De afgelopen zomer is in opdracht van de VNG de Selectielijst Gemeenten 2017/2020 geëvalueerd. De selectielijst is een wettelijk voorgeschreven hulpmiddel voor gemeenten om informatie te waarderen en te bepalen hoelang informatie bewaard moet worden. Bij de evaluatie stonden onder andere de volgende evaluatievragen centraal:

We hebben deze vragen beantwoord door in gesprek te gaan met gemeentelijke informatieprofessionals en hun online te bevragen via een enquête. Ook hebben we in een aantal verdiepingssessies de resultaten van ons onderzoek gevalideerd en suggesties opgehaald voor verbetering. In totaal hebben circa 300 gemeentelijke informatieprofessionals meegewerkt aan de evaluatie. Daarvan was circa 15 procent werkzaam voor een intergemeentelijk orgaan of samenwerkingsverband. Als we in dit artikel over gemeenten spreken dan doelen we ook op intergemeentelijke organen en samen­werkings­verbanden. De volledige evaluatie is online te vinden op de VNG-site. In dit artikel gaan we in op de belangrijkste resultaten van ons onderzoek.

Waardering en ervaren knelpunten

De Selectielijst 2017/2020 is voor gemeenten een belangrijk hulpmiddel om informatie te waarderen en bewaartermijnen te kunnen vaststellen. De generieke opzet van de selectielijst garandeert dat er altijd een bewaartermijn is vast te stellen. Gemeenten ervaren de selectielijst over het algemeen als een goed en adequaat middel om informatie te waarderen. De gemiddelde waardering van de selectielijst bedraagt 6,7. Het grootste knelpunt dat gemeenten ervaren met de selectielijst komt voort uit de generieke proces- en zaakgerichte opzet van de selectielijst. Gemeenten hebben vaak moeite om bewaartermijnen vast te stellen in concrete situaties. Dit komt door het complexe gemeentelijke werkveld, met diverse taken en verantwoordelijk­heden. Dat maakt de toepassing soms lastig. Gemeenten hebben behoefte aan meer uitleg, voorbeelden en praktische ondersteuning bij de toepassing van de selectielijst. Er is ook een significant aantal gemeenten dat problemen ervaart met de integratie van de selectielijst in hun systemen en processen. Dit beschouwen gemeenten niet zozeer als een probleem van de selectielijst zelf, maar eerder als een tekortkoming in de ondersteunende software.

Doelstellingen Selectielijst 2017/2020

De Selectielijst 2017/2020 is in tegenstellig tot zijn voorganger proces- en zaakgericht opgezet vanuit de gedachte dat de selectielijst zo makkelijker automatiseerbaar, bruikbaarder en toekomst­bestendiger zal zijn. In de evaluatie hebben we onderzocht in hoeverre de oorspronkelijke doelen van de vernieuwing zijn bereikt:

• Toekomstbestendig en flexibel: de selectielijst slaagt erin om in alle gevallen een bewaartermijn vast te stellen, hetzij specifiek, hetzij generiek afgeleid uit de processen. Dit doel is volledig behaald.
• Aansluiting bij de informatiehuishouding: de selectielijst sluit goed aan bij gemeenten die zaak- of procesgericht werken. Veel gemeenten hanteren dit voor een deel van hun processen, maar niet voor alle taken, waardoor dit doel slechts deels is bereikt.
• Geautomatiseerde waardering: waar zaak- en procesgericht gewerkt wordt, kan de waardering van informatie vaak geautomatiseerd plaatsvinden. In minder gestructureerde of taakspecifieke omgevingen blijft dit echter vaak handwerk, waardoor ook dit doel slechts gedeeltelijk is bereikt.

Verbeteringen en ketensamenwerking

Er is brede steun onder gemeentelijke organisaties voor het vereenvoudigen van de selectielijst. Gemeenten staan daarbij overwegend neutraal tegenover het voorstel van de Regeringscommissaris Informatie­huishouding om de selectielijst te baseren op zes archetypische procesgebieden. Wel is nadere uitwerking van die voorstellen nodig om daar met meer zekerheid uitspraken over te kunnen doen. Gemeenten hebben wel de zorg geuit dat een te sterke vereenvoudiging kan leiden tot verlies van samenhang in dossiers en minder herkenbaarheid in de praktijk. Bij samenwerkingsverbanden waar meerdere bestuurslagen aan meedoen, hebben gemeenten er last van dat bewaartermijnen niet op elkaar afgestemd zijn. Daarbij komt dat in de praktijk in samenwerkingsverbanden de verantwoordelijk­heden voor archivering niet voldoende helder zijn belegd. Het gevolg kan zijn dat niemand de verant­woordelijkheid neemt voor archivering, of dat iedere partner afzonderlijk keuzes maakt over archivering. Gemeenten krijgen weleens vragen van het bredere publiek over bewaartermijnen. Gemeenten verwijzen dan naar de selectielijst. Tegelijkertijd geven ze aan dat de selectielijst eigenlijk geen geschikt instrument is om a toe te lichten hoe gemeenten omgaan met van dossiers.

Aanbevelingen

De evaluatie leidt tot diverse aanbevelingen aan de VNG voor de doorontwikkeling van de selectielijst:

• Onderzoek de mogelijkheid om de selectielijst dynamischer te maken voor aanpassingen van bewaartermijnen.
• Werk aan het beperken van het aantal verschillende bewaartermijnen in materiewetgeving.
• Ontwikkel standaardeisen voor archieffunctionaliteit in software­applicaties.
• Werk meer praktijkvoorbeelden uit en ondersteun gemeenten bij de toepassing van de selectielijst in niet-proces-/zaakgerichte omgevingen.
• Creëer een publieksgerichte versie van de selectielijst voor betere toegankelijkheid.