De transitie naar een open overheid vraagt om gedragsverandering bij meerdere opgaven, zegt Nick van Gaalen, adviseur communicatie en gedragsverandering bij programma Open Overheid. ‘Denk aan het schrijven van nota’s, opslaan, openbaar maken, archiveren, adviseren, dilemma’s bespreken en het aansturen van een team.’ Van Gaalen gaat verder: ‘Over de informatiehuishouding waren er verschillende campagnes en het programma Open Overheid merkte dat steeds meer organisaties plannen hadden voor eigen campagnes. Om meer eenheid en verbinding te krijgen en tot een optelsom voor effectiviteit te komen is toen besloten om een koepelcampagne, ZO, te ontwikkelen die vanuit dezelfde strategische principes wordt ontwikkeld, maar ruimte biedt voor eigen accenten van organisaties. Van Gaalen licht toe: ‘ZO staat voor Zorgvuldig en Open. Zorgvuldigheid verwijst naar nauwkeurigheid en privacy­bescherming bij het openbaar maken van informatie en Open naar toewijding aan transparantie. Het doel van ZO is om het belang van een open overheid te benadrukken en het gesprek hierover te stimuleren. Dit is een fundament voor gedrags­verandering. Deelcampagnes van organisaties zijn gericht op de concrete gedragsvraagstukken die relevant zijn. Alle ZO-campagnes dragen bij elkaar opgeteld bij aan de transitie naar een open overheid.’

CASI

‘Het instrument CASI (Communicatie Activatie Strategie) vormt de basis van de ontwikkeling van ZO. In dit CASI-traject hebben we gekeken naar twee onderwerpen: het opslaan van informatie en openbaarmaking. Als het gaat om opslaan van informatie zijn er een aantal zaken die het gedrag van ambtenaren bepalen: het is corvee, het belang wordt niet voldoende gevoeld en er wordt onderling niet over gesproken. Bij openbaarmaking blijkt dat het benadrukken van het belang en het stimuleren van het gesprek erover bij kan dragen aan gedragsverandering.’ Van Gaalen: ‘CASI is een wetenschappelijke onderbouwde methode voor het analyseren en beïnvloeden van gedrag en is ontwikkeld om ons diepgaand inzicht te geven in hoe communicatie kan bijdragen aan gedrags­verandering. Het biedt een systematische aanpak voor het identificeren van de juiste interventies die gedrag kunnen sturen. Deze aanpak heeft bewezen essentieel te zijn voor het ontwikkelen van strategieën die niet alleen het bewustzijn verhogen, maar ook daadwerkelijke verandering teweeg­brengen.’ ‘Voor de ZO-campagne hebben RDDI (Rijksdienst voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding), programma Open Overheid en het Dienst Publiek en Communicatie-gedragsteam een CASI-traject doorlopen. Zij hebben na meerdere sessies een gedragsadvies opgeleverd dat is gebruikt om tot de briefing voor de koepelcampagne te komen. Vervolgens werd een concept ontwikkeld, gevolgd door een concepttest onder de doelgroep. Deze bestond uit een reeks diepte-interviews, onder ambtenaren gehouden, om hun percepties en verwachtingen van deze vorm van overheidscommunicatie te peilen. ‘Deze feedback was belangrijk om ervoor te zorgen dat ZO intern gedragen zou worden. Het ZO-concept omvat dus meer dan alleen openheid, zegt Van Gaalen. ‘Het gaat vooral ook over zorgvuldigheid in ons gedrag. Het laat zien waarom dat voor onze medewerkers belangrijk is: we doen het voor de maatschappij en voor het vertrouwen in de overheid.’ Die gedachte vond niet alleen gehoor bij de medewerkers, maar ook bij de managers, vooral door de dilemma’s die ZO introduceert. Van Gaalen: ‘Neem bijvoorbeeld een beleidsdossier met een beperkt aantal stakeholders waarvoor een beleidsambtenaar een nota schrijft. Hierbij moet de privacy bewaakt worden. En stel je voor dat je te maken hebt met een klein, specifiek onderwerp waarbij, zonder namen te noemen, informatie toch herleidbaar kan zijn. Hoe pakken we dat aan? Het is cruciaal dat we deze discussies intern voeren: hoe we dat aanpakken, wat we ervan vinden en welke afwegingen we maken. Het blijkt dat er niet genoeg over deze onderwerpen wordt gesproken, en dat veel mensen dit zien als een lastige klus.’