‘De Woo functioneert heel behoorlijk,’ constateert ACOI-lid Caroline Koetsenruijter. ‘De afgelopen twee jaren na invoering van de Woo waren echter een bumpy ride. Er was bij veel overheidsinstellingen sprake van koudwatervrees, maar we zien nu dat de “blootstellingstherapie” heeft geholpen. Er is veel ervaring opgedaan en ook zien we dat er vaker in gesprek wordt gegaan met onderzoeksjournalisten: dus praten met in plaats van over. Het ontbreekt nu nog aan richtlijnen voor de werkwijze en de omgang met Woo-verzoeken. We hebben gemerkt dat goed contact de sleutel tot samenwerking is en we zien dat er nog dingen kunnen verbeteren in het abc’tje afstemming, behulpzaamheid en contact.’ Ook Marco Langendoen, hoofd van de afdeling juridisch adviseur bij het ministerie van BZK, benadrukt het belang van contact voor een soepele gang van zaken. ‘We investeren echt in de contacten en de samenwerking met mensen die een Woo-verzoek doen, omdat zij vaak niet precies weten wat er is. Daar kun je over praten, maar ook als het verzoek duidelijk is, gaat het soms om heel veel documenten. Daarom zijn we gestart met een nieuwe werkwijze, waarbij we bij verzoeken van journalisten versneld een beperkt aantal relevante documenten openbaar maken. We gaan deze werkwijze nog evalueren met de betreffende journalisten. Door op deze manier aan de voorkant te investeren in samenwerking, kunnen we verzoekers vanaf het moment van indienen beter helpen.’

Afbakenen

Ook Langendoen vindt dat de wet in het algemeen goed werkt maar bij grote verzoeken loopt het vast. Soms gaat het om wel 10.000 of 20.000 documenten. ‘Die moeten we dan binnen vier weken openbaar maken, maar bij zo’n hoeveelheid lukt dat niet. Wij willen in zo’n geval het gesprek aangaan om in redelijkheid tot een afbakening van het verzoek te komen.’

Het is een kwestie van kijken bij welke Woo-verzoeken dit kan, het ene verzoek is complex, het andere eenvoudig. Langendoen: ‘Als we afbakenen, maken we snel een representatieve keuze en gaan we het gesprek aan of die keuze naar wens is. Als dat niet zo is, dan wordt het verzoek verder behandeld; zo’n gesprek is niet het einde. En als iemand echt de onderste steen over een bepaald onderwerp boven wil hebben, dan kan het natuurlijk niet op deze manier.’ Door de kortere termijnen is het tijdsprobleem bij openbaarmaking nog pregnanter dan het in de Wob was. Om er iets aan te doen kun je volgens Koetsenruijter denken aan extra mogelijkheden, zoals vertrouwelijke voorinzage of het opstellen van inventarislijsten. Koetsenruijter: ‘We zien dit als een voorbeeld van een behulpzame overheid, maar de verzoeken moeten dan wel redelijk zijn. Het adviescollege stelt in het advies voor om een leidraad op te stellen met een omschrijving van wat redelijk is. De medewerking van de aanvrager is daarbij belangrijk: behulpzaamheid van de overheid is de ene kant, redelijk gedrag van de aanvrager de andere. Zo’n leidraad waarin je van tevoren de spelregels duidelijk maakt is een vorm van verwachtingsmanagement.’ ‘Het is fijn dat het ACOI meedenkt en met voorstellen komt om het redelijke gesprek van beide zijden met elkaar aan te gaan, zoals deze leidraad. De problematiek van grote verzoeken drukt extra zwaar op gemeenten,’ vult Langendoen aan. ‘Wij zijn als departement een grote organisatie met veel menskracht, maar kleinere gemeenten worden soms overstroomd met verzoeken. Die kunnen dat niet aan.’ En wat in elke organisatie bijdraagt aan een snellere manier van werken is, aldus een van de aanbevelingen in het advies, dat de Woo-behandelaars mandaat en vertrouwen krijgen van hun organisatie, zodat er geen lange en tijdrovende lijsten met parafen nodig zijn voordat een document openbaar mag worden gemaakt.

Zo transparant mogelijk

Dat wil niet zeggen dat elke aanvrager altijd alles krijgt waar hij om heeft gevraagd. Langendoen: ‘We willen zo transparant zijn als we kunnen, maar we kunnen niet altijd alles openbaar maken. Het behandelen van Woo-verzoeken is een vak, de behandelaar moet afwegingen maken, en soms eindigen we bij de rechter.’ Dat leidt dan weleens tot het verwijt van juridisering, maar het is niet altijd te vermijden. ‘Er zijn weleens mensen die niet vanuit een vorm van redelijkheid een beroep op de Woo doen en als iets wordt geweigerd altijd bezwaar maken en in beroep gaan. Dat kan en dat mag, maar je kunt ons dan niet verwijten dat we juridiseren.’ Die juridisering slokt heel veel tijd op, terwijl de rechterlijke macht al overbelast is. Een vorm van bemiddeling zou daarom volgens Koetsenruijter beter zijn, door een mediator in het bestuursrecht of door een bemiddelaar van het ACOI. ‘Wij hebben de afgelopen tijd 29 verzoeken om bemiddeling gekregen. Achttien zijn geslaagd, zeven lopen nog en vier keer zijn we er niet uitgekomen. Wij nodigen bestuursorganen graag uit eens bij ons langs te komen om te zien hoe we hiermee omgaan.’ Nog een wens: ‘Wij zouden ook weleens willen weten wanneer er echt sprake is van misbruik van de Woo, we hebben geen overzicht. Zijn de verhalen die je erover hoort anekdotisch of is het echt een probleem? Wij pleiten ervoor om daar onderzoek naar te doen.’