Richting en duidelijkheid

Een probleem in dit proces is dat de vele wetten die op de een of andere manier betrekking hebben op de informatiehuishouding elkaar soms in de weg zitten. De VNG heeft een paar jaar geleden onderzoek gedaan naar de wetgeving rond informatie. Daaruit bleek dat er in totaal 35 wetten en regels zijn die iets met de informatiehuishouding vandoen hebben, met als bekendste de Wet open overheid, de Archiefwet en de AVG, maar bijvoorbeeld ook in de Omgevingswet speelt informatievoorziening een belangrijke rol. Zowel die wetten als de organisaties die ermee moeten werken hebben uiteenlopende doelstellingen. Er is informatie bestemd voor openbaarmaking aan burgers, informatie die nodig is voor het afleggen van verantwoording en informatie die voor bedrijven van belang is. Soms zijn er spanningen tussen die categorieën; voor de mensen die de informatie beheren is het niet precies duidelijk hoe ze daarmee om moeten gaan. Rutjens: ‘We werken eraan om op volwassenheidsniveau 3 te komen, maar daarbij stuiten we op de verschillende opvattingen in die wetten. Moet je bijvoorbeeld concepten van stukken nu wel of niet bewaren en hoelang? Hoe gaan we om met de berg aan digitale informatie? Zo veel mogelijk bewaren en daarmee verzanden bij verzoeken om openbaarheid of snel ordenen en het risico dat informatie verloren gaat? Bovendien hebben we vaak ook verschillende ideeën over wat volgens een bepaalde wet wel of niet mag.’ De regeringscommissaris Informatiehuishouding heeft begin juni een nieuw concept van de Informatiewet opgeleverd. ‘Het is weliswaar weer een wet erbij, maar de regeringscommissaris beoogt richting en duidelijkheid te geven om een deel van de genoemde problemen op te lossen. Wij begrijpen ook de wens van de regeringscommissaris dat hij pleit voor een instituut waarbij spanningen tussen wetten worden beslecht.’

Wat bewaar je?

De eeuwige vraag bij informatie en archivering is: wat bewaar je en wat niet? Rutjens: ‘Vanuit archivering kijk je anders naar de bulk aan informatie dan vanuit de organisaties, terwijl je allebei een goed geordende staat van de informatiehuishouding wilt. Op dat abstractieniveau vind je elkaar al snel, maar niet als je in gesprek gaat over het wat en hoe. Als je te veel bewaart kun je het moeilijk terugvinden, stijgt de hoeveelheid cumulatief en alles opslaan wordt ook duur. Wereldwijd signaleren softwareleveranciers sterk stijgende kosten. Het streamen op Netflix, het delen van berichten op Facebook en Snapchat leggen een enorm beslag op energiekosten.’ ‘Als overheden en publieke sector gaan we dezelfde kant op. Het ACOI poogt daarin richting te geven door onderscheid te maken in typen en functies van informatie. Zo kun je volgens de Capstone-methodiek wel alles aan e-mails van bewindspersonen bewaren, maar bij anderen kun je strenger selecteren. Het hangt ervan af of het voor een burger belangrijk is, voor het verantwoorden van uitvoering of beleid of bijdraagt aan maatschappelijke of economische waarden. Keuzes maken is hoe dan ook onvermijdelijk; als je alles bewaart, heb je in feite niets, zo stelt het ACOI. We moeten accepteren dat de perfecte informatiehuishouding die aan alle wetten en wensen voldoet niet bestaat. We moeten wel steeds proberen erg ons best te doen.’