Toekomst van het eDepot
Tekst Eric Kokke
Eric Kokke is redactielid Od
Tijdens KIA’s Thematiendaagse over het eDepot maakten het Leerhuis Informatiehuishouding (RDDI) en de KNVI gezamenlijk een podcast. Het thema van de podcast, de toekomst van het eDepot, werd besproken door informatieprofessionals Remke Verdegem (Nationaal Archief), Roland Bisscheroux (Waterlands Archief), Emile de Maat (ministerie van Justitie en Veiligheid) en André Plat (VNG).
Het eDepot zelf is niet nieuw. Al rond 2000 zijn de eerste projecten gestart. Toch hebben we het nog steeds over het eDepot. Waarom is dit zo belangrijk? Emile de Maat: ‘Er is steeds meer digitale informatie. Een enorme massa en er is steeds meer aandacht voor het onderwerp. Daarom realiseert men zich nu pas hoeveel digitale informatie we hebben liggen. En dat we echt aan de slag moeten om dit duurzaam toegankelijk te maken. Dan komt eDepot weer in beeld.’ Dat heeft ook te maken met het soort informatie waar we mee te maken hebben. De Maat: ‘In het verleden eigenlijk alleen documenten, maar nu ook veel geluid en beeld en social media-berichten.’ André Plat is wat meer bezorgd over de toekomst: ‘Wat komt er op dit moment eigenlijk allemaal in een eDepot? Bijvoorbeeld al die overheidswebsites. Hebben we de persistent identifiers wel goed geregeld? In de nieuwe archiefwet hebben we het weer over een termijn van 10 jaar. Ik vind dat flauwekul, waarom niet direct naar het eDepot.’
Papieren concept?
Roland Bisscheroux ziet een ander probleem: ‘Eigenlijk is het eDepot weer een papieren concept dat we naar het digitale hebben vertaald. De complexiteit van het bewaren van digitale informatie vandaag de dag maakt het een veel grotere uitdaging. We moeten dus van het papieren concept af. En de voorziening laten aansluiten bij de digitale situatie.’ ‘Er bestaat gewoon informatie die niet overgebracht kan worden naar een digitale bewaarplaats,’ gaat hij verder. ‘Die moet bij de zorgdrager blijven, dus moet je op zoek naar een andere oplossing. Ik vind ook dat je moet kijken naar bewaren op de plek waar dit het beste kan. Dus weer los van de papieren gedachte dat je alles over kunt brengen naar een archiefbewaarplaats.’
Service
‘We kunnen alles duurzaam bewaren, dat is geen probleem,’ vult Remke Verdegem aan. ‘Kunnen we alles op termijn ook weergeven? Dat is een ander verhaal. Volgens mij is versnipperen geen goed idee. Ik heb er niet veel vertrouwen in dat alle overheidsorganen de informatie zelf netjes kunnen bewaren. Je moet tijdig bestandsformaten migreren, naar bij voorkeur een open bestandsformaat. Dus niet dat je het laat staan in het authentieke bestandsformaat, wat slecht onderhouden wordt of echt gesloten is. Als rijksoverheid wil je naar een open bestandsformaat. Open betekent in dit geval beschreven, zodat iedere softwareontwikkelaar later een viewer kan bouwen. Als het gesloten is, kun je er weinig mee. Ik maak weleens het vergelijk met het krijgen van een worst om er daarna weer een varken van te maken. Maar als je de beschrijving van het varken hebt, kun je terugredeneren.’ ‘Een eDepot zou een service moeten zijn, of is dat misschien al,’ aldus De Maat. ‘Dat ligt eraan hoe je het opzet. Als je het eDepot ziet als dat stukje software, dat die functionaliteit levert om de duurzame toegankelijkheid te borgen, kun je dat op heel veel plekken neerzetten. Zeker gezien de toekomst denk ik dan niet aan een andere functionaliteit, maar meer een andere positionering. Je wilt eigenlijk al bij het ontstaan van een stuk het afvangen en beginnen met het borgen van de duurzame toegankelijkheid. Eigenlijk dus archiveren bij het begin of archiveren by design. Dus bij voorkeur inderdaad niet 10 jaar wachten, maar bij voorkeur al vanaf dag nul. Dus ook het eDepot veel meer bij het begin. En dus ook stukken die wel vernietigd moeten worden, komen dan in het eDepot. Ook daarbij geldt de noodzaak van duurzame toegankelijkheid.’
Het gehele gesprek is te beluisteren in Aflevering #21 van de podcastserie De veranderende rol van een informatieprofessional. Deze podcastserie is een initiatief van het Leerhuis Informatiehuishouding en te beluisteren via Spotify en de website www.leerhuisinformatiehuishouding.nl.