Ontheffing van overbrenging
Weg van digitaal papier
Tekst Anna van Lankvelt en Vincent Hoolt
Anna van Lankvelt is adviseur digitaal informatiebeheer en Vincent Hoolt is senior adviseur recordkeeping bij het Nationaal Archief
Spanje, 2023, Salamanca, de kathedraal. Deelnemers aan het DLM Forum, inclusief de auteurs van dit artikel, krijgen een tour door de archieven. Likkebaardend bekijken we schitterende oude tekeningen, muziekinstrumenten en boeken. Waaronder een gelakt exemplaar van de Lof der Zotheid van Erasmus. (Het lakken was in dit geval gedaan door censurerende monniken in de 17de eeuw.) Een van ons stelt de vraag: hebben jullie ook een digitaal archief?’ Een blik van onbegrip volgt. Onze rondleider wijst op een paar cd-roms en we zien een oud type pc. Daar blijft het antwoord bij. Maar is de archiefwereld van nu wel zo veel verder?
Het Nationaal Archief ontwikkelt momenteel een procedure voor het verkrijgen van een ontheffing van overbrenging. Ontheffing van overbrenging is een mogelijkheid binnen de nieuwe Archiefwet en is ingevoerd om een bestaand probleem te verhelpen. Enkele overheidsorganisaties in Nederland hebben namelijk gegevensverzamelingen in beheer die ze niet overdragen aan hun archiefinstelling. En overigens ook buiten Nederland; in hetzelfde Salamanca gaven we een presentatie over de ontheffing aan belangstellenden uit heel Europa.
Huidige situatie
In sommige gevallen is niet-overdragen verdedigbaar. Bijvoorbeeld als een gegevensverzameling niet goed deelbaar is. Overbrengen van het deel dat ouder is dan 20 jaar zou ernstig afbreuk doen aan zo’n verzameling. En daarmee aan het werk van de overheidsorganisatie. Of er zijn wetten in het spel die een taak opleggen waarvoor het in eigen beheer hebben en houden van de gegevensverzameling cruciaal is. Er is dus sprake van een juridisch limbo: in principe moet overgebracht worden, maar er zijn geen middelen om dit af te dwingen. Aan de huidige situatie kleven belangrijke nadelen: er is onduidelijkheid over wat kan en mag binnen de wetgeving, de burger moet op verschillende plaatsen op zoek naar informatie. En er zijn geen mogelijkheden voor archiefbewaarplaatsen om te controleren dat deze organisaties hun gegevensverzamelingen duurzaam toegankelijk houden. Is de ontheffingsmogelijkheid binnen de nieuwe Archiefwet het wondermiddel voor deze problemen? Dat niet. Maar het biedt wel meer mogelijkheden voor duidelijkheid, toezicht en openbaarheid. Aan de ontheffing zijn eisen verbonden. Om een ontheffing te verkrijgen moet de gegevensverzameling allereerst ontvankelijk zijn binnen de kaders van de nieuwe wet. Vervolgens moet de overheidsorganisatie aantonen dat er “adequate voorzieningen” zijn getroffen (artikel 5.6 nieuwe Archiefwet) om de verzameling duurzaam toegankelijk te houden en beschikbaar te stellen.
‘IN SOMMIGE GEVALLEN IS NIET-OVERDRAGEN VERDEDIGBAAR’
Toetsingsinstrument
Om het Nationaal Archief in staat te stellen om de “adequate voorzieningen” te toetsen is een instrument ontwikkeld. In het toetsingsinstrument staan eisen waar een aanvrager aan moet voldoen om voor ontheffing in aanmerking te komen. Het instrument is gebaseerd op bestaande standaarden, zoals ISO 14721 en CoreTrustSeal. De gegevensverzamelingen waar het om gaat zouden kunnen bestaan uit fysieke documenten en/of uit pdf’s in een documentmanagementsysteem (DMS) en/of uit e-mails opgeslagen op een netwerkschijf, etcetera. Maar waarschijnlijk gaat het vaker om digitale databases, opgebouwd puur uit metadata. Waarbij het “document” telkens wordt opgebouwd op basis van een zoekvraag. En de bestaande standaarden zijn daar eigenlijk niet op geschreven. Vaak zijn die veel meer gericht op zogenaamd “digitaal papier”. Dus op dezelfde uitgangspunten als die worden toegepast op papieren archieven, vertaald naar de digitale wereld. Vandaar de vraag: heeft de archiefwereld wel een digitaal archief? Het is bijna alsof we in de kathedraal van Salamanca staan.
Data en dynamiek
Nu zullen velen zeggen: ja, uiteraard hebben we een digitaal archief. Kijk maar naar ons DMS of zaaksysteem. Maar feitelijk is dat een vertaling van de fysieke werkelijkheid naar een digitale. Het is digitaal papier. Alleen wat als het document niet bestaat totdat je het opvraagt? En het dan wordt samengesteld uit data vanuit verschillende tabellen? En als je daar dan wel rechten aan kunt ontlenen, dus je het moet kunnen reproduceren? In dat geval is echt sprake van een digitaal archief. Er zijn data en geen specifieke metadata. Er is een volledig andere ordening. Als deze omgeving ook nog dynamisch is, en data dus ook wijzigen, wat voor eisen stellen we dan om de informatie duurzaam toegankelijk te beheren?
Eisen
Met dit belangrijke gegeven in het achterhoofd heeft het Nationaal Archief de bestaande eisen vertaald, weg van digitaal papier. Zo is er bijvoorbeeld een eis opgenomen over het hebben van de mogelijkheid tot tijdreizen, het teruggaan naar eerdere situaties. Een andere eis is dat gedefinieerd is wat de informatieobject(en) zijn in de gegevensverzameling. Het toetsingsinstrument schrijft niet voor hoe de overheidsorganisatie dit moet vormgeven, maar eist wel dat die kan tonen hoe de eisen worden ingevuld en of deze oplossingen voldoen aan de voorwaarden. Hierover gaan de organisatie en het Nationaal Archief samen het gesprek aan.
‘HEEFT DE ARCHIEFWERELD WEL EEN ARCHIEF?’
Beschikbaar stellen
In het toetsingsinstrument kijkt het Nationaal Archief niet alleen naar de duurzame toegankelijkheid, maar ook naar het beschikbaar stellen van informatie aan het publiek. Dus niet alleen de actuele, maar juist ook de historische informatie. We willen dat de informatie beschikbaar is. En dat de beschikbaarheid waar mogelijk wordt verbeterd. Soms leren we dat organisaties de gegevensverzamelingen veel beter beschikbaar kunnen stellen dan wij. Zij kennen de gegevensverzamelingen, weten hoe ze in elkaar zitten. En dus hoe deze te tonen, bijvoorbeeld met een digitale landkaart. De ontheffing moet ertoe leiden dat het recht op informatie van iedere burger ook daadwerkelijk leidt tot informatie die voor de burger vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar is, nu en in de toekomst. Het toetsingsinstrument is noodzakelijk om dit ook waar te maken. De archiefwereld heeft zo meer in handen om bij te sturen hoe organisaties met een gegevensverzameling omgaan en deze beschikbaar stellen. Met het toetsingsinstrument nemen we een belangrijke stap op de route naar het beheren en bewaren van archief op de manier waarop ze oorspronkelijk zijn gevormd. En dat doen ze in de kathedraal van Salamanca al eeuwen!