijgekomen. In 2024 wil Finland gebruik gaan maken van hun nationaal archief om de parlementaire stukken voor permanente bewaring in beheer te brengen. De leverancier bouwt hier dit jaar de nodige functionaliteiten voor. In 2025 moet hier dan een gestandaardiseerd proces voor staan!
Estland
‘Ons project met de hoogste prioriteit is het klaarmaken van ons DMS voor overbrenging naar het nationale archief. We gaan daarbij eerst kijken of de data compleet zijn en goed gestructureerd. Ook beoordelen we de openbaarheid van de stukken. Daarna gaan we met een kleine hoeveelheid testen of het werkt. Als dat goed gaat, kan het echte werk beginnen. De kwaliteit van de data is een echte uitdaging: er zijn veel duplicaten, dezelfde documenten in verschillende bestandsformaten of documenten ontbreken.’
Eerst maar eens een DMS
Waar het tijdperk van het DMS door sommigen voorbij is verklaard, is dat in Europa nog geenszins het geval. Veel organisaties zien in het DMS een belangrijkste stap naar goed informatiebeheer.
Slowakije
Aan het eind van het jaar moet in de Nationale Raad een nieuw DMS geïmplementeerd zijn. Dit systeem volgt het oude op, dat niet meer aan de wettelijke standaarden voldoet. De processtromen zijn echter complex, waardoor het project al meerdere jaren loopt. Er zit een gat tussen de behoefte van de raad en wat de markt kan leveren. Volgens de Slowaken moet eerst deze stap gezet worden, voor het digitale archief ingericht kan worden.
Hongarije
‘Ons DMS zetten we in voor de opslag, registratie en distributie van zowel documenten als afbeeldingen. Ook dragen we zorg voor de digitalisering van het analoog archief. Een open vraag is of ons Nationaal Archief de gedigitaliseerde documenten ook nog op papier wil ontvangen.’
Letland
In 2023 hebben we een nieuw systeem aangeschaft. Dit jaar wordt de inrichting gemodelleerd naar onze processen. We moeten dit systeem ook nog koppelen aan ons andere DMS, dat de parlementaire processen ondersteunt. We ervaren veel complicaties met het koppelen van dit oudere systeem met het nieuwe.’
Israël
In Israël is vrij recent een nieuw DMS geïnstalleerd.’ In het komende jaar willen we voor de Knesset een recordbeheer-beleid formuleren voor het gebruik van het systeem. Daarnaast willen we ook de gebruikerstrainingen gaan geven.’ De uitdaging is aansluiten op de processen en werkwijze van alle verschillende organisatieonderdelen. Daarnaast kent het systeem nog geen module voor migratie naar archiefsystemen, vernietiging of de legacy-bestanden.
De digitaliseerders
Sommige parlementen focussen zich komend jaar op het ontsluiten van archieven met een moeilijkere vorm: foto’s, beelden, geluid!
Slovenië
In Slovenië gaan ze zich vooral richten op de digitalisering van de oude audiotapes in het archief. Ze gebruiken speciale software om nieuwe, digitale opnames te maken. De gedigitaliseerde versie wordt vervolgens opgeslagen in het DMS. Voor de komende periode staat een training voor het team op de planning, waarna de digitalisering wordt uitgevoerd.
België
‘In de Belgische Senaat willen we ons grotendeels focussen op de realisatie van een digitale fotodatabase. Hierin willen we alle foto’s uit onze eigen collectie opnemen en publiek beschikbaar stellen. We zoeken nu uit welke technische, descriptieve en metadata-eisen we moeten stellen. We werken met een klein team, dat ook nog verantwoordelijk is voor de rest van het analoog archief. Daarnaast willen we Office 365 als DMS invoeren.’
Denemarken
‘We hebben nog audio-opnames van 1963 tot 1992 liggen. In 2024 gaan we deze opnames digitaal beschikbaar stellen.’ Dit is veruit het grootste digitaliseringsproject in Denemarken van komend jaar, omdat er ongeveer 5.500 tapes gedigitaliseerd moeten worden. De Folketing voert dit samen uit met de Koninklijke Bibliotheek van Denemarken. Daarnaast gaan ze ook nog workflow management inrichten in hun DMS en hun RMA.
Polen
De Poolse senaat wil komend jaar alle documentatie uit de eerste periode van de republiek (1989-1991) volledig digitaal ter beschikking stellen. Het gaat hierbij om een collectie bestaande uit documenten, foto’s, audio- en video-opnames. ‘We doen dit conform de meest moderne preserveringstechnieken. We maken digitale kopieën, die we catalogiseren, beschrijven en vervolgens via het internet beschikbaar stellen aan het publiek.’ Alleen de AVG kan nog een uitdaging zijn, omdat persoonsgegevens niet zomaar op internet gepubliceerd mogen worden.
Italië
‘Wij willen in 2024 onze volledige (digitale) erfenis van alle vroege regeerperiodes herstellen. Zowel op het gebied van beschikbaarstelling, als metadatering en zoeken-en -vinden.’ Hierbij ondervindt de Italiaanse Senaat een aantal uitdagingen: soms moet documen-tatie (nog) gedigitaliseerd worden, of is de digitale kwaliteit te laag en zonder OCR. ‘We willen de kwaliteit verhogen en semi-geautomatiseerd metadata toe gaan kennen. De gigantische hoeveelheid van het materiaal is daarin veruit de grootste uitdaging.’
Spanje
In het Spaanse Congres van Afgevaardigden is bijna de gehele collectie gedigitaliseerd. Komend jaar gaan ze door met een project dat al in 2023 begon: het digitaliseren van de fotocollectie. Hieronder vallen de afbeeldingen van parlementsleden uit de negentiende en twintigste eeuw, de historische gebouwen, ansichtkaarten, ambtenaren en de vijf boeken van het Decreet van de Cortes – een soort Spaanse grondwet van begin negentiende eeuw. Nog niet alle foto’s zijn overgedragen aan het archief, dus misschien komen er nog meer foto’s tevoorschijn.
Zij die het net even anders doen…
Er zijn altijd een paar organisaties die het nét even anders doen.
Georgië
‘In Georgië moeten blijvend te bewaren documenten na 15 jaar naar het Nationaal Archief. In die periode digitaliseren we alle analoge stukken en brengen deze samen met de digitale kopie over.’ De overige stukken worden na 10 jaar vernietigd, ongeacht de opslaglocatie. Dit systeem werkt blijkbaar goed, want het parlement heeft geen digitale projecten op de planning staan.
Macedonië
In Macedonië hebben ze geen DMS. Ze hebben echter ook geen analoog archief meer! Hoe ze dat doen? Al het recente, analoge materiaal wordt gescand en opgeslagen in het eDepot. Daarnaast willen ze een applicatie aanschaffen waarmee ze statische data uit de collectie kunnen extraheren.
Europees Parlement
‘Wij willen vooral het administratieve proces voor archivering vereenvoudigen.’ Het EU-parlement zet vooral in op het digitaliseren van de businessprocessen en het inrichten van digitale workflows. Hiermee hopen ze bijvoorbeeld de hoeveelheid mail te reduceren. Ook de digitale handtekening wordt verder uitgerold. Ook komt er een nieuw DMS in het Europees Parlement. ‘Dit alles moet ervoor zorgen dat we jaarlijks alle archieven goed in ons systeem kunnen opnemen. Tot slot willen we ook ontdekken hoe AI het archiveringsproces kan versnellen.’