Intrekking van de Archiefwet 1995
Nieuwe Archiefwet 2021
Tekst Redactie Od
De huidige Archiefwet is verouderd. Aanpassing is nodig om ervoor te zorgen dat overheidsorganisaties ook digitale informatie goed opslaan, beheren en toegankelijk houden. In de Tweede nota van wijziging - Intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door een nieuwe Archiefwet reageert het kabinet op vragen van GroenLinks-PvdA, VVD, CDA, de ChristenUnie en SGP over de nieuwe Archiefwet. In dit artikel duidt de redactie van Od vragen van de politieke partijen en de antwoorden van het kabinet.
De fractie van GroenLinks-PvdA erkent dat actualisering van de Archiefwet nut heeft. Maar ze blijft zorgen houden over de verantwoordingsfunctie van de archieven. Kunnen die zorgen worden weggenomen? Ze vraagt hier een ondubbelzinnig antwoord op. De redactie herkent dit maar al te goed. Zorg, beheer en toezicht ten spijt. Systeemrot treft ook onze sector. Onze informatie voldoet niet aan de doelstellingen: binnen een redelijke termijn beschikbaar en raadpleegbaar. De reactie van het kabinet richt zich op openbaarheidsbeperkingen en de inzet van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (hierna Inspectie). En dan wordt het nog gekker: het ziet die niet als onderdeel van de reikwijdte van de Archiefwet. De reactie van de redactie: vele rapporten ten spijt, laat dan die wetsherziening maar zitten. Want juist daar zit de kern van de zaak. We erkennen dat dit onderdeel uitmaakt van de bedrijfsvoering, en dat overheden van karakter verschillen en dat specifieke instructies in de specifieke wetgeving moeten worden gedaan. Maar als we zien dat dit (alsmede horizontale verantwoording) onvoldoende werkt, neem dan je verantwoordelijkheid door in de kaders en het toezicht nadrukkelijker ingrepen te formuleren. Bestuurders en directeuren bedrijfsvoering lijken lak te hebben aan papieren tijgers.
BZK en archiefwetgeving
De VVD vraagt wat medeondertekening behelst: komen bepaalde onderdelen onder het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK)? Blijft toezicht bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW)? En heeft medeondertekening betekenis voor de samenhang met de Wet open overheid (Woo)? Vervolgens vraagt de ChristenUnie (CU) hoe de samenwerking wordt vormgegeven. Dan blijkt: de verhoudingen blijven wat die zijn. BZK heeft een voortrekkersrol in de verbetering van de informatiehuishouding. Begrippen uit de Woo en de Archiefwet zijn geharmoniseerd. Nadere regels voor het beheer worden gesteld in het Statuut agentschap Nationaal Archief (OCW) of het Coördinatiebesluit (BZK). Naar aanleiding van de vraag van de CU worden normen meer bindend vastgelegd in de wijziging op het wetsvoorstel. Vastgesteld door OCW in samenspraak met BZK en gemandateerd naar de Algemeen Rijksarchivaris (ARA). De redactie van Od vindt dit een gemiste kans. De afgelopen jaren is er, zeker op rijksniveau en mede door een grote toename van financiering, een gigantische chaos van gremia en bestuursorganen ontstaan waarvan het mandaat en doel volstrekt onhelder zijn, of vindt er ogenschijnlijke overlap plaats. Zonder heldere sturing gaat dit vraagstuk op rijksniveau zeker niet opgelost worden. Dit kan en moet beter. Het CDA vraagt naar het zogenoemde volumeprobleem dat bij het verkorten van de overbrengingstermijn zal ontstaan. Het kabinet erkent een enorme toename. Instrumenten en normen uit de kaderstelling maken dit hanteerbaar. De redactie van Od stelt vast dat hiermee een “hypotheek” op de toekomst lijkt te worden genomen. Waarom geen uitvoeringstoets of businesscase opgesteld? Het CDA vraagt verder naar een visie en de rol van de Regeringscommissaris Informatiehuishouding hierop. Het kabinet is van mening dat in de verschillende plannen, zoals het Meerjarenplan Openbaarheid en IHH Rijksoverheid en het generieke actieplan Open op Orde, voldoende ingrediënten voor de inhoudelijk visie zijn neergelegd. De visie-elementen worden ook onderhouden. Ook de regeringscommissaris ondersteunt het wetsvoorstel. Wat nog werd weggelaten of niet beschikbaar was, is het advies van de regeringscommissaris dat veel eigenlijk anders moet. De redactie van Od doelt dan op zes speerpunten: aanjagen Open op Orde, Algemene informatiewet, Informatie Academie, informatiehuishouding & openbaarheid, Gegevensdeling en de werkomgeving van de toekomst. Volgens de redactie van Od neemt het kabinet de ARA en de Regeringscommissaris Informatiehuishouding onvoldoende serieus in deze beantwoording.
