Uitvoeringstoets maakt uitvoerbaarheid inzichtelijk
Publicatie van verplichte informatiecategorieën via de Woo-index
Tekst Juliette Mies, Daniëlle Huijdts, Peter Seignette, Walter Hulsker en Jelmer Schreurs
Juliette Mies, Daniëlle Huijdts en Peter Seignette zijn adviseur bij PBLQ. Walter Hulsker en Jelmer Schreurs zijn respectievelijk directeur en consultant bij Ecorys
In opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voert PBLQ in samenwerking met Ecorys een uitvoeringstoets uit. Deze toets heeft betrekking op de laatste aanpassingen in de Woo die de publicatie van informatiex-categorieën via een centrale infrastructuur (de Woo-index) verplicht stellen. De Woo-index is een centraal platform waarop wordt doorverwezen naar documentcollecties die al elders door bestuursorganen op internet zijn gepubliceerd. Via deze toets wordt de uitvoerbaarheid inzichtelijk van de publicatie van verplichte informatiecategorieën voor decentrale overheden via de Woo-index, onder andere in termen van acties, kosten, scenario’s en alternatieven.
De Wet open overheid (Woo), die op 1 mei 2022 in werking is getreden, regelt het recht van burgers op publieke informatie van de overheid, zowel van de rijksoverheid als van de medeoverheden. De uitvoeringstoets richt zich op medeoverheden: provincies, gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. De Woo onderscheidt twee manieren waarop de overheid informatie openbaar dient te maken: op verzoek en actief. Ook worden bestuursorganen verplicht hun informatie actief openbaar te maken via een digitale (centrale) infrastructuur die door de minister van BZK in stand wordt gehouden. Deze verplichting was niet vanaf het begin van het wetstraject aanwezig, maar is in 2021 aan de wet toegevoegd in de vorm van artikel 3.3b en is niet in eerdere uitvoeringstoetsen meegenomen. Gedurende de ontwikkeling van een centrale infrastructuur is er een wijziging geweest in de opzet. Bij de initiële oplossing – het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) – was een belangrijk uitgangspunt dat ieder bestuursorgaan de openbaar te maken documenten automatisch moest kunnen aanleveren. Onder andere op basis van een advies van het Adviescollege ICT-toetsing (AcICT) in december 2022 is besloten om de doorontwikkeling van de initiële oplossing, PLOOI, stop te zetten en een fundamenteel gewijzigd ontwerp te maken. Daarbij is uitgegaan van de aanbeveling van het AcICT over de vorm van deze oplossing, te weten: een verwijsindex (de Woo-index) en een zoekfunctie.
‘HET AANSLUITEN OP DE WOO-INDEX IS EEN COMPLEX VRAAGSTUK’
Aanpak
Het aansluiten op deze Woo-index brengt aanvullende activiteiten met zich mee voor medeoverheden ten opzichte van wat in eerdere uitvoeringstoetsen in kaart is gebracht. De afgelopen maanden hebben PBLQ en Ecorys onderzocht wat deze activiteiten zijn en wat de aanvullende kosten daarvoor zijn. Vervolgens is er gekeken naar mogelijke scenariokeuzes die bestuursorganen kunnen maken om aan te sluiten op de Woo-index. Ten slotte is ook een aantal alternatieven in kaart gebracht voor bestuursorganen die niet (op korte termijn) kunnen aansluiten. Het aansluiten op de Woo-index is een complex vraagstuk, mede door koerswijzigingen en de verschillende keuzes waar bestuursorganen voor staan. De verschillende afwegingen die bestuursorganen kunnen maken hebben invloed op de uitvoerbaarheid. Daarom wordt niet alleen gekeken naar de acties en kosten, maar worden de scenariokeuzes en de uitvoerbaarheid daarvan ook in kaart gebracht. Datzelfde geldt voor de alternatieven. Voor het onderzoek is gekozen voor een iteratieve aanpak. Dat houdt in dat er van grof naar fijn wordt gewerkt en de resultaten tussentijds steeds herzien en verder aangescherpt worden. Om in kaart te brengen wat de aanvullende activiteiten precies zijn, is er een gap-analyse uitgevoerd. Hierin werd de verplichting om aan te sluiten op de digitale infrastructuur vergeleken met onder andere de eerder uitgevoerde uitvoeringstoetsen. Om het beeld te verrijken zijn er interviews gehouden met projectmanagers, architecten en andere relevante personen binnen de medeoverheden en KOOP (Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties).
Klankbordgroep
Vanwege de scope van het onderzoek en het groot aantal bestuursorganen dat daarbinnen valt, zijn er twee klankbordgroepen samengesteld met daarin vertegenwoordigers vanuit provincies, waterschappen en gemeenten. Om de klankbordgroepen zo representatief mogelijk te maken zijn de deelnemers zorgvuldig geselecteerd. Elke klankbordgroep is driemaal bijeengekomen, enerzijds om informatie op te halen en anderzijds om analyses en bevindingen te valideren. De leden van de klankbordgroep waren positief over deze aanpak en voelden zich gehoord. ‘Het is goed om te merken dat onze input serieus wordt opgenomen. Wij zien dit duidelijk terug in de tussentijdse bevindingen van het onderzoek,’ aldus een van de deelnemers.
‘HET TYPEREN VAN EEN KLEIN AANTAL AFGEBAKENDE SCENARIO’S IS VRIJWEL ONMOGELIJK’
Mogelijke alternatieven
Gedurende het onderzoek bleek dat het typeren van een klein aantal afgebakende scenario’s vrijwel onmogelijk was. Verschillende typen bestuursorganen kunnen verschillende keuzes maken die impact hebben op de uitvoerbaarheid van de oplossing die zij kiezen. Er is helaas geen one-size-fits-all-oplossing. In veel gevallen zal een samenwerking tussen een of meerdere bestuursorganen en een leverancier de voorkeur hebben, maar er zijn ook bestuursorganen die zelf een publicatieplatform inrichten en zelf de aansluiting op de Woo-index realiseren. En dan zijn er nog bestuursorganen voor wie het niet mogelijk is om volgens de huidige voorwaarden aan te sluiten op de Woo-index. Daarom wordt er ook gekeken naar mogelijke alternatieven.