Haar reis in de wereld van de documentaire informatievoorziening en archieven begon in 2013. Dat was niet helemaal de bedoeling, eerder had een carrière als politieagent of onderwijzer haar voorkeur. Maar terugkijkend zijn dat geen gemiste kansen en voelt ze zich meer dan thuis in haar huidige werkomgeving. Hoewel ze bij de Nationale Assemblee solliciteerde bij de Human Resources-afdeling, kwam ze terecht op de afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV) omdat daar een tekort was. Een afdeling vol papier. ‘We werkten letterlijk met grote flappen en alles opschrijven in agenda’s. We zaten daar met twee medewerkers en vijf chauffeurs. Zij brachten, als bode, de post naar alle ministeries. Dat ging over en weer met hardcopy’s. De hele dag door. Dat ging in principe wel goed, totdat er een stuk kwijtraakte. Toen drong het wel door dat we moesten gaan digitaliseren.’

Gewoon starten

Naast het ongemak van stukken kwijtraken, blijkt ook bij de Nationale Assemblee dat een ambassadeur voor het digitaliseren op een hoge positie enorm helpt bij het inzetten van een verandering, in dit geval het digitaliseren van de informatiestromen. De toenmalige voorzitter van de Nationale Assemblee, mevrouw Jennifer Simons, wilde gaan beginnen met digitaliseren. ‘Ze vertelde me dat we gewoon moesten gaan starten: “Gewoon beginnen met het scannen van de post. Maakt niet zo veel uit hoe. Maar als ik het tenminste digitaal heb, kan ik ook na werktijd kijken naar de spoedstukken om ze sneller af te handelen.” We zijn toen begonnen met een kleine server en een scanner. Wij scanden de documenten toen blad voor blad op een kleine scanner. Als een pagina vastliep, moest je alles opnieuw doen. Het was een enerverende tijd. De persoon die scande kon dan niks anders doen en als iemand per ongeluk op een delete-knop drukte, waren we alles weer kwijt. Maar het begin van digitaal werken was gemaakt!’ ‘In 2013 merkten we dat het scannen op zichzelf niet verkeerd was, maar we hielden eigenlijk geen rekening met hoe we scanden en waar we het opsloegen. We hadden een meer werkbaar systeem nodig. We hebben bij andere Surinaamse overheidsorganisaties gekeken, maar er waren geen richtlijnen en eigenlijk ook geen goede voorbeelden. Er was ook eigenlijk geen wet- en regelgeving op het gebied van digitalisering. Dus we hebben toen maar als trial het documentmanagementsysteem M-Fas genomen en zo is het digitaliseren begonnen op de afdeling DIV.’

Voordelen

Pionieren op een moment dat er eigenlijk weinig tot geen voorbeelden zijn, kan voordelen hebben. Maar als je zelf eigenlijk nog best nieuw in het vakgebied bent en er ook geen ervaren collega’s zijn, mis je wel inhoudelijke kennis om de digitalisering op een gestructureerde wijze door te voeren, zegt Vorm. ‘In 2014 ben daarom met de DIV-1-opleiding (Surinaamse tegenhanger van de Nederlandse SOD-I-opleiding) gestart. Mijn eerdere collega’s van de afdeling hebben de opleiding ook gedaan, maar waren inmiddels op een andere functie terechtgekomen. De opleiding heeft zeker geholpen in het traject, maar eigenlijk was de grootste uitdaging om mensen ervan te overtuigen dat ze geen hardcopy meer in handen zouden krijgen en de documenten digitaal moesten raadplegen. De techniek was eigenlijk niet zo’n probleem. Zeker niet toen de ict werd uitgebreid. Wij scanden de documenten, gaven die de juiste naam, sloegen ze op en mailden ze naar de betreffende persoon.’ Herkenbaar voor veel Nederlandse DIV’ers in de begintijd van het digitaliseren is dat niet iedereen even enthousiast is bij een verandering in werkmethoden. Dat was ook zo in Suriname. Vorm: ‘Ik snapte dat niet iedereen blij was met deze nieuwe manier van werken. Wij dwongen ze te werken met een computer, maar de verwachting was dat ze van ons een hardcopy in handen kregen. Maar dat deden we niet meer! Eigenlijk vond men dat we ons werk niet goed deden. Af en toe gaf ik dan nog een fysiek document mee, maar altijd met de opmerking dat er meer te vinden was op de server in digitale vorm. Zo heb ik iedereen laten wennen.’ ‘Gelukkig hadden we de steun van mevrouw Simons in die periode. Ze stond achter het proces. Ze accepteerde zelf geen hardcopy’s meer van anderen. Ze stond erop dat die digitaal bij haar aankwamen via de afgesproken procedures. Het was ook wel handig dat ze een sterke overtuigingskracht had, ook vanuit haar positie natuurlijk. Als zij het uitlegde aan het personeel, gingen zij ook wel mee in de nieuwe werkwijze. Als wij, als DIV-medewerker dat deden, had dat toch minder effect.’

