Od sprak met Roland Versluis, onder andere (bestuurs)adviseur bij de Unie van Waterschappen voor de Archiefwet en de Wet open overheid. Bij het Waterschapshuis, een gemeenschappelijke regeling van alle 21 waterschappen voor projecten en programma’s, ondersteunt hij bij de implementatie van de Woo.

Steeds meer bronnen

Bij de waterschappen heeft men te maken met steeds meer bronnen van informatie en data. Denk aan sensoren om de waterkwaliteit te meten, data van schouwen door drones en waterstandsmeters. De data uit deze bronnen worden steeds vaker vertaald naar informatie via AI en algoritmes, die op hun beurt moeten worden beheerd. De informatie uit de data wordt gebruikt voor het kunnen nemen van de juiste beslissingen: waar ingrijpen als dat nodig is voor verbetering van het waterbeheer, ook voor langeretermijnbesluiten. Daarbij kan men ook denken aan innovatie, zoals het inzetten van waterzuivering als energiehub. Bij de aansturing van de zuiveringen wordt dan rekening gehouden met de belasting van het energienet. Maar wat is er nu precies nodig binnen de organisatie om de toegankelijkheid, bruikbaarheid, opslag en archivering goed te borgen? ‘Kan goed databeheer iets leren van informatiebeheer,’ aldus Versluis. ‘Binnen de architectuur zijn afspraken nodig om te komen tot de juiste (open) standaarden, de uitwisseling van data en informatie tussen systemen, het aanwijzen en beheren van de bronsystemen. Maar ook hebben we het over governance en processen: wie is eigenaar van de applicatie, wie is eigenaar van de data?’ Versluis heeft zijn kennis en ideeën over dergelijke afspraken ingebracht in een Project Start Architectuur, duurzaam hergebruik van ruimtelijke data in 2022. Hierin zien we gelijke thema’s als bij het informatiebeheer: validatie, beschikbaar stellen vanuit de Wet open overheid, opname als archief. ‘Maar het is zeker nog niet zo dat de verschillende systemen die de data beheren ingericht zijn op het duurzaam toegankelijk houden van de data en het is onzeker of al deze systemen dat wel kunnen. Bij waterschappen is de kennis hiervan en hierover nog beperkt,’ geeft hij aan. ‘Daarbij is de PSA bij de waterschappen nog niet vastgesteld.’ Kan goed databeheer iets leren van informatiebeheer? Versluis: ‘Databeheer gaat uit van het FAIR-principe: Findability, Accessibility, Interoperability en Reusability. Daar zit een overlap met de DUTO-eisen (onder andere vindbaarheid, toegankelijkheid en herbruikbaarheid, red.). Wat ontbreekt zijn de eisen ten aanzien van duurzame toegankelijkheid. Hier is een rol weggelegd voor de informatiebeheerder. Zoals eerder aangegeven moet hier nog een start mee gemaakt worden, maar in ieder geval moet gekeken worden naar de aspecten vernietigen, permanent bewaren en openbaarheid.’

