In veel organisaties staat het document­managementsysteem (DMS) centraal bij het beheren van digitale informatie. Het is bedoeld om informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden zoals dat door de Archiefwet en Wet open overheid wordt voorgeschreven. Helaas kunnen de huidige DMS’en vaak niet voor alle soorten informatie volledig aan wet- en regelgeving voldoen. Doordat medewerkers het DMS niet goed toepassen, bijvoorbeeld, omdat de systemen gebruiksonvriendelijk zijn. Of doordat lang niet alle te beheren informatie in een DMS terechtkomt of de systemen vaak belangrijke functionaliteiten missen, noodzakelijk voor goed beheer. Daarmee schieten de huidige DMS’en hun doel voorbij. Wat is de oplossing? Moet er een beter DMS komen of iets heel anders? Welke mogelijkheden zijn er nu al? Wat biedt de toekomst? En hoe maken we de omslag naar een betere oplossing? In het debat werd daar uitvoerig bij stilgestaan.

Poll

Od organiseerde een poll met de stelling: de gedachte dat je alle te bewaren documenten kunt beheren en bewaren in een DMS is achterhaald en niet realistisch. Daar werd door de lezers flink op gereageerd. Van de 42 reacties waren 7 het eens met de stelling en 35 oneens. Een lezer geeft aan dat ‘het in principe voor iedereen in een organisatie mogelijk is om met een DMS te werken’. Een andere vakcollega gaf aan ‘dat het alleen kan met een DMS als iedereen overtuigd is van de waarde en het gebruik ervan. Zowel het management als de gebruiker moet het omarmen, accepteren en willen gebruiken’. Dat betekent onder andere dat de inrichting serieuze aandacht moet krijgen en vervolgens erop gemonitord moet worden om de aandacht blijvend te houden.