‘WAT DE REDACTIE ECHT ZORGWEKKEND VINDT, IS DAT GEEN ENKELE ANDERE PARTIJ OVER DIT THEMA VRAGEN HEEFT GESTELD’
Archiefvorming
De VVD-fractie vraagt of vastgestelde beheerregels openbaar worden gemaakt. Het kabinet neemt dit over in de wijziging op het wetsvoorstel. Ook vraagt de VVD naar de argumenten waarom het kabinet het standpunt van de ARA om een ‘audit’ toe te voegen niet overneemt. Het kabinet wijst op de eigen verantwoordelijkheid van de zorgdragers. De redactie van Od constateert dat voor deze beide punten een nadere professionalisering en proactief handelen naar de eigen lijnorganisatie, management en bestuur benodigd zijn bij de informatieprofessionals van de zorgdragers. Hier ligt een taak bij de beroepsgroep. Het CDA vraag naar niet-bindende modelselectiebesluiten vanuit de ARA. Het kabinet wijst erop dat deze bevoegdheid er voor het rijk al is, met het Generiek Waarderingsmodel. Voor de technische verhandeling lees de nota. Verwezen wordt naar het modelselectiebesluit chatberichtenarchivering. De redactie van Od heeft zorg over deze “vorm-archivering” en bepleit betere uitvoering van de selectiepraktijk vanuit de onderwerp-selectielijsten. Het Generiek Waarderingsmodel helpt alle overheden: dat is ongeacht haar vorm een prima model. Steeds meer archiveren op basis van vorm is een gevaarlijke trend. De SGP vraagt om bewaarcriteria. Deze zijn mogelijk, zitten in de Nota van Wijziging en worden in het Archiefbesluit nader aangescherpt. En zou hiertoe in de Archiefwet een verplichting opgenomen moeten worden? Het kabinet vindt het belangrijk maar vindt het niet opportuun dit generiek vast te leggen. Dit in verband met de beoogde toekomstbestendigheid van de Archiefwet.
Duurzame toegankelijkheid
Als het gaat om het verbeteren van de informatiehuishouding vernauwt de VVD dat tot de vraag of de nieuwe overbrengingstermijn van 10 jaar niet voor meer archiefachterstanden gaat zorgen. De zorg van de VVD zit met name in de souplesse van het overbrengingsproces en hoe decentrale overheden hier vanuit de regering op voorbereid worden. Het valt de redactie van Od op dat de VVD zich als liberale voorvechter voor decentralisering zorgen maakt om de begeleiding van de decentrale overheden. Wat de redactie echt zorgwekkend vindt, is dat geen enkele andere partij over dit thema vragen heeft gesteld – terwijl de kern van goede archivering begint bij een degelijke informatiehuishouding.
Overbrenging
De VVD vraagt zich af of het nog relevant is dat er voorwaarden gesteld kunnen worden aan het uitstellen van overbrenging na 10 jaar. De minister of gedeputeerde staten kunnen een zorgdrager daartoe machtigen. Middels lid 4 wordt geregeld dat er voorwaarden aan de machtiging gesteld kunnen worden. Ook kan een minister of kunnen de gedeputeerde staten zorgdragers ontheffen van overbrenging (artikel 6). De CU vindt het hele idee van ontheffing eigenlijk ingaan tegen de geest van de wet en is bang dat hier te veel gebruik van zal worden gemaakt. Vanuit het perspectief van de CU is dit voor de redactie van Od begrijpelijk. De motie-Segers was immers het startschot van deze nieuwe wet, maar de CU lijkt zich niet te realiseren wat dit voor organisaties als het kadaster, KNMI of moderne concepten als bewaren bij de bron betekent. Dat zou dan onmogelijk zijn. Zo concreet als de redactie van Od geeft het kabinet geen antwoord, maar het komt op hetzelfde neer.
Openbaarheid
GroenLinks-PvdA wil weten of de dertien specificaties van de beperkingsgrond onevenredige benadeling leiden tot een rechtvaardige openbaarheidsoordeel. Zowel de redactie van Od als het kabinet begrijpt niet wat deze partij hiermee bedoelt. De SGP stelt de vraag of de beperkingsgrond de bescherming van het milieu wel relevant is in de archiefsector en of dit na 10 jaar überhaupt wel toegepast gaat worden. Het ligt in de geest van de partij om zo nauwgezet de wet te beoordelen. Geen andere partij doet dat zo precies. De enige reden die het kabinet aangeeft waarom deze grond is opgenomen, is omdat hij nu eenmaal ook in de Woo staat. De redactie ziet graag dat de Archiefwet dit overneemt.