Overbrenging

Ook data zullen in veel gevallen permanent bewaard moeten worden en daarmee in aanmerking komen voor archiefwettelijke overbrenging. ‘Maar waterschappen hebben deze data nog nodig voor hun bedrijfsvoering, veel langer dan 10-20 jaar. Kunnen de archiefinstellingen deze data wel beheren zonder verlies van waarde? Om waarde te genereren uit de data heb je veel tooling nodig en specifieke kennis zoals datascientists.’ De vraag rijst of archiefinstellingen wel de nodige kennis hebben om deze data op een juiste manier te kunnen beheren. Versluis: ‘Het lijkt mij heel ingewikkeld om de data uit verschillende domeinen en disciplines in een omgeving te beheren. Je hebt heel veel standaarden en tooling nodig om deze data te kunnen gebruiken en te interpreteren door materiedeskundigen. Bovendien zijn de data langdurig nodig voor de bedrijfsvoering: voor het beheren van dijken, en bijvoorbeeld voor het maken van prognoses. Het lijkt mij beter om hier archivering bij de bron te gaan toepassen waarbij de data dus in beheer blijven bij de waterschappen.’ Staan de archiefinstellingen dan buitenspel? Versluis denkt van niet. ‘Bij waterschappen is kennis van preservering onvoldoende aanwezig. Daar zouden archiefinstellingen waterschappen goed kunnen helpen. We moeten veel meer gaan samenwerken. Archiefinstellingen kunnen hun kennis over duurzame toegankelijkheid delen met de waterschappen, waterschappen kunnen andersom helpen bij het interpreteren van data en het op de juiste manier beschikbaar stellen aan belanghebbenden. Misschien liggen er mogelijkheden in de ontheffing van overbrenging, zoals artikel 4.5 van de nieuwe Archiefwet beschrijft. In sommige gevallen kunnen de waterschappen mogelijk beter de data zelf sneller en met meer kennis beschikbaar stellen dan de archiefinstellingen dat kunnen doen.’

Dataficering en hergebruik

Versluis schreef al eerder over het belang van hergebruik van data. Om te kunnen voldoen aan de Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) heeft het Waterschapshuis een gegevensknooppunt ingericht. Wat is dit en hoe helpt het de waterschappen? ‘Waterschappen beschikken over veel data. Veel andere organisaties willen die informatie gebruiken. Waterschappen zijn door de Wet hergebruik van overheidsinformatie ook wettelijk verplicht om openbare data met andere partijen te delen. Dat deed eerst ieder waterschap op zijn eigen manier, maar dat was niet handig voor de afnemers. Het is makkelijker en efficiënter als zij zelf informatie op een punt kunnen inzien en ophalen. Daarom bouwde het Waterschapshuis samen met de waterschappen aan een centrale voorziening om goede, betrouwbare informatie vanuit waterschappen op een plek te delen: het Gegevensknooppunt Waterschappen.’ Om data binnen een systeem aan te bieden, maken de waterschappen vooraf afspraken over welke informatie zij delen en hoe zij de informatie moeten aanleveren. Versluis: ‘Dit is beschreven in data-modellen (DAMO). De waterschappen zijn en blijven eigenaar van hun gestandaardiseerde data; het Gegevensknooppunt Waterschappen bewerkt de data niet. Wel controleert het Gegevensknooppunt Waterschappen de aangeleverde data op consistentie en volledigheid. Wanneer er fouten of tekortkomingen worden geconstateerd, rapporteert het Gegevensknooppunt Waterschappen hierover terug aan een waterschap, zodat de kwaliteit van de data verbeterd kan worden. Ook hier zitten mogelijkheden om de openbaarheid sneller te kunnen regelen dan pas na overbrenging door een archiefbewaarplaats.’

AI en databeheer

De waterschappen denken ook na over de toepassingen van kunstmatige intelligentie bij het beheer van al die data en informatie. Welke rol kan AI hierin spelen? Versluis: ‘AI kan helpen bij selectie. Denk bijvoorbeeld aan de hoeveelheid informatie op netwerkschijven, dan kan AI helpen overzicht te creëren: waar bevindt die informatie zich, wat is de mogelijke status, misschien moet hier en daar de context worden aangevuld. Je zou moeten gaan kijken welke informatie je nog mist in beheerde omgevingen. Als er een overzicht is van de lacunes ga je met AI vragen stellen op de netwerkschijven. De gevonden documenten kun je dan in een beheerde omgeving plaatsen. Dit is eigenlijk de methode die de provincie Groningen succesvol toepast bij het voldoen aan omvangrijke Woo-verzoeken. Nadat de belangwekkende documenten in beheer geplaatst zijn, kan er een hek om de netwerkschijven geplaatst worden en kunnen die na een aantal jaren vernietigd worden.’