Het is alweer 8 jaar geleden, in 2016, dat Gert-Jan Segers een motie indiende met het verzoek om de overbrengingstermijn in de Archiefwet sterk terug te brengen. Bodien Abels was er van het begin af aan bij betrokken. Ze schetst wat er toen gebeurde: ‘Eerst kreeg je discussie over de reikwijdte van de motie. Hoe groot of hoe klein willen we dit maken? De eerste reactie van veel mensen was toen dat zij ook nog wel een wensenlijstje hadden liggen als we toch iets gingen wijzigen.’ Allereerst moest uitgezocht worden wat Segers eigenlijk met zijn motie bedoelde en daarna moesten alle stakeholders in kaart worden gebracht. Kortom: veel uitzoekwerk. In haar rol bij het Nationaal Archief was Abels hier toen al bij betrokken: ‘Toen dat alles helder was, gingen we kijken wat al die partijen dan veranderd wilden hebben. Alleen het verkorten van de overbrengingstermijn was een gegeven.’ Ook daarbij ontstond weer ontzettend veel uitzoekwerk, want elke wens heeft weer impact op de uitvoering. En er moet gekeken worden of wensen niet conflicteren met andere wetten en regels. Abels vat samen: ‘Dat moet je dus allemaal hebben uitgezocht voor je definitief kunt beslissen dat je de wet wilt wijzigen. Toen waren we al 2 jaar verder.’

Stuurgroep

Bodien Abels, Jos Elferink en Marieke Klomp sommen op welke partijen bij een wijziging waren betrokken: VNG, Nationaal Archief, IPO, Unie van Waterschappen, OCW, BZK, de RHC’s (Regionaal Historisch Centra), KVAN en de Inspectie. Die moesten van het begin af aan meepraten. Een grote uitdaging was het verschil in impact van de Archiefwet op de rijksoverheid en op de lokale overheden. Zo spelen openbaarheidsbeperkingen of het toezicht in verschillende bestuurslagen een andere rol, met grotere of minder grote impact. Als ministerie moet je goed begrijpen hoe die finesses werken voor je iets aanpast in de wet. Een kleine wijziging kan grote impact hebben. Om hiermee om te gaan werd een grote stuurgroep opgetuigd, met daaronder weer een aantal werkgroepen. Bij al die werkgroepen zaten weer klankbordgroepen. Als voorstellen door alle partijen bekeken waren, gingen de verschillende opties naar de stuurgroep toe. Die gaven dan hun mening. Toen de werkgroepen alles artikel voor artikel hadden doorgeakkerd en het hele verhaal na veel overleggen compleet was, ging het voorstel naar de minister, want die heeft dan het laatste woord. Daarna ging de wet onder andere naar de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) en de Raad van State.

Tweede Kamer

Samen met de adviezen van de AP en Raad van State is het hele pakket uiteindelijk naar de Tweede Kamer gestuurd. Elferink legt uit dat er ook nog uitvoeringstoetsen aan toe zijn gevoegd en ook alle beslisnota’s gingen toen al mee. Klomp vult aan: ‘De internetconsultatie en het advies van de Raad van State zijn formele stappen in het proces, net als de haalbaarheidstoets, dat is een gegeven. Het voorbereiden van de inhoud, waarin we per thema specialisten uit het veld betrokken hebben, is vrijer vorm te geven.’ Vervolgens is het aan de Tweede Kamer om vragen te stellen. Volgens Abels begint het hele traject dan in kleine vorm opnieuw: ‘De Kamer vindt bepaalde dingen, die moet je vervolgens weer, met alle mogelijke opties die daarbij horen, aan alle stakeholders voorleggen om te bepalen hoe je die vervolgens verwerkt.’ Dit loopt allemaal parallel aan het actualiseren van het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Het proces van het vaststellen daarvan loopt op dezelfde manier.

Vragenuur

Dit hele traject duurt dus als snel jaren. Klomp geeft aan dat het betrokken houden van het werkveld enorm belangrijk is. Om dat te doen organiseren ze twee à drie keer per jaar een webinar. Voor de internetconsultatie is een vragenuur georganiseerd, om laagdrempelig met collega’s in gesprek te gaan. KIA is daar ook een goed middel voor. Sommige input, ook vanuit het werkveld, is ook gewoon onbruikbaar. Abels, Elferink en Klomp hebben bijvoorbeeld een paar keer de tip gekregen de hele Archiefwet maar af te schaffen. Daarnaast worden ook veel nuttige suggesties gedaan. ‘Het vragenuur,’ zegt Abels, ‘was ook bedoeld om input scherper te krijgen of in de juiste context te plaatsen. Hierdoor werd de input beter.’ Aan de andere kant hielpen deze sessies ook om in het veld bepaalde formuleringen te duiden. Abels licht toe dat een wet schrijven ook een specialisme op zichzelf is. Soms ben je gebonden aan formuleringen die een burger niet snel begrijpt. Dat is een vak apart.

Kritiek

Met de kritiek op de duur van het traject kunnen Abels, Elferink en Klomp niet veel. Zelf vinden ze het ook jammer dat het lang duurt, maar het is een veel ingewikkelder traject dan mensen zich kunnen voorstellen. Het vaststellen van de Archiefwet 1995 duurde 10 jaar. Er zijn ook veel aspecten waar je als ministerie weinig aan kunt doen: bijvoorbeeld de val van een kabinet, maar ook de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK). De concrete invloed van de POK was dat de modernisering van de Archiefwet in het regeerakkoord kwam. Dat is nog nooit eerder gebeurd. De focus op het hele wijzigingsproces nam dus enorm toe. Verder staan onder de officiële stukken de namen van veel verschillende bewindspersonen. Daarin hebben veel wisselingen plaatsgevonden. De kans is groot dat er door de huidige formatie nog een naam aan toegevoegd wordt. Volgens Elferink heeft het wisselen van bewindspersonen zeker invloed, omdat je iemand telkens opnieuw op vlieghoogte moet brengen. Abels: ‘Dat kost gewoon elke keer weer extra tijd.’ Volgens Elferink zijn er altijd onderwerpen waar mensen in het veld ontevreden over zijn. Het is echter ook zaak dat de Tweede Kamer er eens wat van gaat vinden. Er is een keuze gemaakt en de Kamer is nu aan zet.