‘LATEN WE MAAR HOPEN OP EEN GOED KAMERDEBAT’
Toezicht
De CU wil weten of het bestaande toezichtinstrumentarium beter ingezet kan worden. Bovendien vragen ze om een onafhankelijker toezicht op de decentrale overheden. In het antwoord van de regering komt naar voren dat de Inspectie werkt aan een scherper beleid om te sanctioneren, zoals het geven van een berisping of het opleggen van een dwangsom. De Inspectie werkt dit beleid dit jaar uit. Dit is voor elke overheidsorganisatie goed om te weten en geeft de Archiefwet eindelijk wat tanden. De redactie van Od is daar op zichzelf blij mee, maar is sceptisch over overheden die andere overheden berispen of boetes opleggen. Dat laatste is vooral het onnodig rondpompen van grote sommen geld. Bovendien, schrijft de regering, bestaan deze mogelijkheden nu ook al, maar is er door nalatigheid wat tandrot opgetreden.
Opleiding
GroenLinks-PvdA vraagt of de diploma-eis voor archivarissen toch niet gehandhaafd zou moeten worden omdat dit ‘een extra waarborg zou bieden tegen lagere overheden die het belang van goede archivering onvoldoende onderkennen’. De CU wil weten of het vervallen van de diplomaverplichting consequenties heeft voor het huidige opleidingsaanbod, wat weer tot een verminderd aantal mensen met adequate kennis zou kunnen leiden. De SGP is het ook niet eens met het laten vervallen van de opleidingseis, omdat de partij waarde hecht aan vakmanschap. Het is opvallend dat dit thema het meeste stof op doet waaien bij de partijen. Bovendien vindt de redactie van Od de vooronderstelling van GroenLinks-PvdA vrij absurd. Het kabinet geeft terecht aan dat lokale overheden met de nieuwe wet verplicht een archivaris moeten gaan aanstellen. De regering vergeet alleen te melden dat het rijk misschien wel meer van de decentrale overheden kan leren dan andersom.
Verhouding Archiefwet en andere wetgeving
GroenLinks-PvdA heeft van de gemeente Utrecht vernomen dat meerdere wetten in het informatiedomein niet met elkaar geharmoniseerd zijn. De partij vraagt zich af of met deze nieuwe wet die constatering verholpen wordt. Het kabinet benoemt dat in de nieuwe wet meer rekening is gehouden met de Who, Woo en AVG, maar dat harmonisatie altijd zijn grenzen kent.
Tenslotte
De redactie van Od maakt zich na het lezen zorgen. Het vernieuwen van de Archiefwet is een mooie kans om de systeemrot die is ingeslopen aan te pakken en alles eens grondig te herzien. Het kabinet geeft echter keurige, beleefde, ambtelijke antwoorden op de gestelde vragen die de minister en zijn voorgangers in hun waarde laten, maar een serieuze drang naar verbetering van de wet op basis van de gestelde vragen is niet waarneembaar. Dat komt echter ook door de gestelde vragen – deze zijn soms van laag of hoog detaillistisch niveau en focussen zich volstrekt niet op het neerzetten van een wet die een goed systeem creëert. De vragen van de partijen richten zich vooral op (machts)verhoudingen, openbaarheid en de opleidingseis voor archivarissen. De focus op openbaarheid is gezien de huidige tijdsgeest begrijpelijk, maar vanuit ons vak gezien baart het ook zorgen. Er wordt door niemand, los van een kleine vraag van de VVD, gekeken naar de uitvoeringspraktijk van de wet. De CU probeert te sturen op een concrete verbetering van het informatiebeheer door te focussen op de daadkracht van Inspectie, de overige partijen lijken zich te verliezen zich in wetstechniek. GroenLinks-PvdA focust, terecht, op het thema wetsharmonie, maar ook daar had meer op ingezoomd mogen worden.
Grootste zorg
De grootste zorg van de redactie van Od zit hem echter in het feit dat partijen als bijvoorbeeld PVV, BBB, VOLT en PvdD schitteren door afwezigheid, maar dat met name D66, als mede-indiener van de Woo, en NSC, als voorvechter van goed bestuur, hier geen tijd en aandacht aan hebben besteed. Laten we maar hopen op een goed Kamerdebat…