Opgeslagen in de vorm van een kaartencatalogus bood het Universeel Bibliografisch Repertorium een “query-service” of “opvraag-service” aan, waar onderzoekers hun zoekopdrachten per post of telegraaf naartoe konden sturen. Het personeel probeerde vervolgens alle relevante informatie te vinden en terug te sturen met kopieën van hun gecatalogiseerde kaarten. Met deze overvloed aan letterlijke, fysieke informatieve kaarten publiceerde Otlet zijn nieuwe classificatieschema, het Universeel Decimaal Systeem (UDC). Het UDC-systeem vereenvoudigde het vinden van boeken en documenten door gebruik te maken van nummers en symbolen, zie ook figuur 1, en legde de basis voor informatiemanagement in moderne bibliotheken en archieven. Snel vooruit naar de dag van vandaag. We zitten tot onze nek in het digitale tijdperk en proberen het hoofd boven water te houden in een zee van data. Dus hoe vinden we onze juiste “kaarten” in een oneindig, vaak niet goed verbonden web van informatie? Om een antwoord te vinden op deze vraag zullen we in dit artikel navigeren door de archiefontwikkelingen tot aan het digitale tijdperk, van Basisarchiefcode tot Linked Data, en de noodzaak voor uitgebreide en onderling verbonden informatiesystemen.

Basisarchiefcode

Geïnspireerd door Otlets baanbrekende werk, werd in 1908 de Nederlandse Basisarchiefcode (BAC) geïntroduceerd door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Deze code moest dienen als nationale standaard voor het structureren en classificeren van overheidsdocumenten en ervoor zorgen dat archieven uniform en toegankelijk waren. Stel je gemeentelijke kantoren voor als enorme, zorgvuldig georganiseerde archiefkasten waarin elk document een specifieke plaats en code had. De BAC stroomlijnde de organisatie en het terugvinden van overheidsdocumenten, waardoor de chaos van papieren rommel werd vervangen door gestructureerde efficiëntie. Met de BAC in de hand begonnen we specifieke codes toe te kennen aan documenten voor betrouwbare, systematische opslag en natuurlijk gemakkelijke terugvindbaarheid. Maar, kun je je voorstellen wat een enorme inspanning komt kijken bij bijvoorbeeld het wegenonderhoud in een stad als Amsterdam? Elk document met betrekking tot wegenonderhoud – vergunningen, blauwdrukken, onderhoudslogs en inspectierapporten – moest nauwkeurig gecodeerd en opgeslagen worden in specifieke mappen volgens de BAC-structuur. Als je een bepaald document nodig had, moest je de exacte code onthouden of urenlang door stapels papierwerk ploegen. Het was een effectief systeem voor die tijd, maar ongelooflijk arbeidsintensief.

Linked Data

Met de komst van de digitale revolutie maakten papieren documenten plaats voor megabytes en gigabytes aan gegevens. De oude manieren van informatiebeheer, zoals in onze vertrouwde BAC-gestructureerde archiefkast, konden de snelheid nauwelijks bijhouden. Er moest dus een nieuw perspectief en andere werkwijze ontstaan. Die bracht Tim Berners-Lee met zijn visie voor het Semantisch Web in 2006, een nieuwe wereld voor informatiemanagement. Een van de belangrijkste principes van dit Semantisch Web is wat we “Linked Data” noemen. Gegevens die zo zijn geformatteerd dat ze naadloos leesbaar voor computers zijn, en onderling verbonden kunnen worden gedeeld en uitgewisseld. Linked Data namen de beste onderdelen van ons oude BAC-systeem – zoals gestructureerde organisatie en gemakkelijke opvraagbaarheid – en voerden die op voor de digitale wereld. In plaats van te zoeken in digitale rommelhopen, kunnen we op deze nieuwe wijze navigeren door een dynamisch web waar elk stukje data met elkaar verbonden kan zijn. Elke kaart in Otlets catalogus die vroeger een concept vertegenwoordigde, bestaat nu als een stukje digitale informatie. Deze digitale kaarten zijn verbonden met elkaar door logische relaties. Het is alsof we onze hele kaartenkast hebben omgetoverd tot een dynamisch, onderling verbonden web waar elke kaart niet alleen informatie over het onderwerp bevat, maar ook verwijst naar gerelateerde kaarten, waardoor het vinden van alle gerelateerde informatie makkelijker wordt.

Gemeente Amsterdam

De gemeente Amsterdam is als organisatie een succesvolle vroege gebruiker van Linked Data-technieken. Door het implementeren van Linked Data-principes heeft Amsterdam haar informatiemanagement naar een hoger niveau getild. Objectgerelateerde informatie is niet langer verspreid over verschillende afdelingen en systemen, maar is nu onderling verbonden en gemakkelijk toegankelijk. Dit zorgt ervoor dat alle relevante data – van planningsdocumenten tot onderhoudslogboeken – verenigd zijn, waardoor efficiëntie en toegang voor alle belanghebbenden gewaarborgd worden. Wanneer bijvoorbeeld een nieuw onderhoudsproject wordt gestart, zijn alle relevante data gemakkelijk toegankelijk, waardoor niets over het hoofd wordt gezien en het project soepel verloopt. Dit elimineert het risico van het onderhouden van de verkeerde weg, het verspillen van middelen of het overzien van veiligheidsproblemen, wat leidt tot betere besluitvorming en efficiënt gebruik van resources.

Object Type Library (OTL)

In het hart van dit alles staat de Object Type Library (OTL): de digitale bibliothecaris. De OTL is de bewaker van orde in ons digitale universum, die ervoor zorgt dat elk stukje informatie getagd, geclassificeerd en gemakkelijk toegankelijk is. Een OTL bevat gedetailleerde beschrijvingen en classificaties van verschillende objecten, waarbij standaarden worden vastgesteld voor hoe informatie moet worden vastgelegd en uitgewisseld. Dit betekent dat we gegevens kunnen valideren om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig en consistent zijn, waardoor informatie gemakkelijker te vinden en te delen is. In de OTL-viewer van de gemeente is de OTL voor iedereen toegankelijk en zichtbaar gemaakt. Ook voor de lezer via de volgende URL: https://amsterdam-otl.otl-viewer.com/. Hierdoor kan niet alleen een klein team van dataspecialisten, maar iedereen die betrokken is, nu en over 10 jaar nog steeds, de asset-gerelateerde gegevens die voor hun relevant zijn terugvinden en gebruiken. De taxonomische assetboom is te zien aan de linkerkant van figuur 2 (pagina 13) waarin alle objecten staan die de organisatie beheert inclusief hun eigenschappen en validatie-eisen, keurig verdeeld per domein. In figuur 2 is te zien dat de discipline “verhardingen” is geselecteerd rechts bovenin en vervolgens in de objectenboom het object “DichteDeklaag”. De eigenschappen die vastliggen op dit object zijn te zien in figuur 3 (pagina 13), zoals de kleur, materiaal, en het jaar van laatst uitgevoerd onderhoud. Aan “kleur” zit een zogeheten domeinwaardelijst “waardes voor kleur” gekoppeld die zegt welke kleuren de waarde van deze eigenschap mag hebben zoals “rood”, “zwart” of “grijs”. Of er nu opgezocht moet worden welke documenten er bij dit onderhoudsobject horen, welke relatie het heeft met andere objecten, of andersoortige gegevens, alles is binnen handbereik omdat de OTL het gecentraliseerd weergeeft in deze viewer. Dit is de zogeheten single source of truth voor de verschillende domeinen, afdelingen en applicaties binnen de gemeente Amsterdam.