‘Nieuwe verbindingen’
Organisatie: Tweede Kamer Begonnen op: januari 2024 Functie: coördinator Bewustzijn en Kennis Tweede Kamer
Tekst Eric Kokke Beeld Hilbert Krane
Het vakgebied informatiebeheer kent een grote diversiteit aan collega’s. In deze rubriek maken we kennis met de nieuwelingen. In deze aflevering is het woord aan Sterre ten Hove.
Begonnen?
‘Ik ben in januari eigenlijk pas echt gestart als ambtenaar bij de Tweede Kamer. Daarvoor was ik als externe kracht betrokken bij een programma dat, in lijn met het actieplan Open op Orde, zich bezighoudt met de verbetering van de informatiehuishouding. Op dit moment ben ik actief bij de Dienst Informatie en Archief. Ik werk samen met mijn team aan het zo goed mogelijk ondersteunen van de organisatie bij de naleving van de Archiefwet. Dat is een behoorlijke opgave.’
Leuk?
‘Mijn functie richt zich op het gedrag van mensen. Het gedrag van mensen en hun bewustzijn over het opslaan van en omgaan met informatie bepaalt namelijk voor een groot deel de vindbaarheid van onze informatie. Ik houd me daar graag mee bezig.’ ‘Daarnaast heeft iedereen (rijksoverheid en daarbuiten) te maken met het opslaan en beheren van informatie. Wij hebben als overheid wettelijke verplichtingen om dit goed op orde te krijgen. Dat maakt de urgentie op dit gebied voor ons groter. Ook dat draagt bij aan de aantrekkelijkheid van werken in het informatiebeheer.’ ‘Ten slotte zit er een belangrijk samenwerkingsaspect aan informatiebeheer. Informatie deel je met mensen voor wie die informatie relevant is. Iedereen is zich al heel bewust van dit samenwerkingsaspect op het moment van het maken en delen van informatie. Het zou goed zijn als er ook meer bewustwording is dat het goed beheren en opslaan achteraf ook de samenwerking verbetert. Het zorgt voor een duurzame samenwerking, en draagt bij aan het vertrouwen binnen en buiten een organisatie. Ik vind het leuk daaraan bij te dragen.’
Verbaasd?
‘Tegelijkertijd verbaas ik me over de manier waarop men een onderscheid maakt tussen digitale informatie en papieren informatie. Mensen krabben zich vaak achter de oren bij het woord archiveren en associëren het met papieren stapels en kartonnen dozen in een archief. Het gedrag rondom papieren informatie is zo anders in vergelijking met hoe wij omgaan met digitale informatie. Aan de andere kant wordt het goed bewaren van informatie ook behoorlijk ingewikkeld gemaakt. Bijvoorbeeld met informatiedragers. Het lastige is dat we per informatiedrager moeten bepalen hoe we die zo goed mogelijk kunnen archiveren. Om zo precies mogelijk te kunnen zijn, is het beleid soms wat gek.’
Ontwikkeling?
‘Als nieuwkomer heb ik genoeg om van en over te leren. Ik volg daarom deze zomer een opleiding in verandermanagement. De opleiding gaat over hoe een organisatie zo goed mogelijk verandering kan waarmaken en borgen. Daarnaast denk ik dat nieuwe verbindingen opzoeken met mensen goed kan helpen. Ik ben nieuwsgierig naar hoe anderen te werk gaan in dit vakgebied en ga daar graag over in gesprek.’ ‘Dat sluit ook aan bij de dingen waarmee ik bezig ben. Ik ben bezig om een betere verbinding te leggen tussen de teams die zich met informatiehuishouding bezighouden. Een goede informatiehuishouding vraagt om samenwerking vanuit de techneuten, de beheerders en goede ondersteuners om de organisatie zo goed mogelijk te leren omgaan met hun informatie. Ook ben ik benieuwd naar hoe vrienden en familie, die buiten de rijksoverheid werken, zich bewust zijn van hun omgang met informatie. Onoverzichtelijke informatie zorgt op elk vlak voor onhandige situaties. Ook daar kunnen we van elkaar leren.’