Plaatsvervangend directeur RDDI Hella Borking:
‘Meer integraliteit en handelingsperspectief’
Hella Borking: ‘De Toolkit Informatiehuishouding is het middel bij uitstek om het integrale verhaal te vertellen en integraal afspraken te maken’
Tekst Shirley Domingus
Shirley Domingus is freelance journalist en tekstschrijver Beeld Hilbert Krane
De derde editie van de Od Kennissessie staat in het teken van de weerbarstige relatie tussen wet- en regelgeving en duurzaam toegankelijke informatie. Volgens Hella Borking, plaatsvervangend directeur van Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI), valt het wel mee met die weerbarstigheid: ‘De informatiewetten bieden ook kaders, handvatten en de uitdaging om innovatief te denken en informatiemanagement naar een hoger niveau te tillen. Wat we vooral nodig hebben is meer integraliteit en handelingsperspectief.’
RDDI werkt aan generieke oplossingen voor veelvoorkomende knelpunten bij het komen tot een meer open, transparante en responsieve overheid. Wellicht dat het programma daarom ook vooral denkt in oplossingen en niet in problemen. Zo liet Arjan Rompelman, projectleider van het RDDI-project Chatarchivering tijdens de Od Kennissessie op 20 juni zien welke rol informatiewetten spelen in het project en hoe daaraan invulling wordt gegeven: de wetten bepalen niet alleen wat er allemaal moet worden geregeld, maar bieden juist ook de handvatten voor: waarom en hoe het te realiseren. En Layla Hassan legde namens het Leerhuis Informatiehuishouding niet alleen de focus op de naleving van informatiewetten, maar ook op waardecreatie en innovatie daarbij. Maar Borking begrijpt dat het voor overheidsmedewerkers soms niet lijkt te stroken, de wetgeving onderling en met de praktijk: ‘Van de Woo moet alles “open, tenzij”, terwijl de AVG hamert op de bescherming van persoonsgegevens en informatiebeveiliging bij overheidsorganisaties hoge prioriteit heeft. Maar de informatiewetten an sich zijn geen probleem. Ze apart onderbrengen binnen organisaties, zoals dat nu nog vaak gebeurt, wel. We moeten het verhaal integraal regelen en vertellen. Op basis van integrale verbetertrajecten en de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving, waarin de onderwerpen ook samenkomen.’
Praktische tools
Het goede nieuws: er zijn tools om de integraliteit te vergroten. Borking: ‘De Toolkit Informatiehuishouding is het middel bij uitstek om het integrale verhaal te vertellen en integraal afspraken te maken. Met deze toolkit, die RDDI samen ontwikkelde met een gedragsbureau en testte bij het RIVM, gaan teams in drie sessies aan de slag om hun informatiehuishouding te verbeteren. Daarbij komen ook de knelpunten aan bod, die het team samen met een expert gaat oplossen. Door vervolgens afspraken te maken zorgen ze ervoor dat goed én veilig omgaan met informatie wordt ingebed in de dagelijkse werkpraktijk.’ Ook de kaartenset Actieve openbaarmaking van RDDI is volgens Borking een goede tool voor meer integraliteit: ‘De kaartenset maakt het gemakkelijker om met elkaar in gesprek en in discussie te gaan over openbaarmaking en informatiehuishouding. Dat doe je aan de hand van vragen, stellingen en dilemma’s. Bijvoorbeeld: als de rijksoverheid echt transparant wil zijn, moeten we minder tekst onleesbaar maken. Of: de komende jaren maken we steeds meer overheidsinformatie actief openbaar; wat zie jij als het grootste voordeel en wat als het belangrijkste knelpunt? Op deze manier wordt duidelijk wat het concreet betekent voor het dagelijkse werk.’
‘DE INFORMATIEWETTEN ZIJN GEEN PROBLEEM; ZE APART ONDERBRENGEN BINNEN EEN ORGANISATIE WEL’
Handelingsperspectief
Waaraan het nog ontbreekt is voldoende handelingsperspectief. ‘Uit onderzoeken weten we dat het met de bewustwording van het belang van een open overheid inmiddels wel snor zit,’ vertelt Borking. ‘Evenals het belang van een goede informatiehuishouding, die daarvoor noodzakelijk is. En medewerkers wíllen daar ook hun best voor doen maar weten niet hoe: ik heb een stuk, wat moet ik ermee? Om daadwerkelijk tot een gedragsverandering te komen zijn twee dingen nodig: medewerkers moeten weten welk gedrag ze moeten vertonen, het liefst in hapklare brokken, en op dat juiste gedrag moet worden gestuurd. Daarvoor zijn in 2024 twee nieuwe RDDI-projecten gestart: Informatie over Informatie en Kwaliteitssystemen. Het eerste project richt zich op rijksmedewerkers die dagelijks met informatie werken, maar informatiebeheer niet tot hun primaire taak hebben. Het tweede richt zich juist wel op de informatieprofessionals, maar ook op de bestuurders van een organisatie.’
‘VOOR HET VERANKEREN VAN GOED OMGAAN MET INFORMATIE IN DE ORGANISATIE IS KWALITEITSZORG EEN MIDDEL’
Overzichtelijk maken en verankeren
Er is heel veel informatie en andere ondersteuning beschikbaar om medewerkers te helpen hun informatie goed te beheren en de informatiehuishouding op orde te brengen en te houden. Maar die is enorm versnipperd. Het nieuwe project Informatie over Informatie gaat daar verandering in brengen en alle informatie over informatiehuishouding en openbaarmaking overzichtelijk ontsluiten op een centrale plek op Rijksportaal en andere intranetten. Borking: ‘De Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving is daarbij het uitgangspunt. In een volgende fase van het project hopen we te kunnen verbreden en ook informatie over andere I-onderwerpen zoals privacy, algoritmes en informatiebeveiliging vanuit een integrale benadering te ontsluiten.’ Om goed omgaan met informatie in de organisatie te verankeren is kwaliteitszorg een middel. Het project Kwaliteitssystemen heeft daarvoor een vooronderzoek gedaan. ‘Dit onderzoek bevestigt dat ook informatieprofessionals niet weten waar ze informatie en voorzieningen kunnen vinden en dat er behoefte is aan kaders: hoe moet ik wat doen? En hoe doe ik het goed? Samen met de opdrachtgever gaan we nu kijken hoe we de lessen uit het vooronderzoek verder kunnen uitwerken. Bijvoorbeeld in formats of een stappenplan voor kwaliteitszorg. Wil je groeien in je volwassenheidsniveau? Dit is stap een. Dan zet je stap twee, drie, vier enzovoort. En dit zijn de handvatten en tools die je daarbij kunt inzetten. Dat zou kunnen leiden tot een generieke handreiking Kwaliteitszorg, maar ik kan me ook voorstellen dat concreet advies op maat een oplossing is.’