![](https://assets.foleon.com/eu-central-1/de-uploads-7e3kk3/8273/naamloos-7.87a8d9c53e19.png?)
Toekomst van het DMS
Tekst Jeroen Jonkers
Jeroen Jonkers is hoofdredacteur Od
Op 4 april 2024 organiseerde het Nationaal Archief in samenwerking met Od een verdiepend debat over documentmanagementsystemen. Hoe ziet de toekomst eruit?
In veel organisaties staat het documentmanagementsysteem (DMS) centraal bij het beheren van digitale informatie. Het is bedoeld om informatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden zoals dat door de Archiefwet en Wet open overheid wordt voorgeschreven. Helaas kunnen de huidige DMS’en vaak niet voor alle soorten informatie volledig aan wet- en regelgeving voldoen. Doordat medewerkers het DMS niet goed toepassen, bijvoorbeeld, omdat de systemen gebruiksonvriendelijk zijn. Of doordat lang niet alle te beheren informatie in een DMS terechtkomt of de systemen vaak belangrijke functionaliteiten missen, noodzakelijk voor goed beheer. Daarmee schieten de huidige DMS’en hun doel voorbij. Wat is de oplossing? Moet er een beter DMS komen of iets heel anders? Welke mogelijkheden zijn er nu al? Wat biedt de toekomst? En hoe maken we de omslag naar een betere oplossing? In het debat werd daar uitvoerig bij stilgestaan.
Poll
Od organiseerde een poll met de stelling: de gedachte dat je alle te bewaren documenten kunt beheren en bewaren in een DMS is achterhaald en niet realistisch. Daar werd door de lezers flink op gereageerd. Van de 42 reacties waren 7 het eens met de stelling en 35 oneens. Een lezer geeft aan dat ‘het in principe voor iedereen in een organisatie mogelijk is om met een DMS te werken’. Een andere vakcollega gaf aan ‘dat het alleen kan met een DMS als iedereen overtuigd is van de waarde en het gebruik ervan. Zowel het management als de gebruiker moet het omarmen, accepteren en willen gebruiken’. Dat betekent onder andere dat de inrichting serieuze aandacht moet krijgen en vervolgens erop gemonitord moet worden om de aandacht blijvend te houden.
Andere oplossing?
Veel collega’s gaven aan dat er binnen overheidsorganisaties tientallen (misschien ook wel een honderdtal) applicaties zijn die overheidsinformatie genereren of ontvangen. Veel procesgebonden diensten worden digitaal ondersteund door vakapplicaties. Vaak zitten die data niet in de traditionele DMS’en. Daarnaast is er ontwikkeling naar data(opslag) georiënteerde organisaties. Algemeen wordt wel geconstateerd dat documenten moeten worden beheerd in een passende omgeving; dat kan een DMS zijn, maar kan ook een andere oplossing zijn.
Het debat en de resultaten van de poll geven niet direct antwoorden, maar wel voldoende draagvlak om gezamenlijk verder te zoeken naar potentiële oplossingen. Lezers die ideeën hebben of lokale goede ervaringen, kunnen dat mailen aan Od@publiekdenken.nl.