Jumpstart archivering M 365
Tekst Tom Dalderup
Tom Dalderup is onafhankelijk managementconsultant, bestuurslid bij de KNVI en de maker van de podcast over informatiehuishouding: Peper
De gemeente De Ronde Venen is gestart met het uitfaseren van netwerkschijven en documenten te verplaatsen naar Microsoft 365 (M 365). De gemeente heeft dat moment aangegrepen om archivering in te richten voor de documenten die in SharePoint en Teams opgeslagen worden. Tom Dalderup heeft Merel Vehmeijer-Balkenende, senior informatieadviseur van de gemeente, geïnterviewd over haar ervaringen.
Merel Vehmeijer-Balkenende: ‘Met de uitfasering van de netwerkschijven en invoering van M 365 zag ik aanleiding om niet alleen de informatiehuishouding te verbeteren maar ook om een systeem op te zetten dat vanaf het begin rekening houdt met archivering.’ Een projectteam binnen de gemeente ging aan de slag om M 365 in te richten voor project- en beleidsprocessen. Kennis om dit zelf te doen ontbrak waardoor de gemeente is uitgekomen bij Jumpstart archivering als een manier om de overgang naar Microsoft 365 te versnellen met het inrichten van archivering by design. Deze methode is gebaseerd op ervaringen bij gemeenten en andere Archiefwetplichtige organisaties waardoor er bepaalde inrichtingskeuzes zoals metadata en functies voor bewaartermijnen al vooraf ingeregeld zijn op basis van best practice. Vehmeijer-Balkenende: ‘Dit vereenvoudigt en versnelt de inrichting van M 365. Dit zorgt ervoor dat je je kunt richten op de gebruikers en gebruikersgemak.’
Afstemming
Wat zijn de stappen die de gemeente heeft gezet? Vehmeijer-Balkenende vertelt: ‘We hebben met de leverancier vooraf de Jumpstart uitgewerkt, inclusief planning van de workshops. We hebben in de workshops de behoeften en zorgen van belanghebbenden begrepen en verwerkt in de inrichting van M 365. Samen hebben we zo ook in kaart gebracht wat eventueel nog extra nodig is voor de inrichting en archivering. We bespraken de verschillende processen, de identificatie van benodigde informatie en het vastleggen van de nieuwe locaties binnen deze processen.’ ‘In elke workshop demonstreerden we M 365 met de resultaten van de uitwerking van de vorige workshop. Ook hebben we met het Regionaal Historisch Centrum afgestemd over benodigde metadata voor duurzame archivering.’
Meer controle en flexibiliteit
Deze digitale omschakeling heeft niet alleen de werkprocessen binnen de gemeente gestroomlijnd, aldus Vehmeijer-Balkenende, maar ook de tevredenheid van de medewerkers verhoogd. ‘De mogelijkheid voor beheerders om aanpassingen zelfstandig door te voeren zonder afhankelijkheid van externe leveranciers, heeft de gemeente meer controle en flexibiliteit gegeven in het beheer van hun digitale archieven. Bovendien heeft de nieuwe methode geleid tot een toegankelijkere archivering, met duidelijk vastgestelde bewaartermijnen die direct bekend zijn bij de start van elk project. De positieve respons van de medewerkers op de gebruiksvriendelijke en gestructureerde werkwijze is een indicatie van het succes van de nieuwe aanpak.’
Wensenlijst
Wat staat er nu nog op de wensenlijst? Vehmeijer-Balkenende geeft aan dat er meer projecten zullen worden overgezet van netwerkschijven naar M 365 met bijbehorende gebruikstrainingen. Wat zou ze anders doen met de kennis die jullie nu hebben? ‘We kwamen er tijdens de inrichting van M 365 achter dat we specifieke software voor provisioning nog niet hadden. Daarmee zet je met een sjabloon met een druk op de knop de hele projectomgeving klaar. Als we daar vanaf de start over hadden beschikt, hadden we iets aan tijd kunnen winnen. Ook zullen we een volgende keer nog meer gebruikers betrekken om het draagvlak vanaf het begin te faciliteren.’