De gemeente Groningen was een van de pilotgemeenten die van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Vereniging van Nederlandse Gemeenten alvast mochten proefdraaien om te kijken welke impact deze wetgeving op de gemeentelijke processen heeft. We zijn begonnen met een inventarisatie van alle producten en diensten om inzichtelijk te maken hoe groot de klus was die we gezamenlijk moesten klaren. We hadden gelukkig voor bijna al het bestuurlijke verkeer al een digitale ingang, maar we hadden bij de gemeente Groningen nog geen producten- en dienstencatalogus. Dit betekende dat we dus from scratch moesten beginnen. En wat bleek? We kwamen uit op maar liefst meer dan vierhonderd processen.

Samenwerken is key!

Je zult denken: hoe hebben jullie dat dan aangepakt? De gemeente Groningen is een grote gemeente met 20+ interne domeinen. We waren hierdoor erg afhankelijk van een goede samenwerkingsrelatie met de juiste contactpersonen binnen deze domeinen. En wat wordt er dan bedoeld met de juiste personen? Een combinatie van medewerkers met inhoudelijke en technische kennis over de processen. In de praktijk is dit vaak een i-adviseur in combinatie met een inhoudelijk medewerker/key-user en/of functioneel beheerder. Gezamenlijk hebben we per domein de producten en diensten in kaart gebracht die binnen het kader van de Wmebv vallen. Vervolgens hebben we ingestoken op twee routes: welke producten en diensten moeten überhaupt nog gedigitaliseerd worden? Veelal de longtail-producten. Dit zijn producten met een laag volume en daardoor vaak minder prioriteit hebben bij digitaliseringsprojecten. En: voldoen alle huidige digitale kanalen aan de technische vereisten uit de Wmebv? Zodoende konden we in kaart brengen welke procesaanpassingen nog vereist waren. Deze bevindingen werden per domein gepresenteerd zodat men precies wist welke stappen er nog doorlopen moesten worden. De verantwoordelijkheid hiervoor is bij de business neergelegd, omdat zij eigenaar zijn van hun eigen processen. Ook zijn we aangehaakt bij al lopende digitaliseringsprojecten om de projectleiders op de hoogte te stellen van de wettelijke en technische vereisten uit de Wmebv. De gedachtegang hierachter was dat zij dit direct in het programma van eisen konden meenemen en we hierdoor geen dubbele dingen gingen doen. Daarnaast hebben we veel energie en tijd gestoken in het intern en extern delen van informatie en kennis aan de hand van de tools die we met alle pilotgemeenten hebben gemaakt, webinars en een Wmebv-vlog (https://www.youtube.com/watch?v=zGsDxOJp5SA).

Waren er ook uitdagingen?

Elk project kent zijn uitdagingen, zo ook dit project. Vooral de omvang is iets waar een projectleider zich erg bewust van moet zijn. We hebben meer tijd in het project gestopt dan we in eerste instantie hadden verwacht. Ook omdat wij dit naast onze huidige functies deden. Vanuit ons enthousiasme voor dienstverlening dachten wij: we doen dit er wel even bij. Daar hebben we ons achteraf toch echt wel op verkeken. Hoewel we al ontzettend goed bezig waren met het digitaliseren van de gemeentelijke processen, zijn we erachter gekomen dat de scope van het project nog best veel producten en diensten raakt. Juist hierom is het van belang om een projectleider in te schakelen en een projectteam in te richten, zodat het de tijd en aandacht krijgt die het nodig heeft. Een andere uitdaging voor ons was de afhankelijkheid van de agenda’s van andere domeinen. Niet ieder domein had de Wmebv als topprioriteit, vooral niet in 2021, toen we net met de pilot gestart waren. Je zult begrijpen dat er toen nog weinig tot geen kennis en aandacht voor deze aankomende wetgeving waren. Dat was denken wij wel onze grootste uitdaging: gemeentebreed kennis delen over dit onderwerp en het belang hiervan op iedereen zijn agenda zien te krijgen. Mede hierdoor hebben we een intern webinar gegeven, waar wel 200 collega’s waren aangehaakt en hebben we een intern informatieplatform en infographic ontworpen. Hierdoor groeide de interne interesse en werden onze samenwerkingsrelaties vruchtbaar.