Digitale omgeving

Een goede ambassadeur op een hoge positie had dus grote invloed op het digitaliseringsproces. Maar het verbeteren en uitbreiden van de digitale dienstverlening gingen niet altijd even makkelijk. ‘Ik was op een gegeven moment de enige echte DIV’er op de afdeling. Mijn nieuwe collega’s waren eigenlijk administratieve medewerkers, die op mijn afdeling terechtkwamen. En dat is toch anders. Ik werd letterlijk een leerkracht, wat ik vroeger wilde worden, om mijn collega’s op te leiden in het DIV-vakgebied. Ik wilde ook echt werken met mensen die het werk beter snappen, omdat we vooruit moesten met de afdeling.’ ‘Mede daarom ben ik me gaan verdiepen in de processen van de organisatie, niet alleen die van DIV. Dat was essentieel om ons werk goed te doen in de digitale omgeving. Daar ontstond de volgende grote uitdaging. Door het bemoeien met de processen van de organisatie, wilde ik ook processen veranderen: workflows aanpassen zodat we efficiënter konden werken. Ik heb een strategie uitgezet, waarbij ik met de andere afdelingshoofden het gesprek aanging over het nut en de voordelen van de verandering voor hen. Op den duur ging dat wel werken. Wij waren zelf in 2015 al helemaal aan het werk met M-Files en zij zagen steeds meer de voordelen. Ze merkten dat wij documenten snel konden vinden en makkelijk per e-mail verstuurden naar de aanvragers. Steeds meer afdelingshoofden wilden dat toen ook. Omdat het werkte werden ze eigenlijk steeds enthousiaster. Zo gingen bijvoorbeeld opeens ook het secretariaat van de voorzitter en van de griffier naar de DIV-1-opleiding om kennis op dit gebied op te doen. Dat hielp ons ook weer en zo werd de impact vergroot.’

Groeiende digitaliseringsgraad

Langzaam maar zeker groeide de digitaliseringsgraad van de Nationale Assemblee onder leiding van Charmila Vorm en haar teams steeds. Maar de steun van hun ambassadeur was nog steeds welkom. ‘Gelukkig bleef mevrouw Simons na de verkiezingen van 2015 in functie. Zij kwam ook met het idee om de digitale dienstverlening uit te breiden met een collaboratieplatform gericht op de informatievoorziening. Tot op dit moment konden alleen de afdeling DIV en de twee grote secretariaten rechtstreeks in het DMS werken. Zij wilde het breder trekken over de gehele organisatie. We kozen toen voor een applicatie van IBM, die nu HCL Verse heet. De bedoeling was ook dat de leden van de Nationale Assemblee daar voortaan mee zouden werken voor het beheren van informatie. We hebben het DMS en het collaboratieplatform geïntegreerd. Dus alle data erin gezet die nodig waren voor de gebruikers om hun werk goed te kunnen doen en de koppeling met het DMS gemaakt.’ ‘Het doel was dat beide groepen binnen de organisatie, zowel de parlementsleden als de griffie, beter zouden kunnen samenwerken. Met daarbij de archiveringsfunctie in het DMS. Dat werkte prima, maar toen begon het gedoe met metadata. Toen we nog niet zoveel documenten in het systeem hadden, merkte je dat eigenlijk niet. Maar nu iedereen ermee werkte, ontstonden er problemen. Het heeft uiteindelijk 2 jaar geduurd voordat we de metadata hebben gestructureerd. Dus duidelijke afspraken hoe documenten de juiste naam krijgen etcetera. Dat ging in samenspraak met de gebruikers, maar dat leverde ook veel problemen op door de verschillende meningen en taalgebruik. Daardoor was er een grote groep klagers, die door de benaming van documenten niks meer kon vinden. Het heeft mij en mijn team veel avonden gekost om iedereen op een lijn te krijgen.’ ‘Maar uiteindelijk waren we begin 2019 klaar om ons werk helemaal digitaal te doen. Het duurde ook wel even omdat niet iedereen even happy was. Maar ook daar speelde mevrouw Simons weer een belangrijke rol. Zij zorgde ervoor dat alle parlementsleden de juiste devices kregen, zodat er geen excuus was om niet digitaal te werken. Dat was een unicum voor de Surinaamse overheid. Iedereen kon op afstand inloggen en informatie ophalen.’

Geluk

In 2019 was de Nationale Assemblee een van de weinige overheidsinstellingen waarbij de digitale informatiedienstverlening was ingevoerd en goed werkte. Bij de meeste andere ministeries en directies staat de digitalisering nog in de kinderschoenen. Vorm: ‘We hebben geluk gehad met de voorzitter, mevrouw Simons. Zij had een visie voor het parlement en heeft daar ook naar gehandeld. Zij wilde het parlement meer openstellen en daar hoort digitalisering van de informatievoorziening bij. Maar ook wij hadden last van de schaarse middelen, zeker omdat zij heel veel wilde doen.’ ‘En je moet er ook de mensen voor hebben. Gelukkig zijn wij in die periode gegroeid van twee DIV-medewerkers naar negen medewerkers in 2020. In 2013 hadden we ook maar een computer en een kleine scanner. In 2020 hadden we negen computers en een aantal laptops en allemaal een mobiele telefoon. Dat was een transitie die nodig was om alle veranderingen door te voeren. En dat is allemaal gelukt met de steun van de voorzitter. En dat helpt enorm. Na haar kwam er een nieuwe voorzitter en een nieuwe regering die de, nog steeds schaarse, middelen anders verdeelden. Dat heeft zeker invloed gehad op ons traject. We hadden eigenlijk opeens een tekort aan middelen na 2020.’