In Nederland archiefland is de Capstone-methodiek in no time de norm geworden voor archivering van e-mail. Kort door de bocht werkt dit als volgt: e-mailboxen van sleutelfunctionarissen worden blijvend bewaard, overige e-mailboxen worden vernietigd1. De methode is ontwikkeld door NARA2, de Amerikaanse equivalent van het Nationaal Archief (NA). Dit artikel gaat over de vraag waarom De Nederlandsche Bank (DNB) heeft gekozen om af te zien van Capstone.

Welk probleem oplossen?

Allereerst is het goed de vraag te stellen welk probleem Capstone oplost. Is dat een (vermeend?) gebrek aan opslag van e-mails in dossiers? Is dat het beteugelen van een uitdijend informatie-universum in de e-mailomgeving? Of beoogt de methode een gebrek aan e-mails (in dossiers) in de collectie bij de archiefbewaarplaats op te lossen? De Handreiking3 schrijft het volgende: ‘De nieuwe werkwijze beoogt het realiseren van een tweetal doelen: het veiligstellen van de inhoud van de e-mailboxen van de rijksoverheid, zolang de desbetreffende informatie beschikbaar moet zijn voor het behandelen van Wob-verzoeken, parlementaire enquêtes, etcetera; het blijvend bewaren van de veiliggestelde e-mails die met het oog op toekomstig (historisch) onderzoek van waarde worden geacht. Blijvende bewaring houdt in dat informatie op termijn over wordt gebracht naar het NA Archief, waar de betreffende e-mail door het publiek mag worden ingezien alsdaar op grond van de Archiefwet geen beperkingen aan zijn gesteld.’ Opmerkelijk is dat correcte dossiervorming – dus inclusief e-mails – beide doelen al kan realiseren. In dat opzicht realiseert Capstone (volgens de Handreiking) geen doelen die zonder Capstone niet ook al gerealiseerd moeten kunnen worden.

Waarom afzien van Capstone?

Toch heeft ook DNB de mogelijkheden van Capstone verkend. Dit leidde tot de conclusie dat DNB afziet van implementatie ervan. Waarom? DNB voert werk uit namens DNB en namens externe internationale instellingen als ECB of SRB4. Deze instellingen vallen niet onder de Nederlandse Archiefwet en regelgeving. Blijvende bewaring, zoals Capstone voorstelt voor sleutelfuncties, wordt door de externe partijen als onwenselijk gezien. Een specifieke medewerker kan vanuit dezelfde e-mailbox zowel e-mails versturen en ontvangen uit hoofde van haar functie bij DNB, als uit hoofde van functie voor een externe organisatie. Onderscheid op e-mailboxniveau is dus niet goed te maken. Bewaring van e-mails van sleutelfuncties betekent overbrenging5 naar de archiefbewaarplaats. Dit is problematisch voor DNB. De Archiefwet kent uitzonderingsgronden op openbaarheid na overbrenging. Maar sectorale wetgeving, zoals die op DNB van toepassing is, valt hier niet volledig onder. DNB wil niet het risico lopen dat e-mails na overbrenging onder de Archiefwet geopenbaard worden, terwijl dit van de sectorwetgeving niet mag. Ditzelfde geldt voor e-mails verstuurd of ontvangen in de context van werk voor externe instellingen. Er is überhaupt nog onvoldoende duidelijkheid over beschikbaarstelling van overgebrachte e-mailboxen en beperkingen daarop. Kortom, het is voor DNB onwenselijk e-mailboxen blijvend te bewaren, vanwege overbrenging naar het Nationaal Archief. Eventuele ontheffing van overbrenging is evenmin een optie voor DNB. Dan blijven de e-mails van sleutelfunctionarissen namelijk voor eeuwig onder de Woo vallen. Dat brengt een te grote uitvoeringslast met zich mee. Daarbij stelt dit eisen aan preservering, waar DNB geen expertise in heeft.

Integraal retentiebeleid

Waar kiest DNB dan wel voor? In de eerste plaats kiest DNB voor behoud van het principe van (proces- of zaak-dossiergerichte archivering. De Archiefwet spreekt niet voor niets van: Archiefbescheiden ongeacht vorm. Een e-mail is hier een mooi voorbeeld van. Aan de organisatietop wordt dit principe al goed gehandhaafd. Alle andere medewerkers zullen nog eens attent gemaakt worden op het belang van opslag van relevante e-mails in dossiers en hierin worden begeleid en geholpen. Een analyse op SharePoint (ons DMS) laat zien dat in een aantal organisatieonderdelen e-mail al goed gearchiveerd wordt, maar dat in andere onderdelen behoefte is aan een extra reminder. In een dashboard monitoren we dit structureel. Met behulp van een gerichte campagne wordt medewerkers duidelijk gemaakt wanneer het nodig is om e-mails op te slaan en hoe ze dit het makkelijkst kunnen doen. Om dit laatste te kunnen bewerkstelligen worden medewerkers technisch zo veel mogelijk ondersteund. Verder kiest DNB voor integraal retentiebeleid van 10 jaar: elke e-mail – van elk type functionaris – wordt 10 jaar na verzending of ontvangst, automatisch vernietigd uit de e-mailomgeving. Dit voorkomt het onnodig lang behouden van grote hoeveelheden e-mails in de e-mailomgeving. Daarbij vormt dit een incentive om e-mails in het dossier op te slaan. Immers, anders zijn ze weg na 10 jaar. Dit sluit aan op ECB-beleid, waar de bewaartermijn ook 10 jaar is (en in de toekomst verder zal worden afgebouwd).

Minder duurzame toegankelijkheid

Ons doel is het vergoten van duurzame toegankelijkheid van e-mails. Of anders gezegd, beter voldoen aan artikel 3 van de Archiefwet: goede, geordende en toegankelijke staat. Capstone leidt in onze beleving niet tot vergroting van duurzame toegankelijkheid van e-mails. In de eerste plaats, e-mails veiliggesteld door Capstone, staan niet in context met de zaak (het dossier) als geheel. Ze blijven zich bevinden in de contextarme omgeving van de e-mailbox (of erger nog, een “veiliggestelde” kopie daarvan), waarin context in het gunstigste geval slechts bestaat uit een eventuele relatie met andere e-mails. Feitelijk is de e-mailbox niet veel meer dan een interface met heel basic autogegenereerde metadata. Een andere reden waarom Capstone onvoldoende bijdraagt aan duurzame toegankelijkheid, is dat de e-mails gevangen blijven in de e-mailbox van de verzender of ontvanger. Dit is de enige persoon die toegang heeft tot zijn e-mailbox. Capstone zorgt op geen enkele wijze voor (meer) toegankelijkheid van de e-mails voor (toekomstige) collega’s. Voor hen blijven de e-mails onzichtbaar onder Capstone. Capstone leidt dus tot minder duurzame toegankelijkheid. Capstone creëert een risico op (verdere) nalatigheid van dossiergerichte archivering (want ‘het wordt toch automatisch gearchiveerd?’). Capstone schept in die zin een precedent om dossiergerichte archivering te staken. Een bijkomend probleem is doordat e-mails van sleutelfunctionarissen permanent bewaard blijven, er een uitdijend e-mail-universum gecreëerd wordt. Een speld waarnaar je zoekt, wordt steeds moeilijker vindbaar, in een almaar groeiende hooiberg.